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電子文檔論文范文第1篇

論文關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)，OA，歸檔

 

OA是指以現(xiàn)代信息技術(shù)為核心，結(jié)合各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備形成的系統(tǒng)，目的是迅速、準確地處理各種信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，OA為搜集、存貯、使用與日俱增的大量信息也采取了互聯(lián)網(wǎng)的手段，這給文件與檔案歸檔管理帶來更高的效率，使歸檔管理的費用也大幅度降低，但是互聯(lián)網(wǎng)的自身的一些缺陷也給OA電子文件歸檔帶來了巨大的挑戰(zhàn)。為此需要開展相關(guān)研究，尋找網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下OA電子文件歸檔的恰當(dāng)策略。

一、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的主要問題：

1歸檔信息來源無邊界：隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展與普及,企業(yè)內(nèi)外的'邊界'正在消失，員工在辦公室或家里處理的文件是同樣的效力。由于'網(wǎng)絡(luò)邊界'的消失，OA系統(tǒng)所依托的的互聯(lián)網(wǎng)安全隨時隨地都會受到威脅。從某種意義上講論文范文，方便快捷傳遞的檔案信息都會隨時受到挑戰(zhàn)。黑客們可以輕而易舉地攔截網(wǎng)絡(luò)上傳遞的信息，進行各種工業(yè)間諜和其他破壞活動。這種全新的挑戰(zhàn)，是檔案歸檔管理前所未有的問題。

2歸檔信息的脆弱：整個信息系統(tǒng)是由資源子網(wǎng)和通信了網(wǎng)構(gòu)成的,無論是傳輸網(wǎng)絡(luò)還是保存檔案信息的磁盤都安全性。在信息化社會,整個企業(yè)猶如一部由計算機網(wǎng)絡(luò)連接起來的巨大機器。數(shù)字化機器具有的絕好的精密性與連通性，使得部分零件失靈而殃及全局的現(xiàn)象屢見不鮮。對計算機網(wǎng)絡(luò)的惡意破壞往往是在沒有任何先兆的情況下突然發(fā)生，而且會迅速蔓延到其他部分。

3歸檔信息丟失的隱蔽：在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下歸檔信息通常由計算機自動完成，黑客可以植入病毒，在不留任何'痕跡'的情況下竊取歸檔信息，隱蔽性極強。

二、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下OA電子文件歸檔面臨的策略：

1、歸檔管理應(yīng)該配備獨立的服務(wù)器和防火墻等安全措施

檔案的最終目的是利用檔案中的信息。電子文件形式的檔案可以通過計算機能進行全文檢索，使用比較方便。但是檔案信息一般屬于正式文件，有些甚至屬于機密文件。可見，檔案信息的查詢利用必須有一定的限度，不同的人員查詢使用檔案信息應(yīng)該有不同的權(quán)限，并且防止黑客竊取檔案文件。因此，檔案部門應(yīng)該單獨設(shè)立服務(wù)器，并且配置防火墻等安全措施。

上述方法是電子文件的歸檔管理為工作對象，其目的是為了利用互聯(lián)網(wǎng)提高工作效率，同時防范互聯(lián)網(wǎng)的負面效應(yīng)，便于檔案的保管和利用。電子文件不僅需要歸檔，而且還需要進行必要的整理，以便更好地保管和利用論文范文，進一步快速有效地發(fā)揮檔案的作用。

