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1檔案管理信息化內(nèi)涵、特點(diǎn)及必要性

1．1檔案管理信息化內(nèi)涵

檔案管理信息化的內(nèi)涵就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。信息化充分體現(xiàn)在檔案管理工作中利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對(duì)檔案資源進(jìn)行處理、管理、開(kāi)發(fā)等，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，達(dá)到為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)的功能目的。

1．2檔案管理信息化的特點(diǎn)

檔案管理信息化具有如下的幾個(gè)特點(diǎn)：①具有檔案信息存儲(chǔ)、查取等自動(dòng)化功能。②檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享。③檔案信息化管理具有智能化特點(diǎn)。④檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)社會(huì)化服務(wù)。

1．3檔案管理信息化必要性

隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，知識(shí)爆炸式發(fā)展，高新技術(shù)的突飛猛進(jìn)等對(duì)檔案管理也提出了越來(lái)越高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是以手工為主，分類(lèi)編目、檢索等工作都依靠手工完成，效率很低，當(dāng)前檔案信息量的急劇增加，種類(lèi)繁多，紙質(zhì)的經(jīng)過(guò)查閱容易變爛、需要保存完善，需要大量的材料來(lái)裝載信息，不符合當(dāng)前低碳經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，因此傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的要求。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等不斷發(fā)展，檔案管理出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、電子化、動(dòng)態(tài)化、數(shù)字化等信息化模式是必然發(fā)展趨勢(shì)。現(xiàn)代的信息技術(shù)，比如大容量的硬盤(pán)能夠存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)信息，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸。

2當(dāng)前檔案信息化管理存在的問(wèn)題

2．1檔案管理人員素質(zhì)有待提高

從當(dāng)前狀況來(lái)看，各單位的檔案管理人員整體素質(zhì)不高，由于傳統(tǒng)的檔案管理方式、方法適應(yīng)不了現(xiàn)代的要求，先前的檔案管理人員采用現(xiàn)代檔案管理模式，但是其信息化管理專(zhuān)業(yè)性、學(xué)歷層次、理論水平等參差不齊。新聘請(qǐng)的檔案管理人員大部分由于缺乏信息化管理經(jīng)驗(yàn)，管理觀(guān)念意識(shí)不強(qiáng)。各單位比較普遍的狀況是既懂檔案管理專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)的復(fù)合型人才甚少，能夠?qū)n案管理軟件進(jìn)行維護(hù)，開(kāi)發(fā)檔案管理軟件的人才奇缺，基本上處于操作層面，對(duì)檔案管理信息化發(fā)展形成人力資源障礙。

2．2檔案管理數(shù)據(jù)安全問(wèn)題

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)帶來(lái)方便的同時(shí)，也給信息泄入帶來(lái)隱患。檔案管理信息化不可避免的要受到安全方面的威脅，如何來(lái)維護(hù)檔案管理信息化的網(wǎng)絡(luò)安全將是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，也是檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的一道障礙。

2．3檔案管理信息化模式不夠規(guī)范

當(dāng)前，存在各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，檔案分類(lèi)，編號(hào)等方面沒(méi)有統(tǒng)一有效的標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，難以全面展開(kāi)實(shí)施。由于檔案管理在標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范方面存在不統(tǒng)一，某種程度上導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)格式及系統(tǒng)的異構(gòu)。再者，我國(guó)檔案管理信息化軟件方面的通用性等存在嚴(yán)重不足，信息技術(shù)的設(shè)備比如掃描儀型號(hào)不～，檔次參差不齊，硬件環(huán)境也缺乏統(tǒng)一規(guī)范，這些都影響到檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

2．4檔案信息化管理的數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題

由于檔案信息化管理將紙質(zhì)的文件電子數(shù)據(jù)化后，電子文件具有信息的非紙質(zhì)性、信息與載體的可分離性、信息載的脆弱和不穩(wěn)定性、信息存儲(chǔ)的高密度性、信息的易更改和易丟失性等特征，從而出現(xiàn)了數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題，而且當(dāng)前維護(hù)電子文件的真實(shí)性的途徑及方法還不能夠達(dá)到確保電子數(shù)據(jù)文件真實(shí)性的目的。

3改善當(dāng)前檔案管理存在問(wèn)題的措施

3．1培養(yǎng)及引進(jìn)檔案信息化管理高素質(zhì)人員

針對(duì)當(dāng)前檔案信息化管理人員素質(zhì)不高的現(xiàn)況，需要加強(qiáng)人員的檔案管理信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，適當(dāng)引進(jìn)高素質(zhì)人才，打造一支適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求的專(zhuān)家型隊(duì)伍，向既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)又懂得計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人才的目標(biāo)邁進(jìn)。

3．2加強(qiáng)檔案信息化管理人員的安全意識(shí)

檔案信息的重要性不言而喻，為了預(yù)防信息泄入，檔案管理人員必須要加強(qiáng)安全意識(shí)。認(rèn)真務(wù)實(shí)的對(duì)檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級(jí)程度和開(kāi)放范圍，嚴(yán)格管理。適時(shí)的對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒，安裝防火墻，升級(jí)殺毒軟件，升級(jí)相關(guān)硬件設(shè)施，嚴(yán)格按照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，要嚴(yán)格執(zhí)行“三網(wǎng)”隔離，采取可靠的防范技術(shù)和措施，確保檔案部門(mén)網(wǎng)絡(luò)的信息安全，對(duì)面向公眾的上網(wǎng)信息進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保都是可以公開(kāi)的信息。

3．3統(tǒng)一及制定檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)，必須要依托國(guó)家行政的力量，打破各個(gè)單位各自為政的局面，統(tǒng)一國(guó)家政策法規(guī)和各種業(yè)務(wù)規(guī)范。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設(shè)過(guò)程的始終。檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類(lèi)、編號(hào)設(shè)置以及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

3．4加強(qiáng)電子檔案歸檔管理

加強(qiáng)電子檔案的歸檔管理目的就是為了確保檔案信息化電子文件的真實(shí)性，檔案部門(mén)要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。