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摘要：在信息技術(shù)時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變。計(jì)算機(jī)技術(shù)中的存儲(chǔ)、查詢和監(jiān)視技術(shù)的應(yīng)用為系統(tǒng)化管理電子檔案提供了技術(shù)支持，為檔案管理帶來(lái)了極大的便利。計(jì)算機(jī)技術(shù)用于電子檔案管理也對(duì)檔案管理理念和管理能力提出了更高的要求，檔案管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念，提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，滿足電子檔案管理工作要求。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；電子檔案；效率

檔案是各類企業(yè)、機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織團(tuán)體的重要信息資源，能夠?yàn)槠髽I(yè)、機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織團(tuán)體開(kāi)展管理工作提供真實(shí)的參考依據(jù)。傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)檔案，其管理程度復(fù)雜，管理難度大。而且紙質(zhì)檔案容易發(fā)生損毀和丟失，給檔案所有人帶來(lái)不必要損失。計(jì)算機(jī)技術(shù)及電子檔案的出現(xiàn)為檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利，大大減輕了工作難度，提高工作人人員的工作效率。在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于電子檔案管理是時(shí)展的必然要求。

1計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的作用

1.1便于系統(tǒng)化管理電子檔案。

檔案的種類繁多，數(shù)量巨大，手工管理紙質(zhì)檔案的效率極其低下。員工往往為尋找一份檔案而花費(fèi)大量時(shí)間，檔案還容易因保管不善而損毀、丟失。而將計(jì)算機(jī)技術(shù)用于電子檔案管理可以極大的簡(jiǎn)化檔案管理工作[1]。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立信息管理系統(tǒng)，將電子檔案放入管理系統(tǒng)平臺(tái)分類管理。工作人員還可為電子檔案設(shè)置權(quán)限，僅讓特定對(duì)象獲取電子檔案。計(jì)算機(jī)技術(shù)還能讓檔案以視頻、圖像、文字等多種不同方式呈現(xiàn)，或綜合多種方式呈現(xiàn)檔案。信息管理系統(tǒng)還提供了強(qiáng)大的檢索功能、自動(dòng)入庫(kù)排架功能，提升檔案管理效率。

1.2為檔案管理提供技術(shù)支持。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用也越來(lái)越深。尤其隨著計(jì)算機(jī)處理技術(shù)和存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，它不僅方便了檔案存儲(chǔ)、檢索、分類等更仍，分布式計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)也為集成化管理電子檔案提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持，極大地提升了電子檔案管理系統(tǒng)的集成服務(wù)性能。計(jì)算機(jī)外延設(shè)備技術(shù)的出現(xiàn)，也為傳統(tǒng)檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)變提供了技術(shù)支撐。最后，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用有效地融合了檔案管理和現(xiàn)代管理，為機(jī)關(guān)單位、企業(yè)以及其它社會(huì)團(tuán)體組織向現(xiàn)代換管理轉(zhuǎn)變提供了重要的基礎(chǔ)支持。

2計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的具體應(yīng)用

檔案管理工作的重點(diǎn)在于存儲(chǔ)、檢索使用以及維護(hù)三個(gè)主要內(nèi)容，結(jié)合檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用主要表現(xiàn)為以下幾種計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用

2.1存儲(chǔ)技術(shù)。

傳統(tǒng)手工檔案均采用具體紙質(zhì)文件或其它材質(zhì)文件的形式存儲(chǔ)在檔案管室內(nèi)，隨著時(shí)間的積累，檔案數(shù)量也越來(lái)越多，各種紙質(zhì)或其它實(shí)物檔案將占用的空間也越來(lái)越多，檔案管理工作難度也越來(lái)越大。而計(jì)算機(jī)技術(shù)具有強(qiáng)大的存儲(chǔ)功能，電子檔案的內(nèi)存也相對(duì)較小。利用電子檔案將相關(guān)資料錄入系統(tǒng)文件內(nèi)，在存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，檔案資料占用的存儲(chǔ)空間也更小，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)功能可為檔案管理提供更為“廣闊”的存儲(chǔ)空間。

2.2查詢技術(shù)。

在發(fā)展過(guò)程中，通常需要對(duì)以往多個(gè)不同年份的、不同類型的檔案資料進(jìn)行對(duì)比分析，用于制定未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略。如果檔案為紙質(zhì)文件，查找工作量極大，使用時(shí)也極為不便。而計(jì)算機(jī)的查詢技術(shù)可極大的簡(jiǎn)化查找工作[2]。管理人員只需輸入電子檔案的關(guān)鍵詞匯，即可從計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)調(diào)取所需的數(shù)據(jù)資料。這種做法減少了人力，也減少了查詢時(shí)間，大大地提高工作效率。