2、電子文檔應(yīng)以生效時間為歸檔時間

由于電子文件在利用上的優(yōu)越性，使歸檔工作發(fā)生了根本性變化，而互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境使得OA電子文件歸檔發(fā)生了一系列的變化：①由原來事后歸檔，可以變?yōu)殡娮游臋n生產(chǎn)的同時進行歸檔。電子文件要快速方便得多，除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在歸檔文件由單一紙質(zhì)的形式改變?yōu)橥粴w檔文件既有紙質(zhì)又有電子的形式。電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)與實物上的歸檔。電子文件的歸檔，這是檔案保管過程中必不可少的環(huán)節(jié)。文件歸檔的條件是：①必須是已經(jīng)生效的文件；②必須有完整、齊全的電子簽章；③必須具有一定的保存價值，并嚴格按照不同的保管期限分別立卷，在存儲其中排列，分存儲器保管。文件立卷的標(biāo)志是：必須經(jīng)過相應(yīng)的歸檔程序，履行必要的歸檔手續(xù)，由原來文書部門或業(yè)務(wù)部門負責(zé)管理的文件，按照檔案室的整理要求和技術(shù)規(guī)范，編目，移交給檔案室集中保存。這種管理權(quán)限的移交，也是文件與檔案材料在形式上的區(qū)別。就載體而言，文件與檔案是同一體的兩個不同階段，因而沒有任何差別，從本質(zhì)上講，文件材料經(jīng)過人的整理之后．有意識、有目的的集中保管，這就是檔案了。這樣一來論文范文，歸檔的標(biāo)志應(yīng)該是電子文檔是否進入專門的檔案管理系統(tǒng)，進入檔案管理系統(tǒng)，那么就已經(jīng)歸檔，否則就沒有歸檔，

3、電子文件立卷方式為保存在獨立存儲器中

電子文件能夠從不同角度同時展示文件的相關(guān)內(nèi)容，任意組合成各種文檔檔案的查找和利用。立卷是從保管的角度來看檔案信息的。OA系統(tǒng)形成的電子文檔一般屬于正式文件，雖然需要借助專門的設(shè)備讀取，但是為了保證電子文檔的保管安全，一般要求電子文檔以不依賴OA系統(tǒng)軟件的、不參與日常辦公事物的獨立存儲器中。電子文檔的立卷直接以獨立存儲器為保管單位，集中保存在各個檔案庫，并且每個存儲器最好做1個以上的備份，備份存儲器放置于另一獨立地點。

因此，電子文件的整理就可以由保管和利用為目的轉(zhuǎn)向單純以保管為主要目的進行整理。件在形成過程中有著一種自然聯(lián)系，突出表現(xiàn)在來源上，產(chǎn)生于某個機關(guān)和機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)。在時間上，產(chǎn)生于某個特定的年月日。因此，在整理的線索上，立卷是為了便于保管和利用而要盡可能地保持文件之間的自然聯(lián)系，最好以來源時間聯(lián)系為主要方式。這種變化可以看成是立卷的一種簡化，變多種交叉聯(lián)系為一種簡單的、自然的但卻十分清楚的聯(lián)系論文范文，以適應(yīng)電子文件的管理。在整理的對象上，徹底改變了原來的案卷級方法代之以文件級為基本保管單位，檔案以獨立電子文件為單位進行整理編號，裝盒排架，使檔案盒僅僅成為一種裝具。

我國是一個發(fā)展中國家，各方面技術(shù)都處于發(fā)展階辦公自動化新技術(shù)也正日益發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)、檢索、閱讀、復(fù)印、復(fù)制、端微等新技術(shù)的發(fā)展，電子文件檔案將會越來越多，這變化又會促使檔案工作的理論和實踐發(fā)生變化。由于科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對于在檔案工作中已經(jīng)引起和將會引起的變化，必然是一個歷史發(fā)展的過程。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案工作者科學(xué)技術(shù)知識素養(yǎng)的提高，認識過程中的缺陷，是完全能夠克服的。

參考文獻

[1]鄒德軍，電子商務(wù)時代信息偽過剩及其對策．內(nèi)蒙古：北方經(jīng)濟，2009.4．

電子文檔論文范文第2篇

1.制定電子檔案管理規(guī)范

電子檔案的每一個環(huán)節(jié)：建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等，都存在信息的丟失或更改的隱患，為提高電子檔案管理質(zhì)量，促進電子文件管理的科學(xué)性，應(yīng)該制定相關(guān)的法律法規(guī)和管理規(guī)范，對單位、檔案員進行約束，還要制定相關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密驗收的規(guī)范、計算機和軟件兼容性要求、密級電子文件的特殊管理規(guī)定等，更好地保障電子文件的原始性和真實度。

