數字化管理好處
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數字化管理好處范文第1篇
信息經濟已成為當今社會經濟發展的新動力和新增長點，信息化成為各企業競爭的制高點。作為企業各個領域、各種生產和社會活動歷史記錄的檔案，其信息載體也正在快速地向數字化發展，數字檔案將成為未來5-10年內新產生檔案的主體。面對這樣的形勢，如果缺乏完善的檔案館數字化解決方案，企業各領域的信息化發展必然也會受到制約。目前，要實現檔案館的數字化管理，我認為要加強以下三個方面的工作。
二、 首先是檔案數據庫的建立和維護。
檔案數據庫是檔案數字化管理系統的核心部分。檔案數據庫設計是檔案計算機處理系統設計的核心和基礎，其效能往往影響到整個系統的功能和效益。檔案數據庫的設計要經歷由現實世界經過概念世界向機器世界轉換的過程。它要解決的問題是：針對一個檔案工作應用領域，設計優化的數據庫邏
輯結構和物理結構，使之滿足用戶的信息管理要求和數據操作要求，有效地支持各種應用系統的開發和運行。數據庫設計的目標是為用戶和各種應用系統提供一個高效率的運行環境。數據庫的設計過程應考慮的約束條件有：計算機軟硬件環境、數據庫管理系統的能力、用戶的需求及系統對完整性、安全性的要求。計算機管理檔案的實質是用數據處理的方式管理檔案信息。檔案計算機管理要適應資源共享的需要建立綜合性網絡數據庫，應遵循多個原則，側重于檔案管理與生產、經營、管理、科技活動的銜接，實現數據管理、整理編目、利用查詢、安全保密等多重功能。其次是現有館藏檔案的數字化，實現從檔案機讀目錄的管理到檔案原文信息的數字化管理。
三、 檔案數字化管理
在對館藏檔案資源進行分級鑒定、有序整理的基礎上，有計劃地分期分批把紙質檔案、照片檔案以及錄音、錄像檔案等進行數字化加工，使這些信息與現有檔案資源數據庫并網。在此筆者著重提及的是紙質檔案和照片檔案的數字化。二者數字化的原理和技術相同。紙質檔案檢索查找不便，保管和利用都受到一定程度地限制。利用數字圖像技術，將紙質檔案文件以及照片、圖片、底片等通過輸入設備(數碼像機、掃描儀、數字攝像機等)所獲得的并以數字格式存儲的圖像，在電腦上利用各種圖象處理軟件，對圖像進行各種技術處理，如對污損、殘缺圖像進行修復、OCR 圖像文件的管理、檢索、打印輸出等，以提高保管質量和現代化管理水平。對這些檔案進行數字化，可以極大地提高檔案和利用效率。一般而言，一個完整的計算機數字圖像應用系統包括輸入、存儲、處理、輸出等主要環節。基于輸入設備的核心技術主要有光點轉換技術、色彩管理技術、色彩校正技術、動態色彩樣正技術、三色同步掃描技術；處理技術主要有色彩增強技術、增強圖形技術、位增強技術、圖像處理軟件；存儲與檢索技術主要涉及圖像壓縮格式(TIFF 與JPEG 格式)和檢索查詢技術；輸出技術可采用不同方法和設備進行：屏幕顯示輸出、熱轉換打印輸出、彩色噴墨打印輸出、數碼擴印技術、膠片記錄儀等。一個理想的數字圖像系統，不應孤立地考慮某一個環節的處理方法和技術，而是要尋求整體綜合效果，系統的每一個環節都必須符合要求，才能保證獲得滿意的最終效果。數字化的設備的性能，決定了數字圖像的質量。
三、是電子文件的收集與歸檔。
1.電子檔案的特點：
（1）、虛擬性：電子檔案是在計算機中產生和處理，其信息形態是數字化的，在沒有與數據處理系統及硬件、軟件相結合時，它是無法顯示出來的，是非實際的事物，因而具有虛擬性。
（2）、依賴性和不可識別性。電子檔案要依賴于計算機軟、硬件和數據庫與網絡系統，離開計算機等設備電子檔案不可用。其對設備的依賴性體現在：一是數字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術設備更新，五是加密。
（3）、信息存儲的高密度性。無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于以往各種人工可識讀的信息介質，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。
（4）、載體的多樣性。傳統的檔案，記錄信息的載體是紙，變化也是紙張規格的大小，但電子檔案載體有磁盤、有磁帶、光盤等，呈現多樣性。
（5）、信息共享性，傳統檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現場；但電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息。
