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[摘要]隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，科技化、數(shù)字化技術(shù)深入到人們工作、生活的每一個(gè)角落，給我們的工作和生活帶來(lái)了極大的便利。數(shù)字化在各個(gè)領(lǐng)域的高度應(yīng)用，促使國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展水平得以極大的提升。國(guó)有企業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱，其人事檔案數(shù)字化管理是基于社會(huì)生產(chǎn)效率提出的最基本的需求。傳統(tǒng)的人事檔案管理繁瑣且效率低下，錯(cuò)誤率也較高。因此，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查找分類(lèi)，在國(guó)有企業(yè)中推行人事檔案數(shù)字化管理有助于提升企業(yè)內(nèi)部人事管理工作的水平。本文針對(duì)國(guó)有企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理亟待解決的問(wèn)題進(jìn)行分析探討，以期為國(guó)有企業(yè)實(shí)施人事檔案數(shù)字化管理提供一些借鑒。人事檔案是每一個(gè)企業(yè)、單位的核心信息資源與重要資產(chǎn)。人事檔案包含著員工的私人信息，而員工是企業(yè)、單位的重要組成部分，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。在國(guó)有企業(yè)改革中，企業(yè)重組、集團(tuán)化等情況的出現(xiàn)以及企業(yè)對(duì)“三化一型”(即市場(chǎng)化、法治化、專(zhuān)業(yè)化、開(kāi)放型)人才管理的需要，實(shí)施企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理勢(shì)在必行。企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理和傳統(tǒng)人事檔案管理相比，不僅可以補(bǔ)足傳統(tǒng)管理方法的缺失點(diǎn)；同時(shí)大數(shù)據(jù)分析、人工智能等新技術(shù)的運(yùn)用，可以實(shí)現(xiàn)資源的高效運(yùn)作，對(duì)未來(lái)國(guó)有企業(yè)的發(fā)展以及特需人才的引進(jìn)和篩選都能夠發(fā)揮真正的參考價(jià)值。

一、傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的缺點(diǎn)

我們?cè)谏钪袝r(shí)常會(huì)發(fā)現(xiàn)存放很久的電影票根、購(gòu)物小票等都會(huì)出現(xiàn)字跡模糊的現(xiàn)象，就算是妥善保管了多年的紙張，也會(huì)出現(xiàn)泛黃、破損的情況。雖然紙質(zhì)檔案材料確是個(gè)人經(jīng)歷等的有效憑據(jù)，但是傳統(tǒng)的國(guó)有企業(yè)人事檔案管理一直依賴(lài)紙質(zhì)化存放，大量的檔案材料長(zhǎng)期堆積會(huì)導(dǎo)致字跡模糊的現(xiàn)象，而且占用空間大、查找不便利等問(wèn)題會(huì)日益突出，勢(shì)必增加檔案管理人員的工作量。由此更加突顯了實(shí)施國(guó)有企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理的必要性。

二、國(guó)有企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理的重要性

(一)提高企業(yè)人事檔案管理工作效率，簡(jiǎn)化人事管理工作程序

在企業(yè)人事檔案管理過(guò)程中，應(yīng)用數(shù)字化的信息技術(shù)可以有效地提高人事檔案管理工作效率。人事檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，實(shí)行人工管理極易出現(xiàn)差錯(cuò)，因此簡(jiǎn)化人事管理工作程序，實(shí)施人事檔案管理數(shù)字化是時(shí)展的必然趨勢(shì)。過(guò)去國(guó)有企業(yè)人事管理工作中，相關(guān)的人事檔案材料信息只能在紙質(zhì)檔案中查找；而實(shí)施人事檔案數(shù)字化管理，通過(guò)查找檔案關(guān)鍵詞，可以及時(shí)、準(zhǔn)確地找到所需要的人事檔案信息，較傳統(tǒng)的人事檔案管理只能通過(guò)不斷查找、翻閱紙質(zhì)檔案，人事檔案數(shù)字化管理可以實(shí)現(xiàn)人事檔案的高效管理和利用，不僅可以有效地節(jié)省檔案材料的查找時(shí)間，還可以有效地提高人事管理工作的效率。在繁復(fù)的人事檔案管理工作中，利用數(shù)字化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)獲取檔案信息、自動(dòng)進(jìn)行檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)等功能。

