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摘要：校園檔案影響著學生未來的求職等各個方面，但目前校園檔案規范化管理水平與管理效率較低，導致校園檔案的管理和使用受到影響，為此，需要以資源共享作為研究背景進行數字化轉向。首先使用數字化技術，對接端口與OA端進行數據傳輸；再掃描檔案條目進行檔案資源的分類處理；最后構建中心數據庫，并將檔案信息進行存儲，實現檔案資源的數字化管理。實驗表明，設計方法的耗時較低，整體過程較為流暢，即管理效率與綜合管理水平較高。

關鍵詞：資源共享；校園檔案；數字化管理；獲取數據；管理效率

校園檔案中包括學生個人信息檔案、教師檔案與教學檔案等，隨著我國素質教育工作的信息化變革，如何實現對校園檔案的數字化管理，成為地方高校與有關教育機構的重點關注問題[1]。在開展此方面的研究中，有關單位提出了針對此方面的大數據技術、數據挖掘技術，但現代化技術的集成未能在此過程中有效地解決檔案規范化或秩序化管理問題，甚至在一定程度上加劇了教育產業的經濟支出。早期的校園檔案數字化管理工作，大多是圍繞檔案資源的針對性收集、集中性分類實施的，檔案管理部門對于此方面工作的認知仍局限在常規的檔案存儲方面。但基于此種形式的檔案管理工作已無法滿足資源共享視域下產業發展的需求，尤其是在信息化技術呈現普及化的趨勢下，使用計算機設備，輔助使用電子程序執行管理工作，更是成為各學校突破現有工作模式的主要著手點[2]。為了落實此項工作，有關院校對其現有的管理方法進行了深度分析，并在進一步分析中發現，現存的管理方法在使用中存在管理手段滯后、管理水平失衡等方面問題。而此次研究的重點便是結合教育市場的現代化發展需求，以資源共享作為研究背景，提出一種針對校園檔案的全新數字化管理方法，以此種方式加速高校改革的進度，落實管理工作的現代化與前沿化。

一、資源共享視域下校園檔案數字化管理研究

1.資源共享視域下校園檔案信息的采集與分類。為了滿足資源共享視域下各大高校對其內部檔案的規范化管理，需要在相關工作實施前使用數字化技術進行檔案信息的采集、獲取與專項分類[3]。此過程可用下述圖1表示。校園檔案影響著學生未來的求職等各個方面，但目前校園檔案規范化管理水平與管理效率較低，導致校園檔案的管理和使用受到影響，為此，需要以資源共享作為研究背景進行數字化轉向。首先使用數字化技術，對接端口與OA端進行數據傳輸；再掃描檔案條目進行檔案資源的分類處理；最后構建中心數據庫，并將檔案信息進行存儲，實現檔案資源的數字化管理。實驗表明，設計方法的耗時較低，整體過程較為流暢，即管理效率與綜合管理水平較高。資源共享校園檔案數字化管理獲取數據管理效率資源共享視域下校園檔案數字化管理研究吳耿聰在進行校園檔案信息獲取時，為了避免數據量冗余對于獲取行為的實施造成負面干預，通常情況下，前端會采用開放接收端口的方式，將端口與OA端進行對接，形成一個跨終端獲取數據或傳輸數據的渠道，以此種方式解決數據資源在校內共享中出現的問題[4]。在此基礎上，識別其中源端的異構類型數據，進行數據與端口的對接，提取數據集合中的屬性信息。將獲取的屬性信息作為檔案分類的標準或依據，對導入的信息直接進行屬性的識別，當識別到對應的屬性后，將不同屬性的檔案數據存儲或直接傳輸到指定區域。完成上述相關操作與處理后，引進Web技術，進行檔案條目的掃描，對掃描過程中多次出現的信息進行標記。輸出標記數據，由管理員進行集中管理，以此種方式識別檔案信息中是否存在冗余數據。管理員可通過定位數據錄入源端的方式進行數據價值性的識別，當識別到數據來自同一源端時，可認定對應的數據為冗余數據，刪除冗余數據，保留一個源端數據即可。當識別到數據來自不同源端時，需要進行數據屬性分析，以此判斷對應的數據是否為價值數據。按照此種方式，保留有效數據，刪除冗余數據，從而實現對校園檔案信息的采集與分類。