2.統(tǒng)一電子檔案管理

軟件建立規(guī)范的電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，將檔案整理軟件進行推廣和統(tǒng)一。首先由地方的檔案管理部門規(guī)定統(tǒng)一的電子文件模板，對電子文件和信息類型、格式進行規(guī)范化處理，然后發(fā)放到各單位進行參照。定期開展電子檔案培訓(xùn)工作，對檔案管理工作人員進行業(yè)務(wù)和技術(shù)的繼續(xù)性教育，幫助他們進行軟件更新，格式統(tǒng)一，使其熟練操作和管理。檔案管理部門也可以定期對各單位檔案管理工作進行指導(dǎo)，委派專業(yè)技術(shù)人員幫助檔案管理人員發(fā)現(xiàn)工作的不足，找出解決措施，促進統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案體系形成。

3.提高電子檔案的保存質(zhì)量

電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性,存儲介質(zhì)易受磁場、溫度、濕度、細菌等因素影響,對電子文件“物理生命”的保護一是防磁,二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度,三是防止機械損傷,四是注意環(huán)境衛(wèi)生。電子文件本身還易受到計算機病毒、電腦黑客的破壞,必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案,配備專業(yè)電子檔案機房和較高的安全性的電腦設(shè)備,及時更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),加強電子檔案的保管,確保電子檔案的長期可讀性應(yīng)用。對電子文件“信息生命”的保護主要有防電腦病毒,控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全,備份處理,異處保存,及時更新檔案支持軟件,并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下,更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu),以適用新的“生存環(huán)境”。

4.加強我國電子檔案的安全

（1）建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。備份技術(shù)是針對電子檔案管理安全患的重要技術(shù)手段，是必不可少的安全性措施。面對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全隱患，應(yīng)完善數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，使計算機或者網(wǎng)絡(luò)發(fā)生安全性事故時，關(guān)鍵、重要的信息數(shù)據(jù)能有效恢復(fù)。（2）要加強網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過驗證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、權(quán)限,安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。（3）對重要文件采用。“雙重“歸檔法。由于文件生效的主要標(biāo)志是簽署和印章,在現(xiàn)代技術(shù)條件下,對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性及易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數(shù)據(jù)的安全。

5.提高我國檔案工作人員素質(zhì)信息化進程

推進了檔案管理的現(xiàn)代化，為檔案管理人員提出新的課題。工作人員必須提高自己的計算機技術(shù)水平，增強現(xiàn)代檔案管理專業(yè)修養(yǎng)，熟練操作多媒體文件，掌握電子文件歸檔方法。能有效識別網(wǎng)絡(luò)電子文件操作者，對其進行權(quán)限控制。單位應(yīng)引進高端檔案管理人才，讓他們兼具檔案管理業(yè)務(wù)和計算機技術(shù)。

二、總結(jié)

電子文檔論文范文第3篇

一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：

1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。

3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。

4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現(xiàn)代先進的計算機設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。

造成上述問題的原因主要有兩個方面

1、思想認識問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計算機應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設(shè)的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對電子文件的優(yōu)點視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。

2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之

三、提高單位電子文件管理水平的對策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個方面入手：

1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手

在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為，如果應(yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用。“對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質(zhì)文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴格的措施。必要時，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。”

2、嚴格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網(wǎng)絡(luò)存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應(yīng)注意對電子文件的運行環(huán)境、使用的操作平臺、設(shè)備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。

3、健全電子文件管理的檢查審核制度

2001年10月16日，國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>

4、規(guī)范公文制作和控制程序

對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進行刪除處理。

5、加強電子文件軟、硬件設(shè)施管理

要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設(shè)施的完善和維護，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計算機信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統(tǒng)的進行檔案管理基礎(chǔ)知識、電子計算機知識、數(shù)字通信技術(shù)進行強化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

參考文獻：

電子文檔論文范文第4篇

1管理制度的問題

目前我國醫(yī)院在制度建設(shè)上更傾向于醫(yī)療管理方面，而對檔案管理缺乏一定的投入，使其缺少相關(guān)的管理制度與規(guī)范。在我國醫(yī)院的現(xiàn)代化進程中，這一問題仍有待解決。醫(yī)院檔案管理制度的缺失，使得醫(yī)院檔案管理人員責(zé)任不分明，影響了其工作的進度，容易在日常的醫(yī)療工作中引發(fā)相關(guān)問題。