（6）、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實體進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復制、傳___________輸、便于異地調閱或形成文件。電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”實現異地遠程調閱，給人類、經濟、商務、科技、文化教育等方面帶來巨大的好處，然而它也帶來了一些新問題如：（一）數據的易消失性；（二）信息的不安全性；（三）信息的易改動性；（四）信息的易出錯性。由于電子檔案這些特性，決定了電子檔案在收集、整理、鑒定、編目、檢索、保護、利用等方面有其自身的特殊要求。
2.電子檔案的收集。
電子文件從文書轉化為檔案過程中，無需分類，組卷，因為在計算機上可以多角度進行分類、組合、檢索，可以盡情地表現文件之間在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯系，因此無需專門分類、組卷。所以就不存在“案卷”這一基本單位了。電子檔案在接收方式上可以采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進入檔案部門網絡規定的地址，從網絡歸檔、移交、在接收的過程中，需要必要的設備條件、技術條件和業務準備。檔案部門需要配置專門的電子文件格式轉換設備，對接收檔案進行統一轉換以解決不同格式電子文件的識讀問題。
3.電子檔案的整理。
由于電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，可以根據不同的需要，利用自動化系統對電子文件進行自由組合分類，所以電子文件的整理在歸檔前就由各機關單位將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件處于一種有序狀態，并對電子文件進行了分類和編號，組織建立了數據庫。對于脫機保存的歸檔電子文件，即電子檔案其整理工作主要就是組盤，按一定規律，將相關文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。
4.電子檔案的鑒定。
電子檔案的鑒定分為內容鑒定和技術鑒定兩個方面，電子檔案內容鑒定主要是對文件的內容及某些形式特征進行充分的技術分析，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現。技術鑒定包括可讀性鑒定，無病毒鑒定和介質鑒定等。電子檔案的鑒定程序為歸檔以前確定歸檔文件，并劃分保管期限；檔案室在接收電子文件時，進行內容鑒定和技術鑒定，對未進入檔案室的電子文件在保管一定時期后再鑒定，以確定其是否需要繼續保存。
5.電子檔案的保護。
電子檔案的保護是電子檔案管理工作中的重點。電子檔案多為磁性材料，其存放環境和防護設備與紙質檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度，防磁性等條件的要求高，需對庫房溫濕度進行嚴格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防磁場和電場的設施，電子檔案還要嚴格防范計算機病毒，因而保管條件更復雜，保管難度更大。具體要求為：（1）控制適宜的溫濕度。對磁性載體，推薦溫度為18℃，相對濕度為40%，光盤保存推薦溫度為14℃-24℃，相對溫度為45%-60%。（2）防止灰塵。灰塵可以造成電子文件載體表面的污染和劃傷、載體的腐蝕、降解、滋生霉菌等。灰塵是電子檔案載體的最大天敵，在電子檔案的保管過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。（3）防止外來磁場和機械震動的影響。外來磁場作用于磁性載體上，能使磁性涂層發生消磁或磁化，破壞記錄信息，影響讀出效果。要防止外磁場的影響，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等，并避免強烈的機械震動。（4）防止光線和有害氣體的影響。有害氣體具有酸性和氧化反應，使盤基老化、脆性增大、強度下降，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。
6.電子檔案的利用。
電子檔案的全文數字化使得利用計算機可以進行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據需要對其信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等，滿足利用者的各種需求。檔案人員還可以按照一定的專題對電子檔案進行編輯，形成檔案匯編或其他形式的編研成果提供利用。
