電力工業(yè)是關(guān)系國計民生的重要基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)和公用事業(yè)，電力企業(yè)作為公用事業(yè)，其建設(shè)資金絕大多數(shù)來源于國家財政，實行的是微利原則，有利潤也是應(yīng)用于公用事業(yè)。2004年，全國凈增發(fā)電裝機(jī)容量4929萬千瓦，發(fā)電設(shè)備總?cè)萘窟_(dá)到44070萬千瓦，比上年增長12.6％。另外，全國共投產(chǎn)220千伏及以上輸電線路22912公里、變電容量10625萬千伏安。區(qū)域電網(wǎng)和省級電網(wǎng)網(wǎng)架得到加強(qiáng)，全國聯(lián)網(wǎng)格局基本形成。20**年，新增發(fā)電裝機(jī)容量約7000千瓦。電網(wǎng)建設(shè)投產(chǎn)220千伏及以上輸電線路25000公里左右，變電容量約14000萬千伏安。電網(wǎng)建設(shè)將對電網(wǎng)保護(hù)與控制設(shè)備、輸變電設(shè)備、電力計量設(shè)備等行業(yè)內(nèi)企業(yè)產(chǎn)生直接影響。新增發(fā)電裝機(jī)容量創(chuàng)下峰值年，電網(wǎng)建設(shè)滯后于電源建設(shè)的局面將有所改變。

20**年是電力裝備制造業(yè)供貨任務(wù)最繁重的一年，特別是國家投資336.2億元對縣城電網(wǎng)建設(shè)與改造工程全面啟動，輸變電設(shè)備的需求缺口加大，輸變電設(shè)備生產(chǎn)雖然受到原材料上漲的沖擊，仍然有一定的利潤空間，但是以目前電網(wǎng)企業(yè)的贏利能力，還達(dá)不到能夠正常發(fā)展的水平。要解決這一問題，電力企業(yè)除了努力消化成本增支挖潛降耗外，還應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理，利用現(xiàn)有資源——文書檔案，尋求新的閃光點(diǎn)。本文提到的文書檔案側(cè)重于會計檔案。

一、會計檔案的定義

作為文書檔案的一種，會計檔案指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案主要來自立檔單位的財會部門或財務(wù)會計人員。會計工作是由會計核算、會計分析和會計檢查三個部分所組成，而會計核算是會計的基本環(huán)節(jié)，會計檔案則是這個環(huán)節(jié)的集中反映和副產(chǎn)品。會計憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，是登記賬簿的重要依據(jù)。會計憑證分為原始憑證和記賬憑證兩種。會計賬簿是以會計憑證為依據(jù)，全面地、連續(xù)地、科學(xué)地記錄和反映各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。會計報表是用統(tǒng)一的貨幣計量單位，總括地反映企業(yè)、事業(yè)、機(jī)關(guān)單位在一定時期內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支情況的報告文件。會計報表分為月報、季報和年報。會計檔案應(yīng)由財會部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)裝訂成冊或整理立卷，按要求移交歸檔。

二、會計檔案的特點(diǎn)和功能

(一)會計檔案的特點(diǎn)

摘要:文章根據(jù)會計環(huán)境變化對于會計職能的影響,論了在會計電算化環(huán)境下,會計檔案職能的特點(diǎn)、職能的定位與職能的實施;強(qiáng)調(diào)在會計電算化環(huán)境下,會計檔案的重要職能是實現(xiàn)檔案管理向會計工作過程滲透與后續(xù)利用的延伸,成為單位財務(wù)部門會計質(zhì)量控制的關(guān)口與財務(wù)信息利用的窗口。

關(guān)鍵詞:會計環(huán)境會計職能會計檔案

會計電算化是指電子計算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對信息分析、預(yù)測與決策的過程,是以電子計算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)與信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱。會計電算化與會計檔案管理之間是相互依存、互為促進(jìn)的關(guān)系,一方面,會計電算化工作拓寬了會計檔案的職能范圍、提高了會計檔案管理的效率;另一方面,會計檔案管理也對電算化環(huán)境下的會計提出了新要求,并為會計控制提供了重要的理論依據(jù)。本文擬從會計環(huán)境變化對會計職能影響的角度,論述會計檔案職能應(yīng)隨著會計職能重心的變化而相應(yīng)調(diào)整,會計檔案職能的定位應(yīng)確保會計電算化環(huán)境下會計控制職能的需要,檔案的管理應(yīng)從軟件與硬件兩個方面確保會計檔案職能的實施。

一、會計電算化環(huán)境對會計職能的影響

會計工作電算化是伴隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步與管理的要求而發(fā)展成為一種實現(xiàn)會計職能的手段,是科技環(huán)境與管理環(huán)境共同作用于會計工作的結(jié)果。在會計電算化環(huán)境下,一方面,會計人員的工作環(huán)境得到改善、效率得到提高;另一方面,會計職能作用形式產(chǎn)生了變化,會計職能的重心由人工記賬時期的會計核算轉(zhuǎn)向會計電算化環(huán)境下的會計監(jiān)督。

