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摘要:科研檔案管理是指管理科學技術檔案實體和開發利用信息的一項專門工作，科研檔案管理工作模式的選擇與定位是相關工作者一直研究的問題。簡介科研檔案管理體系的內涵以及信息時代的基本特征，分析傳統科研檔案管理模式在五個方面的不足，討論信息時代的科研檔案管理模式創新路徑并提出建議。

關鍵詞:科研檔案管理;信息時代;創新

一、引言

當今人類已進入信息時代，信息成為推動人類社會發展的重要資源之一。信息科技有三大核心能力———處理、存儲及傳遞信息，所有信息技術革新都是圍繞它展開的［1］。今天，互聯網技術的發展極大地提升了這三種能力，來自世界各地的大量信息在網絡間穿梭，隨時隨地響應人們的要求，提供各類信息，網絡成為人們獲取各類數據的主要途徑。互聯網實現了人與人連接，而物聯網技術實現了物與物連接;同時，“云計算”和“大數據”技術又顯著提升信息存儲量級與處理水平等級，移動互聯演變成人們的工作或生活必需品。在信息時代，人類對信息的收集與傳輸能力得到空前提高［2］，主要表現在:一是快速發展的網絡技術改變了信息或數據的存儲形式，使之突破空間條件和存儲容量的限制，海量信息存儲正在逐步實現;二是依托網絡信息技術的新信息傳播速度非常快，最新的資訊從到網絡用戶接收不過短短幾分鐘，這一速度在過去依靠印刷出版傳播信息的時代是無法想象的。由此，越來越多的紙媒用戶轉向微信公眾號、微博等自媒體平臺，后者大大縮短了信息從上傳到審核再到用戶接收的傳播過程。

二、高校科研檔案管理體系的內涵界定

科研檔案是科研工作者在研究與開發機構、高等學校、企業中，在一定的周期內運用嚴密的科學方法，從事有目的、有計劃、有系統的認知客觀世界，探索客觀真理的活動過程中形成的有查考利用價值，應當歸檔保存的數據、圖紙、圖表等科技文件材料。進一步說，高校科研檔案活動就是追蹤科研過程，即“立項論證→研究實施→過程管理→結題驗收→成果管理→成果轉化”，記錄并保存各種形式的信息，包括文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等。高校科研檔案管理工作就是通過一定的模式將科技檔案進行收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統計的整個過程，它是一個包括思想意識、法規制度、標準規范、組織體系、管理模式、人才隊伍、經費投入等各個層面在內的復雜有機系統。

(一)檔案收集

《科學技術研究檔案管理暫行規定》是科研檔案收集所依據的基本規定，由國家科委和國家檔案局聯合。該規定明確了檔案管理工作人員獲取科研檔案資料的方式，可接收收繳、征集征購，還可購買，以及資料來源范圍，包含學校科研機構、部門或個人。簡而言之，科研檔案收集是工作主體———科技檔案工作人員嚴格按照規定，將分散于學校各組織和個體的實體檔案資料或電子檔案信息，包含從事科學研究、技術生產、發明創造、實用新型創新的一系列具體科技文件材料、科研數據、科研成果等，接收到學校科技處檔案部門的一個過程［3］。

(二)檔案鑒定

科研檔案的鑒定工作有兩類:一是科研檔案的價值鑒定工作，包括確定有價值的科研檔案的保管期限并保存，以及嚴格按程序銷毀無價值的或超期保管的科研檔案。二是科研檔案的質量鑒別與核查，主要通過三種途徑———修正檔案中不準確的部分、補充檔案中不完整的部分和再次確定檔案的保管期限，來保證質量。

(三)檔案整理

科研檔案整理是一個系統化科研檔案資料的過程，即通過整合、編目排號并上架，使收集到的檔案資料排列具有系統性和有序性。它分科研文件材料和科研檔案管理兩個工作階段，前者是對科技文件材料進行鑒別和組織科技檔案案卷、編目的整理工作，后者是對科研檔案進行整理，具體包括分類、排列、編號。