2人員素質(zhì)的問題

目前我國醫(yī)院的檔案管理人員普遍缺乏檔案管理的專業(yè)知識，通常是由臨床或者護理崗轉(zhuǎn)崗的老員工擔(dān)任。其對于醫(yī)療管理流程、檔案管理知識、電子信息技術(shù)等方面的知識掌握程度較低。

3硬件設(shè)施的問題

目前我國應(yīng)用于醫(yī)院電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施還比較落后，無法滿足電子信息化檔案管理的要求。醫(yī)院普遍缺乏對先進電子檔案管理設(shè)施的重視。硬件設(shè)施的不完善，使得醫(yī)院電子檔案管理工作發(fā)展緩慢。

二完善醫(yī)院電子檔案管理的措施

1建立健全的管理制度

對于管理制度缺失的問題，醫(yī)院應(yīng)建立一套科學(xué)的、規(guī)范的、合理的電子檔案管理制度。只有實行科學(xué)規(guī)范的制度化檔案管理工作，才能實現(xiàn)醫(yī)院管理工作的現(xiàn)代化與信息化發(fā)展。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院工作情況，建立一套嚴格的檔案查閱制度，并逐步建立相關(guān)的檔案采集、檔案傳送、檔案保存、檔案歸檔、檔案鑒定、檔案清理等制度。電子檔案管理制度必須明確各檔案管理人員的責(zé)任，分工明確，并針對實際檔案管理工作中可能出現(xiàn)的各類問題的處理規(guī)定進行詳細的闡述，以保證該類問題發(fā)生后，可以采取相應(yīng)的處理措施，為今后的管理工作提供參考依據(jù)。制度在制定之后，醫(yī)院應(yīng)切實執(zhí)行，并要求檔案管理人員嚴格遵守。醫(yī)院應(yīng)制定對應(yīng)的獎懲機制，通過激勵的方式充分調(diào)動人員的積極性，以推動醫(yī)院電子檔案管理工作的進行。

2加強管理人員的培訓(xùn)醫(yī)院應(yīng)加強

電子檔案管理人員的培訓(xùn)工作。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包含：信息技術(shù)的應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全知識、醫(yī)學(xué)管理知識等。醫(yī)院應(yīng)定期的組織檔案管理人員進行培訓(xùn)，提高人員的管理水平與專業(yè)技能。在培訓(xùn)過程中，應(yīng)將實際工作中遇到的障礙與難題進行分享，共同探討解決方案。電子檔案管理人員應(yīng)充分了解醫(yī)療活動的規(guī)律，醫(yī)院的工作流程，學(xué)習(xí)各類數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用知識，包括數(shù)字化醫(yī)療信息、數(shù)字化設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全等技術(shù)的應(yīng)用。同時還應(yīng)學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)與本院的相關(guān)規(guī)定。在實際的工作中，電子檔案管理人員應(yīng)及時更新自身的知識庫，不斷學(xué)習(xí)先進的檔案管理相關(guān)知識。為了對電子檔案管理人員起到一定的激勵作用，應(yīng)為其提供各類晉升機會，使其更加投入到工作中，以提升醫(yī)院檔案管理工作的整體水平。

3加大軟件與硬件設(shè)施的投入

電子檔案的安全關(guān)系著醫(yī)院的醫(yī)療安全與醫(yī)療信息的安全。醫(yī)院應(yīng)加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，以推動電子檔案管理工作的進行。醫(yī)院應(yīng)重視軟件與硬件設(shè)施的作用，應(yīng)配置性能優(yōu)越的計算機、刻錄儀、軟件等，并采用科學(xué)的方式存儲檔案信息，同時應(yīng)配置高性能的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，包括防火墻軟件、數(shù)據(jù)加密軟件等，以保障電子檔案信息的正常使用與安全。先進的軟件與硬件設(shè)施是醫(yī)院實現(xiàn)檔案管理電子信息化的重要保障。完善的軟件與硬件設(shè)施能夠提升電子檔案管理工作的準確性與高效性。醫(yī)院應(yīng)建立一套電子信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的應(yīng)用能在很大程度上提升醫(yī)院電子檔案的管理效率。在實際管理工作中，檔案管理人員應(yīng)及時更新軟件，并隨時關(guān)注電子信息技術(shù)的發(fā)展動態(tài)，保持與世界先進技術(shù)接軌。只有不斷提高醫(yī)院的信息化水平，才能有效的推動醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

