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1計算機信息技術在城建檔案管理上的作用

計算機信息技術拓展了城建檔案資源的開發范圍。由于存貯及傳遞技術的限制，傳統城建檔案管理資源的開發對象主要是已有的圖文資料和較易獲得的小范圍資源。采用電子信息技術后，可創建強大的城建檔案信息管理系統，在時間和空間上，城建檔案管理都將獲得較大突破，并且城建檔案的服務性和作用也能增強。

2城建檔案計算機信息化建設

2.1城建檔案計算機信息化設備配備。城建檔案計算機信息化建設必須配備相應的設施，在整個過程中投入最多的環節就是軟硬件系統，該設備是最為基礎的設施，它是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎是建設數字城建檔案館的有形部分。硬件系統方面需要有計算機及必要的網絡設備、掃描儀、數碼照相機等，才能適應了網絡化和數字化城建檔案管理服務的需要。在軟件系統方面需要具備數據管理、整理編目、檢索查詢、實體管理、安全保密、系統維護等基本功能，并且能夠覆蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定、統計六大環節；具有良好的實用性、通用性及可擴展性。

2.2城建檔案電子信息系統建設。城建檔案電子信息系統主要內容包涵：目錄數據庫建設工作、構建城建檔案基本數據庫、城建檔案數字化、電子城建檔案管理，結構設計要符合檢索優先的原則，以DBF文件格式或通過XML及其它通用格式文檔進行數據交換，并具備安全、合理、高效、靈活等特性，各種不同類型的城建檔案數據，其文件格式均要盡量采用通用文件格式，如文字型數據采用XML文檔和RTF、TXT格式；掃描圖像數據采用JPEG、TIFF格式；視頻數據采用MPEG、AVI格式；音頻數據采用MP3、WAV等格式。

（1）城建檔案電子信息目錄建設。目錄建設是城建檔案信息系統建設的首要步驟，為的是提高城建檔案資源的效率和質量。我國城建檔案信息化建設規劃和實施綱要中指出：要逐步實現全國城建檔案館全部館藏檔案的計算機檢索，繼續開展并加快城建檔案目錄數據庫建設，重要檔案、使用率高的檔案實現文件級計算機檢索。因此，區域城建檔案電子信息系統建設時除了根據各地城建檔案管理需要按建立城建檔案信息目錄、及時更新目錄數據外，還要逐步實現城建檔案信息在互聯網上的查詢檢索。

（2）城建檔案電子信息數據庫建設。構件城建檔案電子信息數據庫的方法有很多，其中常見的有收錄現有的電子城建檔案、將聲像檔案進行數字化轉換、摘錄文字信息、掃描已有的城建圖紙和文件等等。數據庫構件過程中可應用先進的計算機新型技術，比如地理信息技術。該技術采用地理模型分析方法，實時提供多種空間和動態的地理信息，將表格數據轉換為地理圖形顯示，真實反映城市建設信息的空間分布特征，可作為城市規劃設計的重要依據，對城市可行性發展大有裨益。地理信息技術是數據庫建設中可應用技術中的一種，多種計算機信息技術的聯合應用使城建檔案電子信息數據庫具備安全、合理、高效、靈活等專業特性。為了提高城建檔案電子信息系統的應用效率，管理人員可以將數據庫分類管理。具體類別可為基礎地理信息檔案、重要竣工項目檔案、城市規劃方案、地下管線綜合檔案、規劃審批成果檔案、音像檔案等，在數據褲建設初期就這樣分類的話，能夠提高檔案錄入的精準度，同時這樣做還為以后檔案查詢打下堅實的基礎。

（3）城建檔案電子信息數字化建設。城建檔案實現信息化，需要將現存紙質資料、音像資料進行數字化轉換，通常采用的是人工錄入或掃描錄入的方式，轉換后的信息計算機才能識別和處理，這是一項繁瑣的工作，而且工作量會很大，需要管理部門投入較大的人力和物力。因此，城建檔案電子信息數字化建設中，管理部門可根據單位的經濟實力和具體需求，有選擇進行檔案資料的數字化轉換。首先選擇珍貴城建檔案和高使用率的城建檔案進行數字化轉換，之后再城建檔案電子信息系統使用中逐漸實現所有城建檔案的數字化。

（4）城建檔案電子信息管理。城建檔案電子信息管理人員重要工作內容是監督與指導城建檔案電子文件形成、收集、積累、鑒定、歸檔全過程，保證存入數據庫的城建檔案的質量，不僅確保這些資源真實、完整、有效，還要保證檔案資源的價值，不篩選的全部城建檔案保存策略不僅無意義而且不現實。隨著城市改建和技術發展，城建檔案電子信息數據庫會遇到遷移、升級的情況，管理人員另一重要工作是確保電子信息數據庫在以上過程中完整保存，這些是城建檔案電子信息管理人員基本工作內容。除此之外，管理人員還仍當積極開展電子檔案接收、保管、利用的技術方法研究，制訂電子城建檔案管理新辦法，優化城建檔案電子信息化模式。并且放開區域性城建檔案信息化的限制，開展網絡環境下接收、傳送電子城建檔案的試驗工作，逐步擴大城建檔案電子信息化范圍。城建檔案電子信息系統涵蓋范圍的擴大和數據庫數據的增多，都將提升城建檔案在城市建設和社會發展中的作用。綜上所述，城建檔案管理中應用計算機信息技術是城市發展和社會進步的共同需要。同時，城建檔案計算機信息化建設不單單是現代技術的簡單應用，而是一項綜合性的戰略工程。若想計算機信息技術在城建檔案管理中真正發會作用，從設備配備到電子系統完成需進行一系列科學規范的建設，方能達到城建檔案快速發展所需要的效果。

作者：王海英單位：興隆縣國土資源局