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醫療機構審計信息化

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醫療機構審計信息化

本文作者:王立姝夏魯婧作者單位:北華大學附屬醫院衛生部機關服務中心

一、醫療單位審計信息化的應用

交易電子化、自動化是當今經濟業務運轉的發展趨勢和潮流。醫療單位內部審計要進一步發揮監督、評價和服務職能,就必須緊隨審計環境的變化,建立適應信息化要求的審計管理信息系統。在信息化審計中,審計分析十分重要,能夠從海量的經濟活動信息中,依據審計工作的目標,以真實性、合法性和效益性為導向,通過查詢、多維分析、數據挖掘等技術手段,做出科學的審計判斷,如通過運用財務軟件對報表進行比率分析、對比分析、變動分析、趨勢分析,反映醫療單位的財務狀況。審計預警是實現“預算跟蹤+聯網核查”審計模式的特色功能,其自動檢查和結果的主動推送模式實現了信息技術的自動審計,能夠將審計工作從原有的被動、涉及范圍有限、審計資源有限的不利局面中解放出來,通過審計預警的構建和積累,無限制地實現審計監督對經濟活動中各種宏觀、微觀情況的深入監測,將審計工作引入一個主動、可控的工作狀態,同時通過對審計預警構件和應用的分工組織,能夠提供高效而精準的審計業務實施和管理模式。如通過建立審計預警系統,查找醫療單位管理中存在的問題和疑點,評價醫療單位的管理和風險程度,注重把查處問題與促進改革、完善制度結合起來,從標本兼治的角度有針對性地提出審計建議,為醫療單位領導科學決策提供依據。

借助計算機網絡技術、應用軟件技術,一是可構建能夠對醫療單位財務及業務系統進行過程監管、全面監管、及時預警、輔助決策功能的信息平臺。通過對所有被審計對象的逐步全面監控,實現自動的業務信息采集、預警評價指標定義和智能化執行、業務評價模型定義和智能化執行等功能。二是可構建新型監管平臺,資金流向哪里,監督緊跟到哪里,業務開展到哪里,審計跟蹤到哪里;資金使用到哪里,績效評估開展到哪里的新型監管平臺。三是可實現“風險預警+聯網核查”審計模式。

對于醫療單位來說,通過審計信息化系統的建設,可以實現審計模式的四個轉變:由單一的事后審計轉變為事后與事中審計相結合;由單一的靜態審計轉變為靜態與動態審計相結合;由單一的現場審計轉變為現場與遠程審計相結合;由單一賬套審計轉變為多數據綜合分析審計相結合。

二、審計信息化中應當注意的幾個問題

目前,很多醫療單位信息系統是利用電子計算機和通訊設備為醫院所屬部門提供病人診療信息和行政管理信息,具備信息收集、存儲、處理、提取和數據交換功能。審計人員在信息系統下開展審計工作應當注意以下幾個問題:

1.注意內部審計線索。審計線索對審計工作來說是極為重要的,在信息化環境下,大量資料都轉入磁盤、光盤等介質,以特定方式進行編輯處理,并形成各種數據文件。審計人員只能通過事先設計的特定程序進行數據交換后,才能了解所需的內容。同時,這些審計線索還具有被無痕刪改、不能永久保存等缺點。如果系統設計時考慮不周,可能到審計時才發現只留下業務處理的結果而無法追索其來源,從而影響審計工作的正常進行。審計人員在實際工作中,要根據醫療單位的實際情況對供應商在設計和開發信息系統過程中提出具體的審計要求。如:要求信息系統的各種數據文件都應留下審計線索,除應保證各數據文件的打印輸出外,還應將各數據文件以審計的形式進行存儲保留;在信息的設計和開發過程中提出數據可轉換、可審計的要求;要求供應商提供數據庫的結構及文字段說明,并能隨軟件升級而升級。通過信息系統實時并連續抽取證據,找尋審計線索,根據需要編寫出各種測試審查程序,用于審計工作。

2.審計范圍和審計風險。在信息化環境下,醫療單位信息系統已經成為一個開放的系統,業務活動不僅涉及到會計部門,而且涉及到臨床醫療部門;同時,醫療單位改變了過去那種單一的、獨立的業務處理模式,業務數據、財務數據、業務處理、財務處理集成在一起。因此,在醫療單位管理信息系統和臨床信息系統中進行審計時,既增加了審計的難度和風險,也擴大了審計范圍。由于集成化系統中原始憑證大量減少,數據間對應關系變得模糊、業務處理和財務處理高度集中,使得系統中存儲數據與輸出數據可能不一致。如果信息系統本身設置的內部控制系統存有缺陷,而審計人員沒有察覺,就會增加審計的風險。所以審計人員在實施審計時,應當根據實際情況確定審計范圍,最大限度地避免審計風險。

3.內部控制測評體系。醫療單位引入信息系統后,原有手工處理環境下的內部控制措施有的因失去作用而被取消,有的被程序化后通過信息軟件程序的執行而繼續發揮作用,同時還會針對醫療單位信息系統的特點增加一些新的內部控制措施。由此導致原有手工環境下對內部控制的了解、測試和評價不能適應信息系統環境,需要改進或重新設置內部控制測評體系。在完善內部控制測評體系時,必須將信息系統中內部控制的有效性、安全性、合理性作為重點內容,從中找出內部控制的薄弱環節和風險點。

4.幾個關鍵環節。一是對原始憑證錄入的準確性、完整性進行核實。信息系統是完全根據錄入的原始憑證自動運行的,如藥品入庫與出庫,只要根據原始憑證錄入相關數據,計算機都會自動進行賬務處理,自動生成記賬憑證傳到財務部門。財會人員可以通過操作計算機進行自動審核、記賬,也可進行人工審核。因此這就要求原始數據務必準確、完整。在實施審計時,除了檢查由于工作失誤所造成的原始數據不準確,還要檢查是否存在由于舞弊所造成的原始數據不真實,從而從源頭上控制錯誤和舞弊的發生。二是核對非直接生成的報表。信息環境下并不能滿足各級管理層對報表的要求,有些上級部門、管理人員和患者要求的臨時報表需由財務人員進行加工處理。對此審計人員必須對轉換公式、過程、結果進行核對,查看是否做到賬表相符、表表相符,并從中發現問題。三是利用信息系統提供的線索進行審計。一般來說,一個完整的信息系統都會適應現代審計的要求,具備充分的保留和提供審計線索的功能。如在初始錄入憑證時有一條記錄記載,在改動、刪除時,并不是在原記錄上變動,而是另有記錄反映。通過檢查同一筆業務有哪些改動,在什么時間改動,誰操作的,改動的內容是什么等,分析出其改動或刪除是否屬于正常情況,從而確定審計的切入點。四是手工審計技術和計算機輔助審計技術相結合。信息環境下,由于審計對象的信息化,審計人員必須借助計算機輔助審計,將精力投到需要進行邏輯思維和定性分析的問題上,可以憑借計算機輔助審計的優勢進一步擴大審計范圍,充分發揮審計的作用。但也可以對手工填制的原始單據、簡單業務的處理、非程序控制制度和措施采用手工審計的有效方法。對某些特定業務的處理過程、重要數據、復雜的處理進程及程序化的控制措施,則應充分利用計算機輔助審計技術進行審計。

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