數字化管理好處范文第2篇
微課程概念溯源
微課程的定義跟它的發展歷史有關。微課程最早出現在上世紀八十年代的北大，他們把課程上的錄像形成碎片，叫碎片式電視教材；后來美國人搞了60秒課程，1分鐘課程，5分鐘課程，他們覺得小課程可以讓學生注意力聚焦；2010年，李玉平老師開始研究課堂小現象，小問題，小策略，他用PPT數字化的方法把它做出來，稱作微課程，在教學活動中受到了老師的廣泛歡迎。到了2011年，佛山有一個教育學碩士胡鐵生老師，他把過去的教育資源庫改了一個方式，把它弄成碎片，叫微課；后來在深圳舉行的全國會議上，胡鐵生老師向劉利明副部長做了匯報，劉部長對此表示大力支持。現在微課程在全國非常火爆。
2012年，在教育部組織的一次會議上，一個美國的老總向全體國內的老師，講翻轉課堂。可以說翻轉課堂也從此隨著可汗學院風靡全球，在這個時候微課程也開始進入我們的研究。
從今年開始，在江蘇蘇州電教館有很多學院開始實驗，他們發現老外的翻轉課堂、可汗學院不適合中國國情。我有一次在廣東培訓，有老師對我說，他去過美國，看到那里的學生，下午三點鐘就放學了，回家盡情玩耍。但中國學校，學生作業要做到晚上11點，12點。他問我，七八門課，每一門都讓學生回家去翻轉課堂看微課程，黎教授你是要整得我們的學生晚上3點5點都不睡覺，是不是想把中國的學生全部整死。
所以老外的東西不適合中國國情，所以后來他們就提出，怎么把老外的好理念和中國的應試教育結合在一起，他們就提出了一個新的概念，叫微課程教學法。
什么是微課程？
微課程歸納出來有三大類，第一類是李玉平的微課程，第二類是佛山的微課程，第三類是可汗的微課程。李玉平老師的微課程是課程教學的“三小”研究（關注小現象、開發小策略、積累小故事），他做成了一種PPT數字故事用于教學活動，他所有的教學情景就是教學的反思、總結，他的理念就是教師專業發展，這種發展確實很受老師歡迎。
佛山微課程最近舉行了一個比賽，獲一等獎的作品，它里邊最開始是大量的課程實錄，然后課程實錄截取3、5分鐘形成一個片段。現在隨著可汗學院觀念的普及，佛山微課程也開始借鑒可汗學院，但是它的主體還是以課程實錄為主的。
下面我們講一個我們在培訓班的定義，跟老師的定義不一樣。我們關注的是三個關鍵詞，第一個是時間，10分鐘一個；第二個是它有教學目標，第三個它是講一個問題的。這三個關鍵詞就決定它的特點是短小精。
什么不是微課程？
輔助教師講課的多媒體課件
有很多老師把自己的微課程做成了一個輔助教學的多媒體課件，這個叫CAI課件，它是以教師為中心的講授性助手，幫助老師把講課的內容呈現在屏幕上。微課程是給學生自主學習看的，課件是幫助老師講課的，一個是以教師為中心，一個是以學生為中心，這是完全不同的東西。
課堂教學實錄的視頻切片
過去搞了太多的視頻錄像，所以大家養成思維定式，一說做一個課堂錄像，就剪一段，但其實并不是。再一個就是教育部搞的國家精品課程，我們把它稱為優秀課程現場的數字化搬家，搬到網上，它不是微課程，微課程不等于課堂過程中的一小段切片，因為它本身是一個完整的教學設計。
設計微課程和編教材有什么區別？
首先對比下紙質教材和微課程的區別。
紙質教材是通過國家統一課標，使用學術性語言來描述課間知識的，它是一個嚴謹的知識體系縮比，它客觀介紹學科知識，沒有故事感。而微課程可以用更加靈活的教學策略，更加豐富多樣的，有針對性的，激發學生的興趣和思考。另外，紙質教材是全體學生用同一個版本，同樣的教學，而微課程他可以針對你班上的學生，采用更加靈活的，個性化的施教方法。
紙質教材是單一的紙張載體，而微課程可以用多媒體技術，用移動技術，可以有聲音動畫，視頻，可以互動，這一點是紙張教材永遠做不到的。再看作者群，現在的紙質教材往往是作者或出版社的編輯，是少數群體的智慧。但是微課程不一樣，全中國一千萬老師，每一個老師都可以發揮自己的魅力，自己的風趣、幽默，甚至像郭德剛這樣講故事。
怎么設計微課程？
微課程和紙質教材之間，不是排斥的關系，而是互補的關系，各有各的用處。他們結合在一起，我認為才是一個全方位的，更加適合學生學習的個性化教材。
明白了微課程該干啥了以后，我們說一下微課程的設計方法。
一個是選題，選重點、難點和易錯點。如果你剛開始做微課程，我建議你從易錯點開始。因為它立竿見影來得快，易錯點也可以提高學生的中考、高考成績，一用就行。
第二是設計，設計就是報告的內容結構。但是我特別要強調創意，如果照本宣科念，學生不喜歡。
