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摘要：隨著信息化時代的到來，城建檔案的重要性愈加突顯，但在實際工作中檔案利用和服務(wù)還有所欠缺。因此，需從轉(zhuǎn)變思想觀念，加強宣傳、服務(wù)方式的現(xiàn)代化和多樣化等角度加強城建檔案的社會化利用，切實提高城建檔案服務(wù)水平，使城建檔案的價值得到充分發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：城建檔案；利用；服務(wù)水平；信息化

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，包括各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄，涉及國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治建設(shè)、文化建設(shè)、社會建設(shè)、生態(tài)文明建設(shè)、教育、科技建設(shè)等方方面面。城建檔案是其中重要的一方面，是城市建設(shè)和發(fā)展的真實記錄，是城市規(guī)劃、建設(shè)管理不可缺少的科學(xué)依據(jù)和重要組成部分，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等方面發(fā)揮著無可替代的服務(wù)保障作用，是宣傳和弘揚城市文明、進(jìn)步的生動素材。能否實現(xiàn)城建檔案的社會利用，是衡量和檢驗城建檔案工作水平及城建檔案工作社會地位的標(biāo)志[1]。隨著信息化時代的到來，城建檔案的重要性愈加突顯，因而有必要通過更加科學(xué)的城建檔案管理措施，實現(xiàn)管理服務(wù)方式的現(xiàn)代化和多樣化，突破傳統(tǒng)思維，轉(zhuǎn)變思想觀念，提升城建檔案利用服務(wù)水平，服務(wù)于城市建設(shè)，服務(wù)于社會大眾，充分發(fā)揮城建檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，實現(xiàn)城建檔案的價值。

一、切實轉(zhuǎn)變思想觀念，變被動為主動

城建檔案的接收、管理和利用工作都是為城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，服務(wù)水平的好壞直接關(guān)系檔案館地位的重要性。只有解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，將服務(wù)作為立館之本，擺到最重要位置，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平，主動服務(wù)，城建檔案工作才能做大做強，充滿生機活力。

（一）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。城建檔案工作是一項綜合性的服務(wù)工作，涉及知識領(lǐng)域廣、專業(yè)性強，且具有動態(tài)性和綜合性。檔案接收和管理人員需要不斷加強自身學(xué)習(xí)，提高自身的政治素質(zhì)、思想道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì)等綜合素質(zhì)，城建檔案管理人員要具備甘于平凡、淡薄名利、樂于奉獻(xiàn)的高尚品格。綜合素質(zhì)必須德才兼?zhèn)洌挥芯邆淞己玫穆殬I(yè)道德、社會公德、依法收檔意識、精深的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，城建檔案管理的綜合素質(zhì)才可以得到提升。只有檔案管理人員的整體素質(zhì)不斷加強，才能逐步適應(yīng)和實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，才能為新時期的城市建設(shè)和發(fā)展保駕護(hù)航。

（二）加強全心全意為民服務(wù)意識。城建檔案館需要接觸社會各行各業(yè)人員，檔案管理人員的言行舉止代表了整個檔案館的形象。因此，要牢固樹立公正意識、責(zé)任意識，注重自身修養(yǎng)，按照為民、務(wù)實、清廉、勤奮的要求，以人民為中心，變消極服務(wù)為積極服務(wù)，努力為檔案利用者提供熱情、周到、細(xì)致的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，對來館查閱檔案的用戶，無論是機關(guān)、單位、或是公民個人，都要做到耐心熱情。本著從用戶的角度出發(fā)，多給用戶提供有用的信息，讓用戶少走一些彎路。把人民群眾對檔案館提出的寶貴意見落到實處，促進(jìn)城建檔案館檔案業(yè)務(wù)工作實現(xiàn)新的跨越，形成服務(wù)中心、崇尚實干、用心做事、善謀善成的良好工作氛圍。同時，改變服務(wù)程序，變繁瑣為簡便，簡化各種繁瑣手續(xù)，方便利用者，在服務(wù)手段上，從手工操作向規(guī)范化、現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變[2]。