1.簡化了會計核算過程。會計是伴隨著經(jīng)濟(jì)活動的規(guī)模與復(fù)雜性到了一定程度后,從其他經(jīng)濟(jì)管理活動中分立出來的,形成其自身獨(dú)立的專職工作。傳統(tǒng)的人工記賬時期,會計工作的主要任務(wù)是進(jìn)行會計核算,會計核算的過程包括設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會計報表等內(nèi)容,其中大量重復(fù)的勞動是填制憑證、登記各種賬簿與編制會計報表;在會計電算化環(huán)境下,會計核算的過程除設(shè)置賬戶與填制憑證是采取人機(jī)交互方式外,人工記賬時代大量重復(fù)進(jìn)行的登記賬簿與編制報表工作主要由計算機(jī)自動完成,會計人員所進(jìn)行的主要是審核與監(jiān)督工作。顯然,在電算化環(huán)境下,會計核算過程得到簡化,會計工作效率明顯得到提高。

一、會計檔案及其作用

任何一個企業(yè)、事業(yè)、機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體等會計核算單位每時每刻都在發(fā)生著經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支。這些經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支是通過會計工作，即從憑證到賬簿、從賬簿到報表，連續(xù)地記錄和反映。它是一項復(fù)雜細(xì)致而又要求嚴(yán)密的工作。多年來，由于種種原因，我國對會計檔案既沒有制定統(tǒng)一的管理制度，又未明確規(guī)定是國家檔案的組成部分。直到1984年6月國家財政部和國家檔案局聯(lián)合了《會計檔案管理辦法》（以下簡稱“辦法”）。制定《辦法》的目的，就是為了加強(qiáng)會計檔案的科學(xué)管理，統(tǒng)一全國會計檔案工作制度，更好地為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)事業(yè)服務(wù)。

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的史料和證據(jù)。會計檔案是會計工作作用于會計對象所產(chǎn)生的專業(yè)材料，是通過會計核算所取得的會計資料，是單位、企業(yè)、社團(tuán)會計工作從憑證到賬簿、再到報表的整個過程的客觀反映。具體范圍包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告和其他專業(yè)資料等四類，不包括單位的財務(wù)預(yù)算、計劃、制度、規(guī)章等文件材料（它們屬于文書范圍）。鑒于計算機(jī)廣泛運(yùn)用于各單位、企業(yè)的會計核算當(dāng)中，《辦法》規(guī)定這些單位應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，同時未排除采用磁帶、磁盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)會計檔案。

會計檔案工作是會計工作的組成部分，所以在管理體制上仍然必須遵循會計工作的管理體制。實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。全國統(tǒng)一的檔案管理辦法由國家財政部、國家檔案局統(tǒng)一制定，各省、自治區(qū)、直轄市財政機(jī)關(guān)、檔案行政管理部門是各地區(qū)、各部門（行業(yè)）的會計檔案管理的主管部門。可以根據(jù)《辦法》的規(guī)定結(jié)合本省（區(qū)）、市的具體實際情況制定實施細(xì)則。并共同負(fù)責(zé)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶和其他經(jīng)濟(jì)組織，是會計檔案管理的主體單位，也是責(zé)任單位。這些單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，做到科學(xué)管理。即會計資料收集齊全、完整；會計檔案妥善保管；有秩存放，方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

會計檔案在社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中具有極其重要的作用。主要體現(xiàn)在：第一，為企業(yè)、事業(yè)、機(jī)關(guān)團(tuán)體等基層單位加強(qiáng)內(nèi)部的微觀管理，提高經(jīng)濟(jì)效益和社會效益提供豐富的原始數(shù)據(jù)；第二，它為國家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)計劃和決策，對國民經(jīng)濟(jì)進(jìn)行宏觀管理和監(jiān)督提供真實可靠的會計信息；第三，它為保護(hù)國家財產(chǎn)和打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域里的不法行為提供有力的證據(jù)；第四，為研究財政、經(jīng)濟(jì)歷史和發(fā)展提供可靠的史料。總之，會計檔案工作的好壞，對國民經(jīng)濟(jì)的正常進(jìn)行，經(jīng)濟(jì)秩序的確立，各項財政政策、預(yù)算的貫徹實施都有著直接的影響。

二、會計檔案的收集、立卷與歸檔

第一條為了加強(qiáng)會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，更好地為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，制定本辦法。

第二條國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位)，應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。

第三條各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第四條各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

第五條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

第一條為了加強(qiáng)會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，更好地為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，制定本辦法。

第二條國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位)，應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。

第三條各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第四條各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

第五條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

(一)會計憑證類：原始憑證、記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。