4建立信息化的管理

網(wǎng)絡(luò)醫(yī)院檔案的信息量較大，類別也較多，應(yīng)采用高科技手段，建立信息化的管理網(wǎng)絡(luò)，為無紙化數(shù)據(jù)庫奠定良好的基礎(chǔ)。醫(yī)院應(yīng)建立科室、檔案室、醫(yī)院的三級管理網(wǎng)絡(luò)，通過網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建明確醫(yī)院電子檔案管理的各條線，更有利于電子檔案的統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管。通過管理網(wǎng)絡(luò)的實時監(jiān)督模式，使各科室明確各自的責(zé)任，更有利于電子信息檔案的安全管理。通過管理網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了醫(yī)院多元化信息資訊的共享。醫(yī)院電子檔案的管理工作可實行檔案信息與其他信息的分離管理。由信息科與綜合檔案科組織管理工作。信息科主要負責(zé)醫(yī)院病例的統(tǒng)計管理、醫(yī)療圖書的管理、計算機的管理，而綜合檔案科則主要負責(zé)對各門類、載體檔案的統(tǒng)一管理，同時監(jiān)督醫(yī)院的檔案管理工作。通過這兩個部門的共同合作，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的協(xié)同性。

三結(jié)語

電子文檔論文范文第5篇

關(guān)鍵詞：電子檔案；特點；安全

網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展，使原本束之高閣的檔案管理也進入的電子化的時代，電子檔案也就成了目前較為普遍的檔案管理方式。電子檔案的管理對象，既是對檔案本身的維護和保存同時也是對其電子系統(tǒng)的維護與管理。目前，在電子檔案管理中文檔（Document）是電子文件的主要形式。

在國際上，通常把致力實現(xiàn)數(shù)字資源長期保存和利用的項目稱為TDR（Trusted Digital Repository，可信數(shù)字倉儲），其主要目標(biāo)是保證電子文件的長期保存和有效利用。電子檔案管理系統(tǒng)的一個重要職責(zé)是從單位文件管理系統(tǒng)中接收永久和長期保存的文件，因此電子檔案有著不同于紙質(zhì)檔案的特點，基于這些特點有利于加強對電子檔案的維護和保存。

1 基于安全問題中電子檔案的特點

（一）電子檔案對設(shè)備的依賴性

與紙質(zhì)檔案的管理不同的是電子檔案生成識別的過程中要輔助于計算機和相應(yīng)的軟件（光盤磁盤）來完成的。生成此電子文件所依賴軟件要與電子的光盤磁盤、電子的設(shè)備之間是相互作用的，如果沒有了相應(yīng)的設(shè)備和軟件只有保存完好的光盤磁盤，此電子檔案也是無法讀取。隨著當(dāng)今電子設(shè)備的更新快捷和迅速，也給電子檔案的保管長久問題帶來困難。

（二）電子檔案信息的隱秘性

從保存角度而言，紙質(zhì)檔案在保存的過程中，紙張容易受到環(huán)境和空氣等外在環(huán)境的影響會變得脆弱或者迷糊，但觀其外在形態(tài)可以反映狀況并采取補救方法，但是單子檔案則不同，判斷電子檔案保存是否完整外在的形態(tài)是無法判斷的，磁盤和光盤的如果保護不恰當(dāng)電腦就讀取錯誤，由此信息就會丟失。從保密的角度而言，電子檔案的保存不是一把鎖一個人的密封等問題，還涉及到一張保存著檔案信息的光盤或磁盤。如果不放進恰當(dāng)?shù)碾娔X運行，是判斷不出里面是否保存著完整的檔案信息或是檔案信息已被破壞或修改，它所具有的這種隱蔽性不利于檔案的安全保管。