(四)檔案保管

科研檔案保管工作的目的是為了延伸檔案的使用壽命，必須堅持集中統一管理的原則。在檔案保管過程中，必須采用合理方法和措施，在確保其完整性、系統性和準確性之外，還必須采用相應的制度、設施設備、技術手段與方法等，來保證實體或電子信息資料的絕對安全性。在傳統的紙質保管過程中，為了確保檔案實體的安全，必須做到防火防盜、防潮防塵、防高溫防光、防蟲防鼠、防磁防有害氣體等，由此常常在檔案庫房安裝溫度濕度控制設備，配備防磁柜、滅火系統、防盜系統等，以及雇傭人力開展日常除塵、定期投放防蟲防鼠藥物等工作;為了確保電子檔案信息的安全，必須嚴格按照國家數字化信息安全標準開發檔案管理信息平臺，嚴格審查檔案信息的數字化入網，尤其是涉及國家、社會公眾和個人利益或敏感的信息。

(五)檔案檢索

科研檔案檢索工作的基礎是建立檔案數據庫，即將利用各類途徑收集和積累的檔案信息，按相關標準程序完成檔案的著錄或標引，形成有規定順序的檔案數據庫，以系統存放和妥善管理相關信息資料。在此基礎上，為滿足人們檢索不同檔案的要求，必須開發對應的檢索系統。根據加工及處理信息手段的不同，高校科研管理部門的檔案檢索系統通常有手工檢索與機械檢索之分。前者是利用人工查找目錄或索引，優點是操作簡便且成本低，缺點是隨著檔案信息的增加，用于查找的目錄或索引卡片及書本量增大，需要更長時間來實現檢索。后者是利用電子信息技術查找檔案線索，因線索存放在磁帶、磁盤、磁鼓、膠片或電子計算機等可讀取的介質上，使檔案信息容量更海量，檢索更快捷。但著錄和標引依然是電子化檔案線索的主要組成部分。我國陸續推出了《檔案著錄規則》《中國檔案分類法》《中國檔案主題詞表》等重要標準和規則，規范著錄和索引的編制，以標準化檔案檢索工作，擴大檢索范圍和提升效率。

(六)檔案統計

常見的科研檔案統計工作是利用統計學原理及方法，對科研檔案和科研檔案工作的數量進行匯總、整理及對比分析，以反映科研檔案和科研檔案工作的狀況。

(七)檔案編研

與統計整理過的科技信息相比，科研檔案信息是一手材料，具有原始性、真實性和分散性，很難直接作為科技、生產活動的依據，必須進行編輯研究。對科研檔案信息的編輯研究是一個信息再度加工的過程，在特定條件下的編研成果還可進一步開發利用。具體而言，科研檔案編研工作就是從實際需要出發，按照特設題目或研究目的，對科研檔案信息開展再分析研究，再擇選、編纂、編輯加工等，以取得特定條件下的成果［3］。

(八)檔案利用

科研檔案的利用工作是指學校科研檔案工作人員按照管理程序，采用合規合法的方式方法，為利用者提供科研檔案信息資源的過程。在該過程中，科研檔案管理人員首先要核實利用者即用戶的身份，以確定能提供給用戶何種密級的科研檔案信息。但是，為保持科研檔案的整體性，常有不同密級的科技文件材料被存放在同一個科研檔案案卷里。當用戶所需的科研檔案信息存放在一個有多層密級的案卷里，科研檔案工作者必須遵循有選擇的利用原則，只提供符合用戶身份的信息材料。更重要的是，科研檔案工作者在任何時候都要堅持國家科學技術安全第一的信念，嚴守《科學技術保密條例》和其他保密規定，面對任何利用者都無權違反，堅持“區別對待”與“促進科技信息交流”并舉。涉及國家政治經濟、技術研發、軍事發展等國情國力記錄，以及各類普查資料和統計分析報告，尤其是涉及國家重大科技機密，如國家安全、國家戰略決策和布局、尖端技術、公關項目等，都要上報相關主管部門，獲批后才能開發與利用［4］。

三、傳統科研檔案管理模式的不足

(一)管理對象存在缺陷

科技文件是產生于科技、生產業務活動中的信息記錄，其中有保存價值的部分最終轉化為科研檔案，科技文件的質量決定了科研檔案的質量。首先，傳統的科研檔案管理是以紙質文檔或材料為主要介質，記錄與保存有關個人、團體和組織的科研工作痕跡和研究成果。紙質檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統計全部由人工手動完成。其次，傳統檔案內容記錄形式單一，主要是紙質材料，僅有少數影像資料，使得檔案內容的全面性和真實性不足，檔案工作不夠完整。最后，傳統檔案管理工作的職責劃分不夠明確，難以調動管理人員的積極性和主動性，會出現不能及時完成收集、移交、歸檔等現象，工作效率有待提高。