(二)提高國(guó)有企業(yè)人員利用率，提供有針對(duì)性的人力資源信息

首先，根據(jù)國(guó)有企業(yè)每個(gè)崗位的不同工作內(nèi)容和職責(zé)，以及每個(gè)崗位建立起來(lái)的優(yōu)秀人才模式，優(yōu)先選擇那些具備工作能力強(qiáng)、個(gè)性特征良好、團(tuán)隊(duì)意識(shí)高等素質(zhì)的與工作要求匹配程度高的在崗員工，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)匹配，充分發(fā)揮員工的個(gè)人潛力。其次，針對(duì)每一個(gè)員工的人事檔案都采取與之相對(duì)應(yīng)的算法，通過(guò)收集各個(gè)崗位優(yōu)秀員工的各種信息，針對(duì)他們的優(yōu)點(diǎn)，給不同的崗位都建立一個(gè)優(yōu)秀的人才模型。為了避免職位信息不對(duì)稱(chēng)及面試官招聘的影響，可以利用職位的優(yōu)秀人才模型和應(yīng)聘者的匹配度來(lái)篩選和達(dá)成職位的精確匹配。運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)還可以通過(guò)對(duì)每個(gè)員工的人事檔案進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，幫助其找到最適合自己的崗位，提高國(guó)有企業(yè)人員的利用效率，在一定程度上減少員工不能勝任工作崗位的問(wèn)題。實(shí)施國(guó)有企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理后，可以篩選出剩余的人力資源，企業(yè)可以對(duì)這些資源進(jìn)行重新調(diào)配，可以使企業(yè)人事檔案的基本信息更加完備。針對(duì)來(lái)應(yīng)聘的人員，可以進(jìn)行有效的信息咨詢(xún)，更加高效地、有針對(duì)性地利用企業(yè)人力資源，在一定程度上切實(shí)提高人才選拔的效率，對(duì)人力資源的配置也有一定的裨益。

(三)加強(qiáng)人事檔案存儲(chǔ)的安全性，提升人事檔案管理的可信度

利用數(shù)字技術(shù)對(duì)企業(yè)人事檔案進(jìn)行管理，可以在一定程度上避免任意篡改檔案信息的現(xiàn)象。教育和年齡是當(dāng)今就業(yè)狀況的重要因素，有些人員在個(gè)人檔案中填寫(xiě)虛假信息，利用數(shù)字技術(shù)能夠在互聯(lián)網(wǎng)上共享信息，可以自動(dòng)識(shí)別人事檔案信息的真假，為人事檔案管理工作者服務(wù)。數(shù)字化人事管理相對(duì)于傳統(tǒng)的人事管理方法來(lái)說(shuō)更具準(zhǔn)確性和安全性，能夠及時(shí)方便地篩選出不實(shí)的信息。而傳統(tǒng)的人事檔案管理，紙質(zhì)檔案材料如果保存得不好，極易造成檔案受損害，保管紙質(zhì)檔案材料需要占據(jù)大量的空間，尋找檔案材料需要花費(fèi)很多的時(shí)間和人力，并且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。這種人事檔案管理方式不僅自身存在很大的缺陷，在一定程度上還阻礙了國(guó)有企業(yè)及下屬部門(mén)的發(fā)展。因此對(duì)人事檔案實(shí)行數(shù)字化，將檔案信息轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)識(shí)別的專(zhuān)用碼，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的方便查找和快捷利用，不僅可以快速查找到所需的檔案信息，而且還可以根據(jù)用戶(hù)的需要進(jìn)行管理；同時(shí)在搜索關(guān)鍵詞時(shí)，還可以將相關(guān)的所有信息內(nèi)容呈現(xiàn)出來(lái)，準(zhǔn)確全面，最大限度地提高人事檔案的利用效率。