第三，制作。制作主要是在技術上讓學生能看清楚。目前在我們組織的教學里面，首先是用手機和平板的攝像，老師在備稿紙上寫，然后錄下來就可以了。第二個方法是PPT，因為大家都會用PPT，而且PPT比你手寫有好處，他可以充分利用多媒體技術，把視頻、音頻插在其中。
如何管理微課程？
1.微信管理
因為學生人人都有手機，可以用手機來下載老師的微課，老師就可以用微信的公眾號在后臺進行管理。具體方法是老師可以申請微信公眾號，然后你在后臺就可以編輯你的微課程，編輯你的學習單，編輯你組織學生學習的方法，同時你可以看到學生什么時候下載，參與學習的情況，它是一個簡單的課程管理系統。
2.慕課管理
現在慕課的發展趨勢有這么幾個階段。觀念主義的，行為主義的，行為任務和行為個人的。行為主義目前用得最多。
3.使用云端知識
現在我們很多研究生和老師們發現了一款比較好用的是百度云管家。你把它安放在電腦里，它在屏幕上會出現一個圖標。老師做好微課程以后，把微課程文件選中，然后用鼠標把它拉到坐標上就產生云端了，非常簡單。
什么是微課程教學法？
微課程教學法是指學生利用個人的信息終端，將數字化的微內容，作為替代教師課堂上的面對面講授，進行自主學習的一種教學策略。
下面一個關鍵詞叫數字化微內容，這個微內容就把剛才我們說的這個微課程進一步抽象了。它既可以是視頻也可以是PPT，也可以是FLASH。它必須是數字化的，因為數字化的好處是可以更加個性化，更加方便學生的自主學習。另外我們說它是替代教師的，請注意這個詞，替代。學生離不開教師的理性知識，情感態度，他對學生的教育方法等等。現在我們用一個手機把它錄下來，那么學生在手機上就可以看到。因此，教師在課堂上發生的所有行為，都可以在學生終端上重現。
那么，如何搞好微課程教育法呢？搞好微課程教育法關鍵兩點：第一點是豐富你的教育策略，改變教育結構。第二點提高你的微課程設計質量。那么微課程怎么樣提高質量呢？
第一點，選題有創意，真正找到學生關心的，困難的問題。
第二點，教學策略要更加生動、有趣，而且淺顯易懂，讓學生容易明白。
第三點，就是表達藝術，當然我不是說每個老師都變成郭德剛，但是你至少說話要生動、幽默、有趣，別人喜歡聽。
另一個是用新的工具軟件，剛才講到了FLASH，現在網上APP有太多太多的工具軟件，你用一個新的工具軟件就給學生一個新的視覺刺激，會給學生一個思維工具。
最后，就是既要提高微課程質量，又要向課堂教學看齊。很多學校開始把微課程教學法搬到課堂，用到自己的課堂教學改革里面。目的是提高學生的個體自學能力，培養學生的小組學習習慣。比方說，學生易錯題的自學輔導模式研究，作為教學三個特征模式研究，科學策略學生自主學習方法。還有很多學校開展的是，班級文化建設，藝術類教學的微課程教學法，在提速中利用微課程和體育日記，提高國民健身習慣等等。這些是思路，你可以把微課程學習跟你的教育科研、教育活動結合在一起。
微課程的未來發展
1.內容為王，輔以好的形式
微課程下一步怎么發展？首先要明確一點，就是微課程內容的發展和形式的發展，要注意，內容是核心，內容是主體。千萬不要去追求那種漂亮的或是有創意的形式，而忽略了內容。但是，好的形式可以提高內容的表達效果，再下一個是創意和簡易。微課程最好是簡明的，越簡單越好，學生一看就明白。那么在這個基礎上有新的創意就更好，創意和簡明是一對，內容和形式是一對。把這幾對矛盾處理好，這是第一個前提。
2.系列化發展
如果你是出版社，或者是一個公司，或者是一個學校，或者是一個教研組，那么你會這樣考慮，微課程將會向著系列化、與教材配套方面發展。很多老師剛開始學習微課程的時候，只是一個零散的、單獨的操作，常常只是為參加一些評比而做的。要深入到教學中間的話，就應該是系列化的，比較配套的。
3.跨平臺的云端和移動媒介相結合
4.增強浮動性
比如，在微課程中加入學生自成參數，讓學生可以按照設計，去調控微課程的發展，在下面增加一些必要的交互式練習。
5.增加微課程的知識管理系統
比如學生可以在上面旁批，做筆記，共享。還有一個是增加學習分析系統，老師可以通過學習分析系統，了解學生狀況。
數字化管理好處范文第3篇
【摘要題】數字信息化
【英文摘要】Thearticlethinksthatininformationera,double-setsarchivesmanagementhasnecessityandrationalitytoexist.However,itisconditional.Onlyimportantarchivesneeddouble-setssystemmanagement.Double-setssystemmanagementforallarchivesisnotonlyunnecessarybutalsoharmful.
