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一、電子文件管理的的主要目標保證

電子文件的真實性、完整性、可讀性和可用性是電子文件管理的主要目標。在電子文件管理系統運行下的一份電子文件包含內容、結構和背景三個要素。內容是指文件中所包含的表達作者意圖的信息。結構是指文件內容信息的組織表達方式，分為物理結構和邏輯結構。物理結構是文件信息存儲于載體上的位置及分布情況，如正文、批示、附件等各部分信息在載體上的存儲位置。邏輯結構是文件信息的內在關系，如文字排列、章節構成、頁碼順序等信息。背景是指能夠證明文件形成環境、形成過程、存在狀態以及文件之間相互關系的信息。其中，保證文件的內容、邏輯結構和背景信息經過傳輸、轉移等處理工作后仍然保持不變，和形成時的原始狀態一致，就保證了電子文件的真實性和相當程度的完整性。以上描述文件的內容、結構、背景及其整個管理過程的數據稱作元數據，在文件形成時產生，它全面描述文件的本來面貌和生命歷程，文件管理系統在源頭一次性捕獲元數據，就可為不同的管理活動所調用，每一項管理活動都是記錄、調用相關元數據的過程。根據完整的元數據記錄，可以回溯電子文件的原貌和變化過程，從而確認電子文件的真實性；利用元數據可以維護文件內容、結構和背景之間以及文件之間的關聯，從而保護文件的完整性。保證電子文件的真實性和完整性，也就要求維護元數據的真實完整不丟失并始終與文件保持關聯。保持電子文件的可讀性，是指文件經存儲、傳輸、壓縮/解壓、加密/解密、系統遷移等處理后，仍然能夠以人可以識讀的方式輸出，這就要求電子文件以開放的格式保存。可用性主要體現在對檢索系統的要求上。

二、做好電子文件管理的策略

（一）統籌安排合理規劃

電子文件管理是一個系統工程，最終是為數字檔案信息資源建設服務，以達到便于開發利用、造福社會的目的。具體實施起來涉及面廣，投資可觀，因此必須注重效益，在領導層面對各階段的目標、任務、措施進行科學、合理地規劃部署，如：在工作實施之前展開深入調研、廣泛論證、集中討論，投資大的項目要形成可研報告；形成科學合理的電子文件利用體制機制，優化軟硬件系統配置，處理好軟件系統服務器的兼容關系，建立方便高效的查詢體系等。

（二）嚴格制度統一標準

電子文件管理工作是一項長期開展的持續性工作，應落實領導責任，組織相關數量的人力，明確責任分工，加強管理，扎實推進工作有序進行。具體工作中要制定相應標準，嚴格貫徹實施，一定階段即以標準驗收成果，不斷改進以保證后續工作的質量。如：組建專門負責電子檔文件管理工作的工作機構，主要負責電子文件管理工作、系統設備升級維護、網站建設維護等；制定電子文件管理中著錄項目統一標準，數字化技術參數標準等。

（三）多方參與爭取合作

電子文件管理涉及社會的各行各業，應千方百計爭取社會力量共同參與和支持，引導建立社會大眾積極充分利用電子文件這一社會資源的普遍意識，積極回應獲得的利用反饋信息，以促進自身工作的不斷改進。如：宣傳網絡利用優勢；發揮檔案學會等社會組織的作用；非涉密重復性技術工作可以通過合同、委托等方式外包給企業。

（四）加強安全保密工作

與傳統載體文件材料相比，電子文件在利于保管的同時也面臨著高風險的集中。因此，應建立電子文件備份中心，對電子文件實行異質異地備份，配備防盜設施及配套的安全防護設備，同時還應對電子文件的存儲介質進行定期檢驗，防止載體老化等原因導致的數字信息的丟失、失真和不可用。

作者：文一博單位：鶴崗市檔案局