(二)管理工作重點欠缺

傳統科研檔案管理工作的重點在檔案的收集、整理和保管，欠缺主觀性的利用。檔案管理部門的工作局限于收集資料，而在提供檔案服務的水平上更是欠缺。大多數科研檔案的保密性較高，科技管理部門在收集科研檔案后就將其束之高閣，很多檔案面臨著無人翻閱的狀況。傳統的“重保管，輕利用”觀念制約著科研檔案價值的發揮。傳統的人、財、物、力模式下對于科研檔案的管理已經不能適應信息時展的要求。

(三)管理制度不完善

高等院校科研檔案管理有一個共同問題是盲目性與隨意性較大，突出表現在:一是收集或歸檔材料不及時，少歸、錯歸或漏歸發生頻次多，有時還會出現無驗收或鑒定成果的課題材料歸檔，致使很多有價值的檔案材料流失。這直接影響科研檔案的利用率，是一種嚴重浪費科研成果資源的行為。二是存在人為破壞情況，比如借閱人未能盡快歸還或者遺失檔案材料，造成檔案內容缺失，降低檔案工作的價值和功能。傳統的管理模式已經不能適應檔案開發利用的發展，也不能使檔案的信息資源有助整個社會的發展。

(四)管理模式分散

各個高校科技管理部門形成有自己獨特的科研檔案管理模式。不同高校的科研檔案分散于獨立的部門和相關項目負責人手中，管理較分散。很多高校都認同科研檔案分散管理有利于科技工作開展，使得科技文件的存檔、借閱等程序復雜，這主要源于對科研檔案管理缺乏重視。顯然，這樣的科研檔案工作現狀已不能很好地滿足現代科技項目的研發需要［5］。

(五)科研檔案的運用方式落后

通常來說，科研檔案的傳統應用方式包括三種:一是檔案原件的利用，二是檔案復印件的提供利用;三是編研成果的利用服務。我國高校科研檔案的利用目前主要采取前兩種方式。對編研成果的利用原則上應為最重要的部分，但實際對編研成果的利用則少之又少，而且檔案利用的層次不夠深。我國現有的檔案信息資源大多是原始信息和經加工分析后形成的二次信息，較少的二次信息經過加工成為三次信息。在大數據時代，原生性的信息已滿足不了用戶多樣化、個性化、靈活化的利用需求，需要大量加工分析后形成的二次、三次信息。

四、信息時代科研檔案管理模式創新路徑

(一)理論創新

目前，科研檔案管理的主要對象已從傳統紙質檔案轉變為電子檔案。互聯網時代的檔案材料還有兩大發展趨勢:一是“大”檔案，即所有具有保存價值的文件、數據、視頻、實物都可歸檔，并可利用信息系統和物聯網技術，將其轉化成電子信息檔案，形成在范圍和數量上都遠超傳統模式的“大”檔案;二是“大”服務，即互聯網時代的檔案服務將圍繞企業或個體的個性化需求，提供智慧型的網絡化高效服務，以實現社會化、多樣化、開放性、先進性等發展戰略目標。在科研檔案管理的八大環節中應樹立互聯網理念，唯有以互聯網理念為導向，才能在各個環節擁有互聯網思維，實現具體管理工作的優化與創新。

(二)方法創新

在探索科研檔案管理方法創新的過程中，發現傳統管理方式的效率低下且浪費資源，耗費大量人財物力，卻僅能實現檔案管理的基礎需求［6］。由此，要改變管理現狀，必須先確立檔案管理的發展目標，從有利于實際發展的角度，優化檔案管理的方式方法，積極創新，達到提升管理效率和減少資源浪費的目的。在這一變革過程中，還要善于應用現代信息技術，進行科研檔案管理方法創新。代表自動化、高效、科學的計算機和網絡技術發展理念恰好契合科研檔案管理的未來目標，使得借助信息技術研發科研檔案的管理系統及促進相應的管理方法創新成為一種趨勢。相應地，必須培養具有信息化意識的高校科研檔案管理人員，還要提高其計算機應用能力。通過定期或不定期培訓，不斷提高檔案管理人員對工作的認同度，使之保持嚴謹科學的工作態度，并能夠熟練操作管理系統。

(三)技術手段創新

管理技術手段的創新是科研檔案管理創新必不可少的組成部分。“互聯網+”時代下，云計算、大數據、人工智能等高科技給科研檔案管理提供了技術支持。在傳統的檔案管理方式下，檔案管理主要基于手工收集、鑒定、整理，保存大量紙質館藏檔案。高校管理工作貫穿于所有部門，從基層管理人員到學校領導，無一例外都參與其中。因此，創新檔案管理技術的要點是開展檔案分類管理，以滿足不同部門不同級別的檔案查詢需求。同時，需要創新相應的管理手段和方式方法，既能清晰檔案類別，也能方便查缺補漏，以保證檔案完整、系統。

