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關鍵詞:醫院;檔案管理;人員素質
中圖分類號:F241 文獻標志碼:A 文章編號:1673-291X(2012)21-0142-02
醫院檔案是由醫院文件轉化而來的,文件是檔案的前身,檔案是文件的歸宿。檔案是醫院各項工作的真實記錄,是各項業務持續發展的重要依據,既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。許多醫院由于人員編制和機構設置的局限,文書檔案大多數是由文秘人員兼職的。文書檔案的價值,關鍵在于檔案的質量,而檔案資料的質量,又取決于文秘人員的自身素質。文秘人員素質的高低,直接影響著文書檔案工作的效率、水平和質量,對文書檔案工和整體效能的發揮有著無法替代的保障作用。目前,一些文秘人員素質不高,極大地制約了文書檔案工作的創新,甚至影響到本單位的正常運行和業務的發展。因此,如何提高醫院檔案管理人員素質,有力促進醫院檔案管理工作,使之適應新形勢、新發展的要求,已成為醫院行政管理中亟待解決的現實課題。
一、充分認識提高醫院檔案管理人員素質的重要性
1.醫院的發展需要高素質的管理人員。近幾年來,各級政府都高度重視醫療衛生事業發展,對醫院不斷加大人、財、物的投入,使衛生事業蒸蒸日上,呈現嶄新活力。如深圳市第六人民醫院(南山醫院)狠抓醫療質量,力創醫院品牌,醫院硬件設施不斷完善,醫療服務質量顯著提升,重點專科和特色專科大力發展。經過不懈努力,該醫院以過硬的綜合實力高分晉級全省首家區級三級甲等醫院。醫療事業的不斷發展,必然要求配備高素質的檔案管理人員,否則,將會影響醫療事業的健康發展。
2.醫院的專業性需要高素質的管理人員。醫院管理工作日趨規范化,導致了大量文件的產生。計算機和網絡技術的廣泛應用,產生了越來越多的電子文件。醫療保險制度改革的實施和醫保專門檔案的數量日益增多,導致醫院檔案內容不斷更新、數量日增多。由此可見,與黨政機關和其他事業單位相比較,醫院具有相當強的專業性。因此,醫院檔案管理人員不僅要掌握一般檔案管理的專業知識,還要具有一定醫學專業知識,以增強對其信息的認識程度,提高辨別水平和處理水平,增強開發醫學信息資源的意識,為檔案提供良好的利用條件和優質服務,滿足醫院各項工作對檔案利用的需要。
3.醫院的特殊性需要高素質的管理人員。隨著醫院醫療事業不斷發展,醫院作為和人民群眾的切身利益息息相關的特殊行業,依法行醫、依法管理已將成為該行業的準則。無論從醫學方面的學術研究、科技交流,還是到醫院的行政管理、醫療糾紛,都必須高度重視醫院檔案管理工作。實踐表明,檔案工作做好了,就會有利于醫院的管理和發展;實踐也充分表明,沒有高素質的檔案管理人員,醫院檔案管理工作必然受到影響。因此,檔案管理人員要適應衛生體制改革的發展,醫院檔案部門在認真執行國家檔案局、衛生部《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》、《醫學科學技術檔案管理辦法》的前提下,聯系衛生改革實施制定本單位的規章制度,將檔案工作諸環節通過科學的規章制度,使醫院各類檔案管理工作有法可依,有章可循。
二、目前醫院檔案管理人員素質存在的問題
1.檔案管理員專業知識較為貧乏。檔案管理工作人員多數是由辦公室文秘人員兼職的,學歷普遍不高,專業知識較為缺乏,且一些人員半路出家,沒有檔案管理工作的相應閱歷。這就造成檔案管理人員在工作中時常出現不順手和有勁使不上的情形。這與時代的發展要求不相適應,難以適應新形勢檔案事業的新要求。