（三）電子檔案的易修改性

眾所周知電子文件可以被輕易地復(fù)制和修改而不留痕跡，這在很大程度上難以保證提供的電子檔案就是歸檔時的電子檔案。首先，電子檔案在利用設(shè)備和光盤等物質(zhì)歸檔后，要定期的維護。其次，在維護的過程中如果操作不當(dāng)，電子檔案可能會被損壞或篡改。電子檔案是基于電子設(shè)備上運行的，由于電子介質(zhì)中存在病毒的危險，很容易破壞電子檔案的內(nèi)容。

（四）電子檔案集中歸檔保存的不確定性

電子檔案的易修改性，這種易改性增加了不確定性。電子檔案管理的不確定性：首先，在歸檔和保管時不同于紙質(zhì)檔案由統(tǒng)一專人管理，而電子檔案卻不同，尤其是在比較發(fā)達的網(wǎng)絡(luò)時代，無論什么格式和什么存貯方式的檔案都可通被改變也就是說，網(wǎng)絡(luò)的傳輸在不改變其物理實際存放位置的情況下對電子文件進行邏輯歸檔。

2 電子檔案的安全與維護

（一）電子檔案保存問題

由于電子檔案的不可還原性的特點，電子檔案在保存的上特別值得重視。目前，美國國家檔案館保存電子檔案時，首先要對每份電子檔案進行備份，并且每年拷貝一次，不定期地檢查電子載體。我國目前對電子檔案的保存同樣是對電子檔案定期檢測拷貝，并為其提供良好的保管環(huán)境。對于電子檔案而言，其壽命主要由載體的質(zhì)量和儲存的環(huán)境決定。因此基于此保存電子檔案在保證載體質(zhì)量的前提下，環(huán)境至關(guān)重要。為了給載體創(chuàng)造一個適宜其保存的環(huán)境。按現(xiàn)行國家標(biāo)準，溫度和濕度都要控制在一定的數(shù)值之間，需專門配備存放光盤磁盤的檔案容器，并遠離磁場由于其載體的老化和磁性的衰退，很容易使信息丟失。另外，為保證電子檔案內(nèi)容的正確性和完整性，必須定期檢查和拷貝按，每年檢查一次，采取等距抽樣或隨機抽樣的方式檢查。

（二）保證電子檔案數(shù)據(jù)安全問題

數(shù)據(jù)安全問題是計算機數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理的核心問題。電子檔案的數(shù)據(jù)安全問題表現(xiàn)在兩個方面：（1）在電子文件輸入存貯傳輸和提供利用過程中都存在數(shù)據(jù)丟失、失控竊取、病毒侵犯等不安全因素。（2）電子檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在開發(fā)和應(yīng)用過程中出現(xiàn)的問題如，系統(tǒng)的維護差、更行出現(xiàn)問題等。克服電子檔案數(shù)據(jù)安全問題，首先，要保證系統(tǒng)的嚴謹性和可操作性，從源頭杜絕電子檔案在數(shù)據(jù)輸入和傳輸過程中出現(xiàn)的安全問題。其次，加強保密系統(tǒng)，防止篡改或因外部的病毒等原因?qū)n案系統(tǒng)產(chǎn)生的破壞。最后，培養(yǎng)高素質(zhì)開發(fā)和管理人才。電子檔案系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用的好壞與人才有著重要的關(guān)系。在電子時代，檔案工作者面對的不再是檔案實物的管理，傳統(tǒng)的檔案管理模式將不復(fù)存在，取而代之的是通過電腦網(wǎng)絡(luò)進行電子文件的收集整理和提供利用這就要求檔案人員除了檔案知識外，電子檔案系統(tǒng)的管理人員要積極學(xué)習(xí)，提高自身的素質(zhì)，適應(yīng)和做好信息安全工作。

綜上所述，電子檔案已進入新的發(fā)展階段，為了防止丟失和損壞電子檔案，要基于電子檔案的一些特點進行有針對性地管理和保管。為了提高電子檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，必須要樹立現(xiàn)代化意識，按照電子檔案的安全特性，根據(jù)實際情況，克服陳舊的管理意識，總結(jié)經(jīng)驗，使檔案管理適應(yīng)當(dāng)展的需要。

參考文獻：