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本文作者:賴梅芳作者單位:中國內部審計協會水利分會
優化內部控制環境
著手建立內控制度體系之前,應首先優化內部控制環境。正如COSO的內部控制概念中所說:內部控制環境是其他因素構建的基礎,基礎中都存在較大的缺陷,其他因素即使是構建得再完美,也只能起到事倍功半的效果。(1)完善法人治理結構。水利科技企業改制實現了產權多元化,建立了董事會、監事會和經理層三方權力制衡的基本格局。但要真正建立各負其責,協調運轉,有效制衡,失職問責的法人治理結構,仍需進一步落實一些具體措施。如:明確三方的職責權限;優化董事會成員結構,保證院(校)方代表和獨立董事在董事會成員中占有一定比例;強化監事會工作,建立監事會主席、專職監事和職工代表監事相結合的監督機制;規范經理層的運作機制,實行既激勵又約束的經理人聘用和考核制度等。(2)加強企業文化建設。內部控制制度是企業正常運營的行為標準,而企業文化則是統一員工思想和價值觀念的黏合劑。通過二者的有效結合,能夠從根本上解決企業經營中的不協調、不統一的問題。水利科技企業員工文化素質總體較高,為企業文化建設創造了良好條件,選拔和培養誠信、正直的企業經營者成為推動企業文化建設的關鍵。優秀的經營者利用其人格魅力和影響力,能培養一批對工作認真負責、勤奮、正直、忠誠的員工,創造一個管理完善,控制有效,公平競爭、和諧向上的企業環境。通過營造一種符合本企業特點的文化氛圍,把剛性控制升華為以人為本的軟控制,把被動的監控變為自覺的自我約束,利用價值評判來協調員工的行為,追求企業利益和員工利益的最大統一。(3)設置合理的組織機構。完善的組織結構是合理劃分權力與責任的前提,是保證企業整體協調和高效運作的關鍵。企業改制對原有結構進行了全方位的調整,水利科技企業需要根據現有規模和業務流程,按照相互牽制、相互協調的原則,重新設置組織結構。機構設置既要避免機構設置權力重疊,也要防止出現權力真空,使每項業務處理的各個環節都有相應的機構負責。
建立內控制度體系
(1)體系框架。根據水了科技企業業務特征,內部控制制度體系的結構可由業務、流程、授權和監控4個方面組成。①業務。所謂業務,是指水利科技企業為實現戰略發展目標而開展的基本活動。生產型水利科技企業的業務一般包括研究開發、生產制造、市場營銷、售后服務等;服務型水利科技企業的業務一般由科技開發、技術服務、咨詢服務等組成。不同企業或者同一企業的不同經營者在業務確定上可能有不同選擇,但是都必須充分考慮企業戰略和經營目標的要求,并兼顧未來一段時間企業業務的發展。②流程。所謂流程,是指為完成各類業務所需要的工作步驟或工作環節。例如為完成生產制造需要材料采購、原材料采購、加工生產、成品入庫存儲、成品包裝發運等流程;其中材料采購又可分為材料購買、運輸、質檢、入庫、保管、出庫等流程。企業可以根據業務內容的復雜程度和管理的粗細,將流程分成不同級次進行細化。③授權。所謂授權,是指明確執行每個流程任務的部門或成員。改制后的水利科技企業一般分為決策層、高層、中層、基層和現場五個層級,每個層級由若干部門組成、每個部門有若干成員。授權就是根據企業的管理層級和管理跨度,對流程確定的工作任務在各層級的部門及成員之間進行職責分工。④監控。所謂監控,是指對各層級及其成員依照授權對流程或業務的完成情況進行測試和評價,并根據測試和評價結果,對出現的偏差進行修正。概括地說,就是為實現企業戰略目標,首先確定基本業務活動,再將各項業務分解為具體流程,即構成企業任務集合;通過授權將任務集合與組織機構相關聯;最后利用監控對企業各項任務執行和完成情況進行經常性監測,并根據偏差對業務、流程及授權方面進行及時修正,有效保證企業運行與企業目標的一致性。
(2)風險管理。通過風險管理建立以風險為導向的企業內部控制制度。對業務、流程、授權、監控4個方面進行全面系統地風險分析和風險評估,找出企業管理的薄弱環節,并對失控造成的損失進行分析和預測,進一步確定存在風險的類型和級別。比較風險損失與控制成本及企業對風險的承受度,確定控制活動的重點領域及關鍵環節。以關鍵控制點為內控制度制定的重點,結合企業的業務特點,設計企業內控制度整體框架。一般而言,核心人才資源管理、科技和技術創新、成本控制、會計控制等是水利科技企業內控制度管理的重要方面。
(3)控制活動。根據制度框架和風險管理的要求,采取制定內部控制的標準、制度、政策等相應的措施和行動,有效執行關鍵控制點。在對現有制度進行整合和優化的基礎上,結合企業實際,制定和完善內部控制活動的業務標準和企業規章。根據企業在科技開發、生產經營活動中的重要業務流程或業務周期所需要的基本控制標準和要求,將內部控制實施工作的進一步具體化,保障內控制度有效執行。
(4)體系評價。企業內部控制屬于動態控制,需要根據內外部情況的變化,及時進行調整和修正,內部審計在這方面起到了非常重要的作用。獨立有效的內部審計機構和高素質的內部審計人員,既是內部控制系統中重要的一個分支系統,又是實現內部控制目標的重要手段,能為改進內部控制提供建設性的意見。水利科技企業應高度重視內部審計工作,建立健全內部審計制度,有效發揮內部審計的職能作用。通過內部審計對內控體系開展經常性的測試和評價,及時發現其制定和執行中出現的偏差,并根據對偏差的風險評估,進行適當的修復和調整,始終保持內部控制體系與企業發展變化的動態平衡。