(四)業務環節創新

對比傳統管理模式的不足，信息時代可率先從檔案的收集、管理、利用等業務環節開展創新。在傳統管理模式下，檔案收集和管理均存在很重的人工管理痕跡，從部門移交原始資料到手工登記資料，再到手工歸類整理與查詢，都要耗費大量人工時數;而且檔案利用工作具有被動性，僅為高校師生提供查閱服務［7］。切換到信息化時代，檔案收集環節是人工移交實物檔案和系統上傳電子檔案信息并存;檔案管理環節是由電子信息系統完成絕大部分工作，手工勞作時間大大縮短;檔案利用環節是主動應用現代信息技術，對原始檔案資料再制作加工、再傳播轉換或再次開發。尤其是在大數據時代，檔案收集環節可實現信息數據實時自動歸集，檔案管理環節則是信息數據的存儲、計算與分析都將在云平臺高效實現;檔案利用環節也能實現分析、發現與預測功能，為社會創造更多價值［8］。

(五)服務范圍創新

在信息時代，拓展服務范圍和途徑是科研檔案管理創新的重要措施之一。高校科技處要運用最新的網絡技術，開發科研管理服務平臺，創設完整的科研檔案信息網絡，增加科研檔案的查詢功能，并設置友好查詢界面，配以科學架構的網頁內容，以方便學校科研及管理人員進入服務路徑，調取所需檔案的存放數字信息，或直接獲取所需的數字檔案資料。拓展科研檔案管理系統的此類網絡服務功能，將極大便利檔案管理人員的日常工作。但是，創新服務范圍不得以犧牲國家機密為代價，要構建符合國家相關法律法規的檔案信息網絡，以確保網站內容、鏈接、查詢功能等設置的合理合法性。

五、信息時代科研檔案管理建議

(一)更新觀念，提高認識

開展信息資源利用時務必明確三個觀念。第一是“信息制勝”的觀念。當前，信息資源已經成為人類最重要的戰略資源，我們應該明確信息就是生產力，一定要高度重視科研檔案信息資源在人類發展中的重要位置，進一步抓好信息資源的開發利用［9］。第二是要明確“科研檔案信息共享”的觀念。要想充分發揮科研檔案信息的作用，必須共享。新形勢下，傳統的科研檔案利用觀念已經不能適應當前的檔案利用工作。在科研檔案信息共享觀念的指導下，發揮整體優勢，統一不同部門的科研檔案信息資源，明確科研檔案信息交換協調機制，大力提高檔案利用效率。第三是要樹立“問題導向”觀念。科研檔案利用工作首要的是搞清問題、明確方向，才能更好地做好檔案利用工作［10］。

(二)統一規劃，分步實施

要做好科研檔案信息資源利用，必須統一規劃和組織。首要的是做好高層設計，夯實發展基礎。科研檔案信息資源的宏觀規劃是頂層設計最重要的一環，各級科研檔案部門必須在統一部署和要求下，進一步明確本部門的信息資源開發與利用的主體框架和責任權利。還要確定相應的規范和標準，確定各級單位或部門及檔案管理工作人員在科研檔案信息資源利用中的責任，確定共享機制及共享數據的格式、接口規范等，確保各部門的科研檔案信息資源利用工作是在統一規劃和標準下進行的，為更好地綜合開發與利用科研檔案信息系統奠定堅實的基礎。

(三)加強領導，完善機制

科研檔案信息開發在科研檔案管理工作中具有重要的地位，要做好科研檔案管理的利用工作，必須加強領導、加大投入，推動檔案信息資源開發利用工作有效開展。要加大科研檔案信息資源利用工作的投入力度，加快科研檔案數據庫建設，保證科研檔案信息資源利用工作的順利開展。必須配備齊全符合利用工作發展的檔案人員，這是由科研檔案信息資源利用工作的錄入、整理、分析和處理工作量大所決定的。建立機制同樣必不可少，主要有科研檔案數據更新機制、數據共享機制和日常應用機制。只有這樣，開發的檔案信息資源在應用中才可以發揮應有的作用，使科研檔案信息資源利用在實際工作中不斷完善、科學發展。

作者:彭紅 單位:重慶交通大學