2.檔案管理人員業務水平較低。檔案整理不規范 檔案管理人員的素質影響檔案管理水平。在醫院人才培養中,一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育,對檔案管理人員的素質提高普遍沒有納入計劃和要求,檔案管理人員平時進修學習的機會不夠,缺乏系統的檔案知識培訓,許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上,思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求,缺乏創新和活力。
3.職業事業心、進取心不太強。目前,醫院很多醫護人員對檔案管理工作的重要性認識不足,包括一些領導都認為檔案工作的好壞對醫院的發展影響不大,因而沒有從思想上真正認識到檔案及其工作的重要性。甚至連一些檔案員自身對檔案工作存在不理解,他們認為檔案工作枯燥、煩瑣、沒人重視、地位低、沒干頭,認為檔案管理就是簡單的接收、裝訂、保管好就行了。因此,對檔案管理工作積極性不高,業務上不精益求精得過且過,職業感情淡薄,奉獻意識和奉獻精神還不夠。
三、提高醫院檔案管理人員素質的具體舉措
1.源頭治理,嚴把進人關。鑒于文書檔案工作對服務對象的重要性以及其較強的專業性,決定了文書檔案工作者必須具備專業知識,擁有較強的檔案管理技能。為加強醫院檔案管理工作,確保管理者能勝任此項工作的需要,醫院要源頭治理,嚴把進入關。可通過公開招聘的方式,在社會上招聘檔案專業人員,或者在本院中選拔業務技術強、政治思想好、綜合素質好、工作細心、責任心強的黨員同志負責檔案管理工作。
一、公證工作完成情況
全年共辦理各類公證事項1269件,其中涉外公證207件。提供公證法律援助108件,減免公證費2.8萬元。共接聽法律咨詢電話523人次,接待來訪群眾870人次。
二、公證工作的主要措施
(一)抓制度建設,強化規范管理
一是建立健全規章制度。今年來,完善了法律公證申請人須知、財務管理、回訪、一次告知、首問責任制、案件質量等規章制度,并上墻公示,讓群眾知曉。二是堅持24小時接待制度。對公證處的電話做到24小時開通,堅持公證員輪流值班,做好咨詢解答和記錄,暢通受案渠道,服務好群眾。三是堅持案件集體討論制度。對重大疑難案件、群體性案件、影響社會穩定等案件,必須由所有公證員集體研究,再由領導審批。
(二)抓監督檢查,提高辦案質量
一是堅持統一原則,由公證處統一受理、審查、指派、督查公證案件。對重大疑難案件和當事人投訴案件,實行個案指導、督辦,案件質量實行普查制,對不合格案件不兌現補貼。二是加強辦案后的回訪監督,聽取群眾意見。從2012年1月份開始到7月份,要求每名執業公證員對今年各自所辦理的公證事項卷宗及服務情況進行了全面自查,為找準問題,我們根據實際情況,采取自查、互查、社會調查相結合的方法,廣泛深入地開展自查自糾工作。
(三)抓培訓工作,提高隊伍素質
為不斷提高公證員自身素質和辦證服務水平,我處結合“公證質量建設年”活動,在公證隊伍中認真開展集體學習培訓活動,積極組織工作人員參加各類專題培訓活動。具體要求如下:堅持集中學習與個人自學相結合,將學習司法部、中公協文件與法律法規相結合,獨立思考與討論交流相結合,做到工作學習“兩不誤、兩提高”。集中學習時間不少于20學時,個人自學時間不少于20學時,要妥善處理工學矛盾,嚴格學習紀律,建立相應的學習考勤制度及學習臺賬。在6月8-6月10日,我處還組織了八名工作人員參加2012年度的全省公證業務培訓班。
(四)抓案件渠道,拓展公證業務