三、國(guó)有企業(yè)實(shí)施人事檔案數(shù)字化管理的具體措施

實(shí)施國(guó)有企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理必定是任重而道遠(yuǎn)的，如何有效地實(shí)行人事檔案數(shù)字化管理，筆者提出以下兩方面的具體措施。

(一)組建良好的管理團(tuán)隊(duì)

一個(gè)好的管理團(tuán)隊(duì)會(huì)讓數(shù)字化管理事半功倍。首先，要做好團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)。為切實(shí)提高人事檔案管理隊(duì)伍的科學(xué)管理能力和專(zhuān)業(yè)化水平，應(yīng)明確從業(yè)人員的資質(zhì)，制定培訓(xùn)計(jì)劃，分層、分類(lèi)別開(kāi)展專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)和專(zhuān)業(yè)輪流制培訓(xùn)。另外，要加強(qiáng)梯隊(duì)建設(shè)，建立傳導(dǎo)機(jī)制。應(yīng)建立實(shí)時(shí)知識(shí)寶庫(kù)，補(bǔ)充管理內(nèi)容，編制國(guó)有企業(yè)專(zhuān)項(xiàng)人事檔案培訓(xùn)教材，精確提高人事檔案管理人員和相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和能力要求，建設(shè)一支高質(zhì)量的管理人員隊(duì)伍。這個(gè)管理團(tuán)隊(duì)要加強(qiáng)人員數(shù)字化知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和相關(guān)工作培訓(xùn)，使人員熟悉各項(xiàng)數(shù)字化操作和大數(shù)據(jù)的管控技術(shù)等。

(二)制定相關(guān)的制度規(guī)范

做好企業(yè)人事檔案管理工作是非常重要的，而數(shù)字化所涉及的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也具有一定的風(fēng)險(xiǎn)。國(guó)有企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理是國(guó)有企業(yè)信息安全構(gòu)建的重要構(gòu)成部分，是確保人事檔案安全的前提。人事檔案管理工作流程比較復(fù)雜，檔案材料內(nèi)容多樣。人事檔案利用得不好會(huì)導(dǎo)致相關(guān)工作的疏漏和隱患，不利于國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作未來(lái)的發(fā)展，使檔案信息的安全受到更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。另外，建設(shè)團(tuán)隊(duì)也要加強(qiáng)相關(guān)系統(tǒng)的防御措施，從源頭上避免外部入侵的可能性，確保人事檔案信息的安全。因此，要制定檔案信息保管、利用的相關(guān)規(guī)章制度，提出防止檔案信息泄露和流失的策略。企業(yè)內(nèi)各部門(mén)應(yīng)建立完善的網(wǎng)絡(luò)防御和安全體系，要求相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全人員嚴(yán)格執(zhí)行制度規(guī)定，定期檢查檔案信息安全情況，防止外來(lái)入侵。只有如此才能保證人事檔案信息始終處在一個(gè)安全的環(huán)境中，保證企業(yè)各部門(mén)工作的正常開(kāi)展以及企業(yè)的正常運(yùn)行。綜上所述，對(duì)國(guó)有企業(yè)人事檔案實(shí)行數(shù)字化管理對(duì)于企業(yè)人事檔案管理工作具有重要的意義，其重要性表現(xiàn)在可以簡(jiǎn)化人事管理工作程序，精準(zhǔn)的數(shù)字化管理可以更好地分配社會(huì)工作崗位，為我們的工作帶來(lái)便利；同時(shí)對(duì)國(guó)有企業(yè)引進(jìn)特需人才提供幫助，可以極大地推動(dòng)國(guó)有企業(yè)的整體發(fā)展，助力國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為企業(yè)未來(lái)人事管理工作的持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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作者：徐桂梅   單位：膠州市發(fā)展和改革局