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接電話時(shí)，電話鈴一響，無(wú)其它特別要緊的事情，都應(yīng)主動(dòng)接電話。一般電話鈴響三下必須接電話。拿起話筒后，應(yīng)立即說(shuō)“你好！”然后通報(bào)自己的單位名稱(chēng)，根據(jù)情況還可報(bào)上姓名，如“這里是×××學(xué)院辦公室”。電話鈴響三下以后才接電話，應(yīng)首先向?qū)Ψ街虑福骸澳茫瑢?duì)不起，讓您久等了。”然后自我通報(bào)。當(dāng)對(duì)方說(shuō)明要找的人后，應(yīng)說(shuō)“請(qǐng)稍等”，然后忙找到受話人。如果受話人雖在，但距離較遠(yuǎn)或有事無(wú)法分身，可禮貌地向?qū)Ψ浇忉尣⑻岢鼋ㄗh，以免浪費(fèi)對(duì)方時(shí)間，如“王先生剛走，估計(jì)5分鐘內(nèi)能回來(lái)，您過(guò)一會(huì)再來(lái)電話吧？”如果對(duì)方要找的人不在，可以禮貌地解釋并提出建議，如“王先生不在（不在的原因），我能幫您什么忙嗎？”

在接電話中，應(yīng)避免打斷對(duì)方的講話。為了表示自己在專(zhuān)心聆聽(tīng)，應(yīng)視情況用“嗯”、“是的”、“對(duì)”、“知道了”等作答。沒(méi)有聽(tīng)清聽(tīng)懂的話，應(yīng)致歉后再請(qǐng)求對(duì)方重復(fù)。對(duì)重要的內(nèi)容應(yīng)記錄，并請(qǐng)求對(duì)方重復(fù)確保無(wú)誤。在電話交談結(jié)束時(shí)，應(yīng)謙恭地問(wèn)一下對(duì)方：“請(qǐng)問(wèn)您還有什么事情嗎？“當(dāng)確認(rèn)對(duì)方已經(jīng)講完之后，應(yīng)盡快結(jié)束通話。一般來(lái)說(shuō)，打出電話的人會(huì)主動(dòng)結(jié)束電話，打出電話的人可以說(shuō)些客氣話如“李小姐，謝謝您的電話”、“請(qǐng)轉(zhuǎn)達(dá)我對(duì)你們辦公室全體同志的問(wèn)候”等，最后再道一聲“再見(jiàn)”。掛電話時(shí)，打出電話的人應(yīng)等對(duì)方掛斷后再掛，切忌沒(méi)有致結(jié)束語(yǔ)就掛機(jī)或是掛機(jī)動(dòng)作突然、用力過(guò)大，使對(duì)方產(chǎn)生誤解。

聞其聲如見(jiàn)人。因此，不論打電話還是接電話，話筒都不要拿得過(guò)遠(yuǎn)或者過(guò)近，一般將話筒一端放在離嘴唇大約1厘米處對(duì)方即可聽(tīng)清，不可以大嚷大叫；應(yīng)吐字清晰、語(yǔ)調(diào)柔和、音量適中；通話中應(yīng)盡量使用敬語(yǔ)。

通話從拿起聽(tīng)筒到放聽(tīng)筒，整個(gè)過(guò)程都有禮儀規(guī)范，不可疏漏任何一個(gè)環(huán)節(jié)。在通話中還應(yīng)注意兩個(gè)問(wèn)題：一是通話的第一句話應(yīng)當(dāng)是“您好”，而不是用失禮的“喂”來(lái)稱(chēng)呼對(duì)方；二是對(duì)方要找的人不在時(shí)，接電話人不要主動(dòng)打聽(tīng)對(duì)方的來(lái)意。