【關鍵詞】數字化/檔案/雙套制
digitization/archive/double-setssystem
【正文】
中圖分類號：G272文獻標識碼：A文章編號：1001-5264(2003)06-0006-02
一、檔案雙套制問題產生的背景及研究現狀
關于檔案雙套制問題，并不是現在才提出的什么新問題，其實早在20世紀80年代末期檔案學界就開始對此進行了討論。但是，我們現在所說的檔案雙套制問題，與早期所說的檔案雙套制問題是不完全相同的。那時，計算機的應用尚不普及，電子文檔很少，人們所說的檔案雙套制，還主要是指對同一紙質檔案的雙套歸檔保存。而90年代以來，隨著現代辦公自動化(OA)的興起、發展、普及，縮微技術的應用，以及當前在建設數字檔案館過程中對現有館藏紙質檔案的數字化，便產生了大量電子檔案、膠質縮微品檔案，這就出現了同一內容而兩種不同載體的檔案文件是否都要同時保存的問題，這就是近年來檔案學界又在討論的檔案雙套制管理問題。可見，當前，研究檔案的雙套制問題與過去研究檔案的雙套制問題所面臨的環境和條件已大不相同。
為了了解近年來對檔案雙套制管理問題研究的新情況、新進展，筆者檢索了清華CNKI全文期刊數據庫。筆者按篇名輸入檢索詞“雙套制”，查到從1994年至2003年10月，有關檔案雙套制問題方面的文章僅為5篇（詳見參考文獻），因此，可以認為，從1994年至今，檔案學界對檔案雙套制問題的研究不夠活躍，成果很少。但這并不等于說檔案雙套制問題不重要，不值得研究，恰恰相反，在信息化時代，特別是在當前大力倡導建設數字化檔案館的時候，檔案雙套制問題的研究更有其必要性和特殊的意義。
在早期的研究中，主張紙質檔案雙套保存，主要是基于檔案的安全和利用的方便這兩個基本目的，但這種內容和載體完全相同的檔案雙套保存，是一種重復保存。少量特別重要檔案可以這樣做，但如果大部分檔案的歸檔保存也實行雙套制，勢必增加大量的人、財、物的投入，不符合我國的基本國情，弊大于利，不值得提倡。因此，在檔案只有單一載體的時代，對于檔案是否雙套保存問題，比較容易決斷。但在當今檔案載體出現了多元化的時代，同一內容但不同載體的兩種檔案由于其作用、特點不盡相同，實行雙套制，已不屬于重復保存，在這樣的背景下，進一步討論檔案的雙套制問題顯得尤為必要和迫切。
二、檔案雙套制有其存在的必要性和合理性
在討論有無必要實行檔案雙套制之前，除了要明確雙套制的涵義外，還要進一步界定所討論的雙套制的數量限度問題。因為在實現辦公自動化和檔案現代化管理的過程中，不管我們主觀上是否愿意實行檔案雙套制，其實在機關辦公室、檔案室和同級檔案館中，都必然會客觀存在或多或少的檔案既有紙質載體又有其它非紙質載體的情況，就這部分檔案而言，雖然也是雙套保存，但這種情況并不是我們所要討論的檔案雙套制。我們所說的雙套制是指在普遍意義上和大規模層面上需不需要搞檔案雙套制，如果離開了“度”和數量的限制，討論雙套制問題便會失去意義。
雙套制有沒有存在的必要性和合理性，關鍵要看兩種檔案是否完全相同，能否相互取代。如果兩套檔案從內容到載體形式都完全相同，雙套制則是完全重復保存制，顯然是無此必要的，但如果兩套檔案只要在某方面存在差異，那雙套制就不算重復保存制，該不該實行雙套制就要做具體分析了。無論是電子檔案紙質化還是紙質檔案電子化后形成的兩套檔案，雖然兩者在內容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異。主要表現在以下幾方面：
以磁盤或光盤等作為介質的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優勢，但其局限性也很明顯，如不能有效防止數據在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個人字跡特征、無書寫墨跡的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識別；電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位；所支撐硬件系統和應用軟件系統各不相同，對軟硬件依賴大；壽命短，其影像記錄的穩定期限不長。紙質檔案雖有真實性、可靠性、法律地位確定的優勢，但有信息容量小、占據空間大、管理檢索不便的弱點。縮微品檔案也有局限性，它的設備成本高，縮微膠片保管條件非常嚴格，一般檔案部門難以達到其所要求的溫濕度標準，從實際應用情況看，大多數縮微設備利用率普遍不高，操作技術較復雜，人員配備相對多，其存貯密度、信息容量、檢索速度等遠遠比不上光盤。
