電子檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化研究
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電子檔案管理的方式需要借助多項(xiàng)電子設(shè)備，還需要應(yīng)用先進(jìn)的電子技術(shù)，其是現(xiàn)代化的物化表現(xiàn)，也是衡量電子檔案管理水平高低的重要指標(biāo)。電子檔案管理系統(tǒng)想要更好的發(fā)展，必須做好規(guī)劃，要保證檔案管理細(xì)節(jié)的合理性，還要在不同的管理環(huán)節(jié)應(yīng)用不同的設(shè)備與技術(shù)，提高檔案管理的效率。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案資料的數(shù)量越來越多，內(nèi)容越來越豐富，涉及的范圍也越來越廣，使用電子檔案管理的方法，可以更好對(duì)檔案進(jìn)行分類，也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的長(zhǎng)期保存，相關(guān)技術(shù)人員要不斷的優(yōu)化管理方式，保證電子檔案存儲(chǔ)的完整性與安全性。現(xiàn)代化的電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)管理方法也進(jìn)行了優(yōu)化，由于該系統(tǒng)主要依托于現(xiàn)代化的電子設(shè)備，所以，傳統(tǒng)的檔案管理方法無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，管理人員一定要具有創(chuàng)新的精神、開放的心態(tài)，引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)與理論，完善管理機(jī)制，使管理制度不斷的推陳出新，探索出新的管理之路。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是電子檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要標(biāo)志，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展是信息時(shí)代檔案管理標(biāo)志。現(xiàn)代化的電子檔案管理系統(tǒng)，提高了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化水平，逐步建設(shè)和完善了檔案部門內(nèi)部的局域網(wǎng)，還構(gòu)建了區(qū)域性的、全國(guó)性的檔案工作信息網(wǎng)。
2我國(guó)電子檔案管理的現(xiàn)狀
目前在我國(guó)，檔案管理工作已經(jīng)開始廣泛應(yīng)用電子信息技術(shù)，再加上電子檔案與文件越來越多，更的促使了電子檔案管理工作的快速發(fā)展。從整體來看，我國(guó)的電子檔案管理著三個(gè)特點(diǎn)。即過于依賴計(jì)算機(jī)，存儲(chǔ)系統(tǒng)存在分離性以及電子檔案管理的不穩(wěn)定性等。首先，過于依賴計(jì)算機(jī)在指目前我國(guó)的電子檔案信息資源大都是以計(jì)算機(jī)為主要的存儲(chǔ)介質(zhì)與管理手段，也就是說電子檔案是要借助于計(jì)算機(jī)才能實(shí)現(xiàn)有效管理的，而并非用傳統(tǒng)的紙質(zhì)介質(zhì)進(jìn)行管理使用。若沒有計(jì)算機(jī)，電子信息就無法保存、管理以及應(yīng)用。為此，當(dāng)前我國(guó)的電子檔案管理工作是必須要依靠計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行的。其次，電子檔案在保存的過程中是以某些有規(guī)律的數(shù)字編碼來實(shí)現(xiàn)的，當(dāng)要使用電子檔案時(shí)，還必須要借助計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案信息的還原與顯示。這樣以來，就使電子檔案管理系統(tǒng)與結(jié)構(gòu)是存在分離現(xiàn)象的。第三，電子檔案是借助于計(jì)算機(jī)才實(shí)現(xiàn)有效管理的，并通過網(wǎng)絡(luò)來傳遞信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。而由于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身的不穩(wěn)定性，使得電子檔案在生成、存儲(chǔ)、共享的過程中，容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒侵害，或者因?yàn)橛?jì)算機(jī)自身硬件問題導(dǎo)致信息丟失。這些都給電子檔案管理系統(tǒng)帶來了很大的不穩(wěn)定性。除此之外，目前我國(guó)的電子檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)行中還存在著一定的問題，例如對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的摒棄，只是大力發(fā)展電子檔案，而忽視了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的重要性與必要性。再者，電子檔案管理的安全性問題沒有得到很好的解決，在拷貝或存儲(chǔ)電子檔案時(shí)不能做到有效安全防范，對(duì)于一些重要的資料文件來講，這是非常不安全的。因此我們要不斷的改進(jìn)，促使其更好的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。
3實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)
現(xiàn)代化發(fā)展的措施我國(guó)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的研究時(shí)間并不長(zhǎng)，由于起步較晚，所以管理制度還不夠完善，而且管理工作中存在著較多的問題，為了實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化發(fā)展，必須采取有效的措施，對(duì)工作中的問題進(jìn)行改善以及妥善的解決。下面筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，提出了一些改進(jìn)的措施，具體內(nèi)容如下：
3.1加強(qiáng)電子檔案的分類管理
隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的加快，電子檔案信息的數(shù)量越來越多，內(nèi)容也越來越廣泛，為了使檔案資料發(fā)揮出最大的價(jià)值，必須做好檔案分類工作，分類必須按照一定的要求，還要制定出統(tǒng)一規(guī)章制度，要以提高使用者方便性為原則，還要保證電子檔案利用的安全性，尤其是一些保密文件，一定要加強(qiáng)管理與約束，防止信息泄露問題的發(fā)生。另外，管理人員還要對(duì)特別重要的檔案文件進(jìn)行備份處理，以免其丟失而造成較大損失。
3.2提高電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性
電子檔案管理系統(tǒng)不但借助了多項(xiàng)電子設(shè)備，還利用了網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)傳播的速度比較快，實(shí)現(xiàn)了電子檔案的共享，但是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性并不高，檔案管理部門一定要做好權(quán)限管理工作，還要健全監(jiān)督機(jī)制，避免不法分子竊取保密檔案現(xiàn)象的發(fā)生。檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，極大資金的投入，還要引進(jìn)安全防盜技術(shù)，定期對(duì)計(jì)算機(jī)殺毒軟件進(jìn)行更新與維護(hù)，防止病毒的侵入。另外，管理人員還要建立完善的制度，加大內(nèi)部監(jiān)管力度，加強(qiáng)對(duì)員工的管理，做好內(nèi)部控制工作。
3.3加強(qiáng)電子檔案管理人才的培養(yǎng)
要加強(qiáng)管理人員對(duì)電子檔案管理專門理論知識(shí)的學(xué)習(xí)和培養(yǎng)。要探索出適合自己實(shí)際的管理體系，要做到與市場(chǎng)的結(jié)合。還要做好崗前培訓(xùn)，理論知識(shí)和實(shí)踐能力的結(jié)合，培養(yǎng)檔案管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，加強(qiáng)其相關(guān)法律法規(guī)的認(rèn)識(shí)，提高自身的責(zé)任意識(shí)。結(jié)束語(yǔ)社會(huì)在不斷的發(fā)展，科技水平也在不斷的提升，進(jìn)入21世紀(jì)后，人類迎來了信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代。檔案管理對(duì)推動(dòng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程有著積極影響，將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，形成了電子形式的檔案管理的模式，這種方式實(shí)現(xiàn)了檔案保存的長(zhǎng)期性與完整性，還提高了工作的效率。在電子檔案管理工作中，管理人員應(yīng)用多種電子設(shè)備與技術(shù)，提高了檔案管理的安全性，也使得電子檔案管理系統(tǒng)越來越完善。我國(guó)當(dāng)前電子檔案管理工作中，還存在一些問題，采取有效的措施對(duì)其進(jìn)行解決，才能真正提升電子檔案管理的水平。
作者：馬冬雪 單位：佳木斯技師學(xué)院