二、加強城建檔案社會化宣傳

檔案工作的目的在于服務(wù)社會，為了在新時期做好基礎(chǔ)的城建檔案社會化服務(wù)，必然需要提高人們的認(rèn)知程度，以社會為主要對象開展城建檔案的廣泛宣傳是檔案工作實現(xiàn)服務(wù)目的的基礎(chǔ)前提之一。當(dāng)前，城建檔案社會化服務(wù)已經(jīng)將宣傳工作作為基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，對城建檔案進(jìn)行各種宣傳是促進(jìn)城建檔案信息廣泛傳播和利用的一條有效途徑。為了提高全社會的檔案意識，讓更多的人了解城建檔案工作，懂得城建檔案的重要性，知道如何利用檔案信息資源創(chuàng)造社會財富，就要做好城建檔案的宣傳工作。檔案宣傳工作可從以下幾個方面開展：

（一）建立城建檔案信息網(wǎng)站。通過網(wǎng)頁和多媒體動畫向公眾宣傳城建檔案的法律、法規(guī)，檔案館的組織機構(gòu)和辦事程序，館藏檔案目錄和數(shù)字資源，檔案檢索工具的種類和使用方法及開展網(wǎng)上辦公等。逐步實現(xiàn)數(shù)字城建檔案館，向市民提供檔案信息，激發(fā)用戶利用檔案的行為。

（二）舉辦城建檔案專題展覽。通過開展辦展覽、陳列館、出畫冊、制作專題片等各種方式，介紹城建檔案工作情況，使社會了解檔案館的性質(zhì)、任務(wù)和開放城建檔案的政策，為社會提供成熟的信息產(chǎn)品，使城建檔案更加貼近生活、貼近百姓，宣傳城市建設(shè)的成就，同時也充分展示了城建聲像檔案的魅力，促使人們到檔案管理部門積極利用檔案信息。

（三）通過新聞媒體宣傳。宣傳方式不僅包括基礎(chǔ)的電視宣傳，還包括廣播和網(wǎng)絡(luò)媒體宣傳，其價值也迅速突顯出來。在實際的宣傳過程中，除了宣傳城建檔案的應(yīng)用價值以外，還要實時宣傳城建檔案的一些基礎(chǔ)知識和應(yīng)用方式，使人們能夠?qū)Τ墙n案形成更加深切的認(rèn)知，進(jìn)而為以后的應(yīng)用提供良好的社會信息基礎(chǔ)。

（四）通過微博、微信等公眾平臺宣傳。微博是一種通過關(guān)注機制分享簡短實時信息的廣播式的社交網(wǎng)絡(luò)平臺，是一個基于用戶關(guān)系信息分享、傳播以及獲取的平臺。檔案管理部門可以在微博上進(jìn)行注冊和認(rèn)證，及時最新的檔案信息，提高檔案宣傳的覆蓋面和影響力。此外，可以利用現(xiàn)階段應(yīng)用最廣泛、時效性最強的微信平臺，微信公眾平臺是一款給個人、企業(yè)和組織提供業(yè)務(wù)服務(wù)與用戶管理能力的全新服務(wù)平臺，可以通過網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)送免費語音、圖片、視頻和文字，支持單人、多人群聊的手機通訊工具，同時也可以使用通過共享流媒體內(nèi)容的資料和基于位置的社交插件“搖一搖”“朋友圈”等服務(wù)插件，社會大眾可以關(guān)注相關(guān)單位的公眾號等獲得大量的信息。因此，檔案管理部門可以申請微信公眾號，為廣大社會大眾提供檔案服務(wù)工作，將檔案信息內(nèi)容在微信上，讓社會大眾掌握到更多需要的檔案信息，從而加強檔案宣傳效果。

（五）舉辦培訓(xùn)班。如舉辦城建檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，分期培圳產(chǎn)生城建檔案原始材料的各施工單位、建設(shè)單位、舊城改建指揮部等檔案管理人員。通過培訓(xùn)，提高有關(guān)人員對建設(shè)檔案重要性的認(rèn)識，加深其對土建工程材料歸檔原則和要求的理解。

三、以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)加強城建檔案的整合管理

在城建檔案的編研工作當(dāng)中，需要盡可能保證整個工作的科學(xué)性，以形成更加全面合理的檔案資料，同時，所有的城建檔案資料都需要建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行數(shù)字化存儲。這其中最為關(guān)鍵的內(nèi)容是實時建立科學(xué)的檔案目錄和查詢體系，通過這一體系連接不同的區(qū)域，并提供較為完整的服務(wù)內(nèi)容。在提供社會化服務(wù)的過程中，可以對城建檔案進(jìn)行目錄編輯，并允許不同的用戶通過各種方式進(jìn)行信息檢索，盡可能提供全面、準(zhǔn)確的信息內(nèi)容，使得用戶能夠接收到最為全面的檔案信息，便于為接下來的工作開展提供明確的信息基礎(chǔ)，實現(xiàn)更高的檔案社會化服務(wù)效益。同時，要加強檔案利用情況統(tǒng)計分析，即對某一時期檔案利用重點作出判斷，區(qū)分出哪類檔案利用率高、哪類檔案利用率低。對利用頻率高的檔案要及時開發(fā)檔案信息資源，不斷完善各種檢索工具，為用戶提供查閱捷徑。