而雙套制正好融合了紙質檔案和電子檔案的優勢，既可發揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現。可見，雙套制有其存在的必要性和合理性，對此不能簡單否定，在電子檔案的局限未得到根本克服之前，在電子檔案的法律地位未得到完全確認之前，應該實行雙套制，至少對重要檔案、珍貴檔案應該實行雙套制。雙套制的存在，意味著今后檔案館館藏中電子檔案與紙質檔案將，這將成為未來檔案館館藏結構的一大特點。
三、檔案雙套制面臨的問題與對策
鑒于上述原因，當前我們要討論的不是該不該實行檔案雙套制的問題，從所查到的全部文章來看，都一致主張實行雙套制，只是研究的側重點不一樣。現在要解決的問題是怎樣實行檔案雙套制的問題，這恰恰是目前研究得很少的問題。
兩套檔案的來源，主要包括兩個方面：一是隨著當前辦公自動化的應用和普及所產生的大量電子文件和與之相伴的紙質文件，按歸檔要求，需一并進入檔案室并移交給檔案館；二是隨著數字檔案館的建設，現有檔案館藏紙質檔案也將逐漸實行數字化，也會隨之產生大量電子檔案。此外，對某一機關而言，也不是機關的全部檔案都存在兩套的情況，而只有發文部分才會既有紙質文件又有電子文件，收文卻只有紙質文件，電子文件存放在對方發文機關。不過，當全國所有機關間的辦公都實現了網絡化后，文件的傳輸和閱讀都在計算機上進行時，就沒有這種區別了。但是，由于人們長期形成的閱讀紙質文件的習慣，想必人們還會將機上文件下載轉化為紙質文件閱讀，這樣也將出現電子文件和紙質文件并存的局面。
如果對實行檔案雙套制沒有什么異議的話，那么實行檔案雙套制面臨的最大難題，則是在多大程度上實行檔案雙套制，或者說哪些檔案該實行雙套制。雖然筆者主張實行檔案雙套制，但卻反對將所有檔案不加選擇地統統實行雙套制，這不僅是不必要的，而且也是有害的。
目前要明確而具體地劃定實行雙套制的檔案范圍是極其困難的，本文無力完成這一重任，這需要我國檔案學界對此做深入的調研，特別是國家檔案局要盡快出臺有關方面的法規和規章。目前我們可以首先制定實行雙套制的原則。筆者認為，至少應包括這幾方面：我國檔案部門在人力、物力和財力方面具有承受力，有利于檔案的安全保管和方便利用，所選檔案要有典型性和代表性。
根據以上原則，作為一種過渡性措施，筆者認為，雙套制檔案范圍基本上可以以我國目前各類檔案的歸檔范圍及其保管期限表為依據。因為我國現行的檔案歸檔范圍及其保管期限表是經過長期的調研和實踐而制定出來的，具有相當的科學性和可操作行，特別是保管期限表已考慮了檔案的重要程度和保存價值，這正是確定雙套制檔案范圍的重要依據，完全可以參照執行，不必另搞一套。
機關檔案是檔案館檔案的主要來源，機關檔案雙套歸檔保存的范圍，就決定了檔案館雙套檔案的范圍，因此應嚴格把關。機關檔案部門作為雙套保存的檔案范圍，應當限定在具有永久保存價值的檔案部分，保管期限為長期的檔案不必搞雙套制。此外，在機關檔案部門，兩套不同載體檔案如何統一保管且便于檢索也很值得研究，要把電子檔案和紙質檔案做有機的對應，建立相互準確可靠的標識關系。
檔案館如何實行檔案雙套制呢？筆者認為，檔案館除了接收機關檔案部門移交的符合要求的雙套檔案外，另一方面就是原有館藏檔案如何實行雙套制問題。目前我國各類檔案館館藏檔案基本上都是紙質檔案，鑒于數字檔案館的發展是大勢所趨，因此今后現有館藏紙質檔案將會逐步實施數字化，但由于我國現有館藏紙質檔案數量巨大，有的大型綜合檔案館館藏量多達幾十萬甚至百萬卷冊以上，加之不少檔案又是歷史上形成的，若全部數字化，工作量實在太大，成本實在太高，實在無此必要。對檔案館現存的紙質檔案應維持現狀，不必做過多的折騰，只需對其中具有永久保存價值的檔案和部分年代久遠需搶救的珍貴檔案實施數字化，并實行雙套制保存。總之，現有檔案館既成的紙質檔案不是雙套制的重點。
【參考文獻】
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數字化管理好處范文第4篇
近年來每年上億元的IT建設資金投入,讓中石油東方地球物理公司研究院(BGP)的高性能計算(HPC)部署規模迅速擴大。據該研究院副總工程師兼處理中心總工程師賴能和介紹,BGP的計算機規模已達到28014個核,運算能力為230T,存儲也有3600 TB,整裝、規模化軟硬件資源,為保證處理周期、及時提交成果提供了很好的保障。“這三年來,各油田的HPC都發展得很快,基本上達到了一定規模。”賴能和說。
這個被稱為“給地球做CT”的石油物探行業在商用HPC應用中相對成熟,對前沿技術的接受程度也很高。然而,也正是因為成熟,石油行業對于HPC的未來思考也就更為深入。未來石油業的HPC發展要抓住哪些大的技術趨勢,以適應地震資料成像應用的快速發展?上規模后的軟硬件資源又該如何進行科學化管理?