一是圍繞“為大局提供公證服務,促進富民強市”這一中心,創造性地開展專項法律活動。組織公證員深入企業、社區、農村調查走訪,開展法律宣傳,提供法律服務。我處與全市2個重點工程和4家重點企業進行了一對一服務,與各重點工程和企業簽訂了免費法律服務協議。二是主動聯系企業和婚姻登記處進行合同及賦予強制執行效力債權文書公證。著眼于社會經濟發展的特點,抓住市場經濟中的重要經濟手段,即合同的簽訂、履行等環節,瞄準糾紛的預防以及產生矛盾后的救濟,發揮法律賦予的強制執行效力的職能,避免了當事人耗費大量的人力、物力、財力進行訴訟,直接兌現合同的約束力,為廣大市民、法人和其它組織提供全方位的高效優質的公證服務。特別在金融機構,各級銀行普遍開展個人消費貸款,全年共辦理了抵押擔保借款合同83件,標的總額9000多萬元,收到了良好的社會效益和經濟效益。同時,積極參與社會公益活動,對涉及經濟體制改革的重大舉措上門辦證。如為我市國有煤礦改制競爭上崗活動實行全程監督,嚴格按照“公開、公平、公正”的原則操作,有力地保障了該體制改革的順利進行,避免了暗箱操作,消除了員工的種種心理顧慮,也給行領導以清白,使上崗者歡心、下崗者安心,有力地維護好社會穩定,繁榮發展奠定了堅實的基礎。
三、2013年公證工作計劃
2013年我們將重點抓好以下工作:
(一)牢記服務宗旨,規范便民措施
我處全體公證人員要牢固樹立誠信服務意識和憂患意識,推行熱情服務、上門服務,規范服務用語,努力為當事人提供方便。始終把“熱情、禮貌、快捷、準確、負責”十個字作為服務的準則,把“賓至如歸”的服務帶給前來辦證的群眾,不論老少還是貧富。一是公開辦事程序。制定并實行公開辦證程序、公開收費標準、接受當事人監督為主要內容的“兩公開一監督”制度,制成板塊標牌,向社會公布監督電話,虛心接受群眾的監督,發現問題,及時處理。二是規定辦證時限。對材料齊全,內容真實合法的常規公證事項,在受理三日內出具公證書。對重大、疑難、復雜或必須調查的公證事項,在受理七日內出具公證書。三是推行文明用語,對來訪的當事人熱情接待,微笑服務,克服和制止“冷、橫、硬、拖”的作風,做到“來有迎聲,問有答聲,走有送聲”,認真解答群眾法律咨詢,對投訴事項做到事事有回音,件件有答復。
(二)拓寬公證范圍,擴大公證的覆蓋面,積極為城市拆遷和行政執法過程提供公證。
1、積極拓寬公證業務。在我市民政局、交警隊已設立公證處駐點,并指派專人定駐該單位辦理公證業務。這種駐點辦證業務,減少了辦證程序,方便了群眾快速便捷辦證。在我市的中國銀行、中國工商銀行、中國農業銀行等幾家大銀行,將設立公證處駐點給銀行的購房按揭貸款等業務,提供公證辦證業務。開展銀行公證業務是我處明年的一項重要業務。
2、為農村改革和發展服務。新農村建設以及農村土地制度改革、農村產權制度改革、城鄉一體化等城鄉統籌改革中的關鍵環節都會涉及到“不動產”的流轉,所以要積極介入到這些環節中去,積極參與拆遷、移民、安置、財產流轉等重要民商事活動,把公證服務向基層、農村延伸,向與人民群眾相關的切身利益延伸。
3、要緊緊圍繞維護農民工、生活困難人群等弱勢群體的合法權益,積極開展公證法律援助。倡導公證處采取為殘疾人、農民工、孤寡老人集中辦證、上門服務等便民、利民措施,倡導公證人員深入鄉鎮、村社及農戶家中,以多種形式開展“送法下鄉”活動,推動全市公證工作不斷向基層、向農業、農村、農民延伸。
(三)規范公證管理工作,提高公證案件質量。
1、進一步規范公證管理。具體將健全和規范公證內部管理制度,從公證申請、受理、審查、出證、送達、收費等辦證全過程以及內部自查、錯案追究等方面都做到有章可循,職責明確,管理科學,改變過去單純以情感人的管理模式,建立以制度服人為主導和以情感人相結合的管理模式,進一步激發公證人員工作積極性、自覺性。
2、進一步提升公證案件質量。通過規范辦證程序,完善質量監督機制,通過加大對公證機構和人員的違法違紀處罰力度,有效地防止假證、錯證、違規辦證和不正當競爭行為的發生,督促公證質量大幅度提高。多辦一批精品、示范性公證案件。
(四)加強硬件建設,為高效優質的公證提供強有力的保障。要籌建專門的圖書資料、專業圖書資料達到1000冊以上,并建好高標準的檔案室和配置高素質的檔案管理人員;檔案管理要達到國家檔案局和司法部制定的檔案管理標準,并注重采取先進的管理手段,籌資配置現代化通信設施,建立起信息資料儲存、檢索、傳輸、處理的辦公自動化系統。
(五)加強宣傳力度,擴大公證社會影響。