四、開展主動服務(wù)并注重信息反饋

新時期城建檔案社會化服務(wù)工作的開展，必然需要以用戶的主體需求作為基礎(chǔ)，而用戶的主體需求可以通過信息反饋來完成。因此，城建檔案館需要建設(shè)合理的信息反饋體系，便于用戶在檢索和應(yīng)用檔案信息的過程中，將自己的信息需求反饋出來，使得城建檔案社會化服務(wù)工作能夠以這些信息反饋內(nèi)容為基礎(chǔ)，進(jìn)行深層次地服務(wù)拓展，提高服務(wù)的科學(xué)性和有效性。對于用戶反饋信息，除了傳統(tǒng)的意見登記簿、利用效果反饋表、書面問卷調(diào)查、電話反饋、來信來函等方式外，還可以通過網(wǎng)絡(luò)收集用戶反饋信息，如在檔案網(wǎng)站上調(diào)查問題、設(shè)置留言板，將利用者信息、利用效果信息、外界環(huán)境信息等反饋信息進(jìn)行匯總統(tǒng)計和定量定性分析，使開發(fā)利用工作始終和和經(jīng)濟(jì)建設(shè)、城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等工作的需要相適應(yīng)，不斷滿足用戶需求，拓寬服務(wù)領(lǐng)域、提高服務(wù)質(zhì)量。

五、科技建檔，加快城建檔案信息化建設(shè)

（一）加快電子檔案的建設(shè)。隨著社會經(jīng)濟(jì)和信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料的不斷增加，檔案資料的查詢變得很不方便，紙質(zhì)檔案檢索的效率降低。需要積極推進(jìn)電子檔案建設(shè)，加快庫存檔案數(shù)字化和電子檔案接收，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化是實現(xiàn)檔案工作信息化、現(xiàn)代化的途徑，這也將是今后城建檔案發(fā)展的趨勢，從而實現(xiàn)檔案查詢利用和服務(wù)方式的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（二）建立網(wǎng)上查閱系統(tǒng)。當(dāng)今社會是信息化程度較高的社會，利用計算機及網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)城建檔案信息資源網(wǎng)上查詢與提供利用服務(wù)，利用機械化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化因素，加快檔案傳遞速度，通過網(wǎng)絡(luò)加密、身份認(rèn)證登陸及核對相關(guān)證件掃描件等方式，提供網(wǎng)上基本信息查閱，減少用戶重復(fù)提供材料以及來回跑的麻煩。從而節(jié)省了人工查詢時間，提高了工作效率，使城建檔案信息資源在城市建設(shè)和管理中得到及時有效的發(fā)揮[3]。總之，城建檔案館是城建檔案事業(yè)的主體，是促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的踐行者。提升城建檔案館的社會服務(wù)功能，以更有效的方式和更有力的手段服務(wù)于社會，體現(xiàn)自身的存在價值是時代賦予我們每一位檔案工作者的神圣使命。新形勢下，城建檔案工作者只有不斷提升自身政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，在實踐中從傳統(tǒng)習(xí)慣與路徑依賴的慣性思維中解放出來，增強服務(wù)意識，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，準(zhǔn)確把握利用者需求，不斷創(chuàng)新方式方法，不斷提高服務(wù)水平，才能使城建檔案更有效地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會，服務(wù)于城市規(guī)劃建設(shè)和管理，服務(wù)于人民群眾。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃新星.切實轉(zhuǎn)變思想觀念提升城建檔案利用服務(wù)水平[J].城建檔案，2013(12)：28-29.

[2]黃姍來.提升城建檔案館的社會服務(wù)功能[J].城建檔案，2010(7)：43-44.

[3]提升城建檔案管理水平服務(wù)城市建設(shè)[J].檔案人語，2013(7)：55-56.

作者:鄧慧 濮寒梅 單位:成都市城市建設(shè)檔案館