平衡的思維
BGP曾經為大港油田的3200平方米的地區做過模擬,投入近1萬顆CPU計算,7天就完成了任務,而在幾年前,這樣的效率幾乎是不可想象的。對于物探部門來說,硬件提供的是基礎能力支撐,軟件應用則是直接決定產出的關鍵。
客觀地說,同樣是“做CT”,但最后片子的成像質量會有不同,差別在于算法。算法的發展是從二維向三維、從聲波向彈性波發展。“我們的偏移方法從常規疊后、積分化的時間偏移到了現在的單層波振動偏移,與國外相比還有差距。我們正在實驗雙層波,再下一步才是彈性波。”賴能和說。相應地,地震資料處理模型演進,對計算平臺資源的需求呈急劇增長趨勢。
英特爾軟件與服務集團高性能計算及工作站應用總監Paresh Pattani指出:“石油行業用戶不但要考慮軟件在多核上面的性能,還要看到將來在眾核、在異構多核上的發展。”同時,在系統需求方面,用戶也應從平衡的角度出發,考慮單位面積投資的性能、每瓦性能,要考慮到系統能不能適應未來的系統架構……這一切都需要一個平衡系統。“地震資料處理的算法逐步發展,對計算能力提出高要求的不僅僅是CPU性能,還包括內存、帶寬、I/O、互聯,這一切都是需要共同平衡發展的性能。”Paresh Pattani說。
為了確保設計的均衡性,英特爾在高性能計算上其實做了很多方面的工作,不僅在處理器和服務器平臺上,在軟件工具、互聯,甚至數據中心設計方面,也都有相應的資源投入。其中,軟件方面的支持,對于發揮平臺潛能起著關鍵作用。Paresh Pattani表示:“在我們的多核到眾核,再到將來異構核發展的藍圖里,我們希望軟件的發展能始終向后兼容,不需要用戶再次投資,將原有積累打破。” 這樣做的好處,在Larrabee問世后就可以感受得到。
作為平臺廠商,英特爾的軟硬件先天就具有相互優化的優勢,比如在后續路線圖中,SSE擴展的下一代產品AVX現在已經獲得支持,它可以更好地支持通用的向量計算。Paresh Pattani估計,在HPC領域,尤其是在用到大量向量運算的結構力學、航天航空、地震資料處理方面,收益將達到10%以上。為了充分釋放多核潛能,英特爾提供了相應工具,以實現更高程度的并行化。在中國,由何萬青博士領導的英特爾支持團隊,就為HPC用戶做了大量優化工作,幫助用戶改進MPI應用,最大程度地提高應用效率。
可預期的平臺演進
從硬件平臺來說,高性能計算對硬件平臺的需求主要聚焦于浮點性能、內存帶寬和I/O。基于Nehalem架構的英特爾至強5500處理器正因在這三方面的出色表現,走進越來越多的石油用戶的機房。“從技術架構和實際表現來看,至強5500平臺不僅面向今天的需求,還面向未來地震資料處理模型對計算資源、I/O資源、內存帶寬的需求。”英特爾服務器平臺產品經理顧凡表示。
從技術角度來看,至強5500通過架構改進,無疑在浮點計算方面取得了更大突破,AVX加速了這一進程。而同時,在與內存帶寬及I/O帶寬的平衡搭配方面,也因為其技術的先進性得到了充分發揮。顧凡介紹說,在內存帶寬方面,引入QPI之前,英特爾從單條前端總線到兩條獨立總線,再到把每條總線的主頻提升到1600MHz,直到Nehalem架構去除前端總線,代之以點對點串行總線,充分釋放CPU性能。“QPI是一個標志性的時間點,未來的QPI會向下一代繼續演進,提高QPI帶寬,增加QPI可支持的串行連接數量。”在I/O方面,PCI-E的演進仍在繼續,預計在2011年左右,第三代PCI-E也將面世,保證I/O的通道暢通。而SSD的推廣使用,無論是替代內存、硬盤或是作為啟動硬盤,也都會在I/O方面帶來巨大提升。
油藏模擬、地震資料處理等應用對內存帶寬的依賴都非常大。對于內存帶寬敏感型的應用來說,至強5500相比前代的性能提升接近2倍,甚至2.5倍。“為什么說至強5500也能滿足未來需求呢?我們目前采用的地震資料處理模型也許提升幅度不一定達到兩倍,約為在30%~40%。但當模型向前演進后,內存帶寬一定是重中之重。至強5500會持續帶來性能提升。”顧凡說。
科學地管理好資源
快速擴大規模之后,軟硬件資源管理成為擺在石油行業用戶面前的一道難題。在這方面,BGP以數字化手段進行集中管理,成為行業標桿。“過去我們管理一二百個CPU很容易,現在是幾萬顆CPU,按照過去的方式管理就會出問題。計算機機房達到一定規模后,我們的生產和設備的安全問題也無法得到保障,究竟怎么管理?”賴能和道出了這樣做的初衷。
困難還不止于此,軟件相對跟不上造成應用效率比較低,這又連帶造成了大規模投資。后來BGP意識到,持續通過硬件擴充來增加產值并非高明的策略。這會造成折舊非常驚人。“BGP 在2008年折舊費達到1.2億元,全年電費又是1100多萬元,我們的運作壓力非常大。” 賴能和牽頭開發了一整套數字化管理系統,來解決這樣的難題。
數字化管理好處范文第5篇
【關鍵詞】高校 后勤信息化 建設 展望