2.3監(jiān)測(cè)技術(shù)。

傳統(tǒng)檔案管理方式存在丟失的風(fēng)險(xiǎn)，給檔案所有者帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。而電子檔案可降低檔案丟失幾率，減少檔案丟失帶來(lái)的損失。首先，計(jì)算機(jī)可提供監(jiān)視功能，監(jiān)控是否無(wú)權(quán)限人員調(diào)用、復(fù)制重要檔案。一旦重要檔案出現(xiàn)非法操作，系統(tǒng)將自動(dòng)報(bào)警，及時(shí)告知管理人員。同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)可對(duì)電子檔案進(jìn)行加密管理，非特定人員不具備獲取或?yàn)g覽檔案資料權(quán)限，以免重要檔案資料被他人非法獲取。及時(shí)被他人獲取后，也無(wú)法瀏覽檔案內(nèi)容。

3計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

3.1存在的問(wèn)題。

雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)為電子檔案管理帶來(lái)了極大的便利，檔案管理工作也逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理。但是，在實(shí)際應(yīng)用中仍存在不少問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。一是計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用深度不足。許多檔案管均建立了信息化管理系統(tǒng)，但是檔案管理工作仍以手工管理為核心，只將計(jì)算機(jī)技術(shù)作為檔案管理的輔助手段。檔案管理對(duì)象依舊以紙質(zhì)檔案資料為主，而非以多媒體電子檔案數(shù)據(jù)管理為主[3]。以手工管理為核心的檔案管理無(wú)法充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。相反，計(jì)算機(jī)技術(shù)也對(duì)檔案管理工作帶來(lái)障礙，導(dǎo)致管理人員做重復(fù)性工作，降低檔案管理工作的效率。二是檔案管理人員的能力不符合計(jì)算機(jī)技術(shù)下電子檔案管理工作。傳統(tǒng)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變也對(duì)管理人員提出了更高的要求，管理人員應(yīng)適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下的管理思維和管理能力，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作方式、現(xiàn)代化檔案管理思維、電子檔案安全管理意識(shí)等。而檔案管理人員受手工檔案管理思想影響極深，且計(jì)算機(jī)知識(shí)儲(chǔ)備不足，學(xué)習(xí)新技術(shù)的能力也相對(duì)較弱，以致于計(jì)算技術(shù)無(wú)法深入應(yīng)用于電子檔案管理。

3.2深入應(yīng)用計(jì)算技術(shù)在電子檔案管理中的對(duì)策。

針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的問(wèn)題，應(yīng)首先轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識(shí)，重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。同時(shí)加強(qiáng)技術(shù)和設(shè)備投入，提升計(jì)算機(jī)設(shè)備軟件和硬件水平，引入現(xiàn)代化管理模式，全方面提升計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用。優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理模式，制定使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理制度，使管理制度更適合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，保障電子檔案管理工作有序進(jìn)行[4]。其次，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，改變檔案管理人員對(duì)新技術(shù)的認(rèn)知，同時(shí)提升檔案管理人員操作計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，解決技術(shù)瓶頸。如聘請(qǐng)專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高日常維護(hù)和管理電子檔案系統(tǒng)的能力。

結(jié)束語(yǔ)

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理是信息時(shí)展的必然趨勢(shì)，檔案管理人員需要順應(yīng)時(shí)展潮流，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，自上而下地推動(dòng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子檔案管理中應(yīng)用。同時(shí)，深入分析計(jì)算機(jī)技術(shù)用于電子檔案管理的相關(guān)要求，為計(jì)算機(jī)技術(shù)管理電子檔案營(yíng)造良好的“環(huán)境”，提升現(xiàn)代化管理電子檔案的水平。

參考文獻(xiàn)

[1]李剛仲.計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析[J].中國(guó)醫(yī)藥指南,2012,30:686-687.

[2]盧晶.關(guān)于計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于電子檔案管理的分析思考[J].無(wú)線互聯(lián)科技,2013,8:180+183.

[3]王晶晶.論計(jì)算機(jī)通信技術(shù)在人事檔案管理工作中的運(yùn)用[J].信息通信,2015,9:309-310.

[4]蘇延霞.計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用探討[J].信息系統(tǒng)工程,2010,7:47，58.

作者：李照華 單位：伊春林業(yè)管理局林業(yè)干部學(xué)校