2.基于中心數據庫的校園檔案錄入與存儲。完成對校內檔案信息的采集與分類處理后，建立校內中心數據庫，進行校園檔案信息的錄入與存儲。構建中心數據庫是對檔案信息的實體化表達方式，因此也可將此過程稱之為檔案信息的實體描述，下述將對校內中心數據庫進行設計，中心數據庫中的內容如下表1所示。按照上述表1所示的內容，構建校內檔案中心數據庫，在進行檔案信息錄入時，需要根據前端對檔案信息的描述，判斷對應的信息是否為主鍵。當識別到信息為非主鍵信息后，將其導入數據表內其他存儲空間中。在此過程中應注意，所有類型的信息在導入時均需要進行格式統一轉換[5]。完成數據的導入后，根據數據所屬類別，進行不同用戶的權限劃分，對應端登錄用戶可以在其所屬權限范圍內，進行表格信息的編輯與處理。按照此種方式，實現對校園檔案的數字化管理。

二、對比實驗

上文對校園檔案數字化管理方法進行了理論設計與研究。考慮到此方法在高校內投入使用可直接影響到校內教學工作的持續化實施，因此需要在投入使用前對方法的有效性進行檢驗，只有證明了此方法可促進校園檔案管理工作的落實，才能將此方法正式投入校內使用。為了確保實驗具有一定的真實性，此次實驗選擇某高校作為試點院校。選擇此高校當年招收學生的個人檔案作為實驗數據，實驗中部分數據如表2所示。按照上述表2所示的格式，進行學生個人檔案的整理。完成整理后，將紙質檔案按照標準化的格式導入終端管理設備中，確保檔案以電子文件的方式存儲在終端指定空間內。為了檢驗設計的方法具有一定可行性，需要在設計實驗前對方法的操作性進行檢驗。檢驗過程中，由高校檔案管理單位內的技術人員輸入某一名學生的姓名，點擊檢索界面中的確定操作按鈕，當操作界面自動彈窗顯示此名學生的個人檔案信息后，即可證明此方法在實驗中具有一定可行性。按照相同的操作步驟，對基于WebServices的檔案數字化管理方法進行檢驗，當檢驗后得出設計方法與傳統方法均具有可行性后，使用兩種管理方法進行學生檔案的批量錄入。根據終端設備的現有存儲空間，采用專業劃分的檔案信息錄入模式。錄入時，對接學生個人信息指定存儲空間與硬盤，先錄入電子工程系學生的個人檔案信息，完成第一個專業學生信息的錄入后，全選文件，進行錄入電子文件信息格式的轉換。完成上述所有操作后，錄入建筑工程系學生的個人檔案信息，按照上述操作進行錄入檔案信息的格式批量處理。在信息錄入時，使用終端設備自帶的計時器，記錄每次操作行為從開始到結束的時間，并將最終記錄的時間作為評價管理方法有效性的指標，即錄入與格式轉換處理的時間越短，證明設計的方法與校園檔案數字化管理需求的匹配度越高。按照此種方式，執行此次對比實驗，完成實驗后，將對應的實驗結果整理成表格，如表3所示。綜合上述表3中的實驗結果可以看出，使用設計的管理方法進行不同專業學生個人檔案信息的錄入與格式轉換所需的時間均少于10.0s，而使用傳統管理方法進行不同專業學生個人檔案信息的錄入與格式轉換所需的時間均少于60.0s，即設計方法進行檔案管理的耗時較低，綜合管理水平較高，而傳統方法進行管理的耗時較高，部分信息在格式轉換中的耗時接近60.0s，可以認為在此種條件下，傳統方法的管理界面可能存在卡頓或運行不流暢等問題。綜上所述，得出此次對比實驗的最終結論：相比基于WebServices的檔案數字化管理方法，此次設計的檔案數字化管理方法在進行學生個人檔案處理時，操作相對耗時較低，整體過程較為流暢，即管理效率與綜合管理水平較高，適用性更強。

三、結束語

文章對校園檔案的數字化管理方法展開了設計研究，完成設計后，選擇某高校作為試點院校，選擇此高校當年招錄學生的個人檔案作為實驗數據，開展對比實驗。實驗證明，設計的檔案數字化管理方法在進行校園學生個人檔案處理時，操作相對耗時較低，整體過程較為流暢，即管理效率與綜合管理水平較高。但要真正將此方法在市場進行推廣，還需要后續更大量的實驗數據作為支撐。

作者:吳耿聰 單位:華僑大學華文學院