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一、應用信息技術管理電子檔案存在的風險問題

1.電子檔案儲存的安全性問題

醫(yī)院保存的電子檔案大部分是屬于重要的文書材料，如今很多儲存設備具有高速讀寫的速度，如果被盜取了，受侵害的程度是非常大的。其次，因為信息化手段所使用的都是統(tǒng)一的字體與標識，喪失了手寫漢字的特點，這樣也不利于對真假進行鑒別，導致被侵害的文件不易被察覺。另外，網(wǎng)絡傳輸?shù)娘L險性也很大，在傳輸?shù)倪^程中存在被修改、被惡意破壞、被盜用等風險。因此電子檔案儲存的安全性問題是不可忽視的。

2.電子檔案管理的長期可讀性問題

電子檔案的信息存儲在不同的載體上，信息的讀取與儲存需要指定的設備，這樣會導致信息對軟硬件的依賴。當前信息技術等發(fā)展非常快，計算機影響的更新速度也非常快，若是在兼容性方面出現(xiàn)了問題，也有幾率會讓信息丟失，直接將電子檔案的使用壽命縮短。

3.電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)問題

應用辦公自動化對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術的人員所能勝任的。這就對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。如果引進了現(xiàn)代化的設備，卻不能得到充分的利用，那么就談不上檔案管理信息化。

二、信息技術在電子檔案管理中的具體應用

1.提升設備的安全性，確保電子檔案的安全性

前面提到電子檔案在網(wǎng)絡傳輸過程中存在一定的安全風險性，因此，要重視這個環(huán)節(jié)，要針對性地加強檔案儲存設備的安全性，方法可以是：對相關軟硬件進行檢查、更新、升級、維修，要定期對相關設施與網(wǎng)絡服務期進行檢測、維護與清理，要以此為職責設立網(wǎng)絡安全監(jiān)督員，定期對存檔的電子文件，特別是重要的電子文件進行備份與更新，還要加強身份驗證、數(shù)字簽名、網(wǎng)絡防火墻等等，利用這些手段來提升設備的安全性，最大限度地保障電子檔案在傳輸、儲存、運用操作的過程中的保密性、發(fā)展性、持續(xù)性、安全性。同時，應用辦公自動化技術進行電子檔案管理時，必須遵照相關的要求，在使用的過程中不能擅自修改與下載，最大限度地防止電子文件被其他用戶進行非法使用或者隨意修改，進一步提高其安全性。

2.完善相關規(guī)章制度，對電子檔案操作流程進行規(guī)范

首先，在利用信息技術對具體的電子檔案進行管理的過程中，要以實際情況為出發(fā)點，對相關制度進行科學完善，如電子文件保密制度、歸檔制度、用戶身份確認制度等等，從而最大限度地保障電子檔案管理中的安全程度。最后，在實際的工作過程中，應該構建一個相對規(guī)范的電子檔案管理制度與操作標準，需要將各個部門的儲存格式、處理手段進行統(tǒng)一，對保管、使用、收集等各個環(huán)節(jié)的標準進行完善與規(guī)范，最大限度地防止在轉(zhuǎn)換過程中又或者兼容性的問題導致電子文件被破壞，杜絕在實際操作過程中出現(xiàn)漏洞，同時更要保障電子文件制作與檢索過程中與電子檔案管理及時同步。

3.利用信息技術分步推進，實現(xiàn)電子檔案信息管理

要堅持從實際出發(fā)，在醫(yī)院推出總體規(guī)劃條件下，制定出符合要求的分期方案。然后，重視所有電子檔案管理必須重視的環(huán)節(jié)，就是特殊性與安全性，從而構建系統(tǒng)平臺，制定規(guī)范的管理模式。最后，需要對電子檔案數(shù)據(jù)進行積累，在這個過程中，我們要長期堅持，要知道這不是一朝一夕就能完成的工作。因此，只能從實際出發(fā)，根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)有的資源，加以充分利用，來對階段性的目標進行明確。基于目前醫(yī)院電子檔案管理信息化的現(xiàn)狀來分析，必須要分步推進，實現(xiàn)電子檔案信息化管理。最后需要加強這方面技能與思想方面的培訓，從而擁有正確的電子檔案信息服務意識。

4.強化技能培訓，提升電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院要著力組建或打造一支專業(yè)化的電子檔案管理隊伍，在選配相關管理人員時，要選擇作風正派、責任心強、政治上可靠的，真正能夠在實踐工作中堅持原則和立場，能夠快速適應信息技術發(fā)展要求的專業(yè)管理工作人員擔任單位的電子檔案管理工作。同時，還需要側(cè)重于對電子檔案管理人員的專業(yè)化培訓，定期組織培訓業(yè)務知識，努力提高工作人員的管理知識，熟練掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術，知道如何把電子檔案管好。要做好新時期的電子檔案管理工作，必須努力學習、熟悉現(xiàn)代信息技術，以更好地做好醫(yī)院電子檔案管理工作。

作者：王丹單位：普陀山社區(qū)衛(wèi)生服務中心