【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1006－9682（2011）07－0060－02
隨著高校后勤社會化改革的不斷推進，學校規模的不斷擴大和多校區的建設，如何提高工作效率；如何建立后勤各項事務規范化、標準化、流程化、數字化、精細化的管理模式；如何提高服務水平；如何提高經濟效益等一系列問題，最終滿足當前高等教育對后勤保障提出的高水平要求。建設后勤信息化服務平臺，為建設科技后勤奠定基礎。運用計算機技術，是當今社會信息化所提出的必然要求，由此持續、全面地創新，合理、有效地利用資源，促進科技與管理的和諧統一，實現后勤可持續發展。
一、目前我校后勤管理技術的狀況
1．傳統管理模式
各項管理工作還停留在手工記錄數據的最初階段，傳統的工作方式――賬本化的工作模式，通過人工查對、抄制、復寫、歸檔等計算量大、重復勞動多、勞動強度大的工作，不僅會使管理工作效率低，而且準確性、可靠性低，這種模式獲取信息慢、查閱困難、準確性差，很難適應高水平管理的需求。因此，舊的手工記錄已不能滿足我校龐大的學生信息量和適應高速發展的信息化時代的需要。
2．無法實現部門之間資源共享
后勤各部門雖然配備了計算機且實現了校園網的連通，但各項工作還停留在“word”文檔上，不能充分利用各種資源輔助管理。高校后勤涉及的行業多樣化，整個后勤內部又是一個統一不可分割的整體，沿用以前的管理方式，要管理好后勤的人、財、物是一件非常困難的事情。
3．校園規模擴大，多校區辦公。
招生規模的擴大給后勤各項服務體系增加了更多的壓力，多校區辦公給管理者開展各項工作帶來了難度。在網絡環境下“電子單據”可以節省更多的時間及中間環節，從而促進管理流程速度和效率的提高。
4．部門內部管理水平無法提高、規范
各部門管理者大多采用手工臺帳對自己所負責的事項進行管理，無法達到讓經營中的諸多事務置于動態監管，變成可分析、可追溯的狀態。如學生公寓作為高校后勤保障的重要體系之一，它所涉及的對象較復雜，從住宿管理到財務管理、資產設備管理、水電管理、安全管理等，要求管理者必須改變陳舊的工作方式，提高管理效率，提升服務質量，逐步完善教書育人功能。
5．財務管理與業務管理無法協同
電算化軟件僅限于財務部門使用，與其它部門信息系統無法銜接。人事、生產、采購等部門的經濟業務通過人工傳遞，計算機作用被大大限制，財務信息成為各部門信息的來源，無法達到全面的信息資源。業務部門的經濟事項無法通過網絡相互制約，有效監督、控制財務信息的質量。
二、構建后勤信息平臺可達到的目的及必要性
1．完整性
通過建立內部網絡進行各個部門的管理。將整個后勤部門人、財、物、生產經營活動的信息集中于信息化平臺中，通過各種數據來對企業各部門的信息進行及時反饋，為各部門協調工作、信息資源共享、分析業績提供服務，使各部門相互聯接成為一個整體，完成內部管理、統一規劃。
2．實時性
將內部業務信息實時轉化，由靜態到動態，生成會計信息，提供給使用者。節省了大量的人力，使財會人員得以脫身于繁瑣的核算工作，有足夠的精力投入到信息分析工作中，加之計算機技術的優點及網絡技術的發展使信息的可靠性和可用性大大提高，保證信息的及時性，在時間上做到信息是最新的，增加了其可信度。
3．空間性
多校區在空間上距離較遠，要求統一管理有些困難。如遠程處理、遠程報表、遠程報賬、遠程查賬等，其他如電子單據、在線處理、移動辦公等。可以為后勤整體服務，做到實時把握和控制。將原有的財務系統引進網絡技術來實現遠程數據處理分析等，從而通過網絡財務實現“大企業變小”，加強后勤整體的內部控制。
4．可控性
把企業內控管理目標及流程，更全面系統地融入到信息化平臺中，通過各業務實現自控預警，給后勤帶來真正的價值及效益。
三、取得成績
1．開辟了先列
學生公寓管理系統的運用，實現了公寓業務部門與財務部門管理的自動化、智能化、合理化；管理方法的科學化；管理過程的規范化；管理數據的精確化；管理效果的最優化；管理效率的最大化；管理質量的標準化，為后勤管理實現整體信息化創造了條件。
2．具有實用性
后勤公寓管理信息化建設是經過長時間的調研和探索，結合我校實際情況及管理者所提出的需求定制開發的。更貼近管理實際，更人性化的數字化管理平臺，更新了管理手段，提高了管理效率，使學生住宿安排到收費管理一站式服務，方便了學生辦理流程，使中心整體管理、服務提水平、上臺階。
四、如何實現信息平臺
1．充分研究論證
根據實際信息化建設的情況核算信息化建設需要投入的軟、硬件成本，并提出一套完整的方案，做到最大限度的節約成本。
2．提高信息化網絡認識
信息系統建設的目標、要求、程度與管理者有直接的關系。從管理者到經營者要轉變觀念，充分認識信息化建設的必要性，做好培訓工作，做到心中有數，做到上下一條心，提前規化預期要達到的目標。
3．不斷拓展性
