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近年來，隨著國家對計量科技事業發展的重視與支持，計量發展已經進入到黃金時期，計量作為當代社會的技術基礎之一，又是發展國民經濟的重要支柱，被納入國家中長期發展綱要[1-2]。隨著國家對計量基礎設施投入的加大，高精度、多參量復雜環境計量實驗室建設給基建工程帶來巨大的挑戰。基建項目的檔案資料管理難度及重要性也日益增強。基建檔案不僅是記錄整個項目的原始依據，更是為基建工程今后的竣工驗收、交付使用、維護、管理、擴建等環節提供寶貴的數據參考[3]。因此，為了不斷加強基建工程檔案的管理工作，國家制定了相應的政策和法律法規[4]。同時，隨著工程項目管理體質的不斷完善，互聯網在檔案管理工作中也起到了一定的推進作用。面對檔案資料來源愈加復雜，形式愈加多樣等形勢[5]，一些傳統的管理模式不斷面臨著新的問題與挑戰。基于此，本文通過分析基建檔案工作存在的不足與問題，提出相應的策略與方法。

一、基建檔案的定義

基建檔案是企事業單位、政府機關檔案管理中重要的組成部分。1988年，國家檔案局、國家計委4號文件對基建檔案下達了科學的定義，指出：“基本建設項目檔案資料是在整個建設項目從醞釀、決策到建成（使用）全過程中形成的。”[6]基建檔案數量龐大，涉及內容廣泛，形式多樣，綜合性較強，具有原始性、周期性、完整性、專業性、現實性等特點[7]。工程建設中，按照項目建設工程進度所形成的資料分類，可以分為三個階段。分別是前期管理檔案，施工管理檔案和竣工管理檔案。前期管理檔案環節會產生可行性研究，包括可研報告、專家建議等文件。此外，還有設計文件以及日常工作產生的管理文件，包括會議紀要，請示、征地文件、拆遷文件等材料[8-9]。施工建設環節中會產生圖紙、安裝、裝飾裝修、模型、報表、開工、竣工報告、竣工驗收單等材料[10-11]。竣工管理檔案環節包括監理檔案、單位驗收報告等材料。

二、基建檔案在項目的作用

1.提供真實、客觀的全過程建設信息和依據。一個完整的建設項目，從立項初始到竣工驗收直至交付使用這一過程，會產生包含文字資料、聲像資料以及圖紙資料等多種儲存方式載體，分別記錄項目立項開始、設計規劃、施工、竣工，以至維護、擴建等環節的真實、可靠的數據及相關事宜。提供建設項目各個階段完備的各項指標參數、性能標準、質量把控體系等各項數據信息。這些信息為今后項目的管理使用維護方面提供寶貴的技術支持。2.凝結寶貴的信息資源，推動今后可持續發展。完整的基建檔案資料不僅為項目后期的變更、擴建乃至未來可能出現的二次建設和科學決策提供客觀、真實的信息支撐，以避免決策者作出盲目決定，造成資源浪費。良好的基建檔案建檔后會演變成一種管理形式，通過查閱以前的資料能夠對當時的項目所處條件、各環節出現的問題以及解決方法有更清楚的認識，使決策者能夠更明確地將對其有用的知識運用到自己的建設管理中，取其精華，去其糟粕，提高對基建項目的管理能力，更好地應用到新項目管理中。3.具有真實的法律效力。由于工程項目建設的特殊性，難免會涉及拆遷、征地等一系列復雜的社會問題，甚至會涉及法律糾紛等系列事件。因此，收集相關用地許可、規劃許可等文件可作為一種法律依據，能夠在緊急時刻避免一些不必要的法律糾紛，減少互相推諉情況的發生。

三、基建項目資料管理存在的問題

1.缺乏對項目檔案資料管理工作的重視。在許多工程項目中，決策者存在著重施工把控，輕資料管理的問題，對建設項目檔案管理的重要性認識不足，為建設項目的后期管理及科學決策，造成不必要的障礙。此外，檔案管理人員若未對相應的管理工作給予充分重視，則會造成資料在收集、保存和歸檔的過程中出現紕漏。如只重視紅頭文件，對于文件的附件及修改稿件不做保存；只重視紙質材料的收集，未重視音頻、視頻或光盤等其他載體資料的收集，甚至對于涉密文件未按規定進行保存；同時，對于檔案的記錄工作粗心馬虎，出現日期不準確，字跡模糊，說明不到位等情況，易對后期的工作進行造成非常大的困擾。2.管理機制不健全。許多單位未對工程項目制定完善的管理機制，也未有一套完善的制度對工程的檔案資料進行把控，導致出現檔案缺失、破損，甚至丟失等情況發生。同時，由于思想上對檔案資料管理工作認識不到位，造成檔案管理人員流動性大，檔案管理人員專業能力不足，不熟悉相關法律法規，未按一定的管理標準處理日常工作中對檔案的保存、歸檔、借閱、借出等工作。此外，針對現有檔案形式多種多樣的情況，項目應針對不同載體制定相應的管理辦法。若只重視紙質材料的收集工作，長時間經翻閱、挪動等不可控的行為會造成資料褪色、破損、丟失等情況發生，會對檔案管理工作造成不小的損失。3.缺乏對工作人員的培訓。檔案管理工作是一項專業性很強的工作，許多單位對資料保管人員的資質要求不高，甚至有些項目中的施工人員是兼職的，業務水平較低，缺乏相應的管理理念以及相應的專業能力。因此，后期的專業知識培訓工作，就顯得非常重要。通過后期培訓，可以提高檔案管理人員的專業能力，提高整個項目建設的科學管理水平。

四、提升基建項目資料管理的策略和方法

1.樹立科學有效的管理觀念，提高管理意識。在基建工程項目中，有些領導會產生“重建設，輕管理”的片面思想，將視線重點集中在工程施工環節上，對檔案管理關注較少，導致檔案工作在推進過程中受阻[12]。因此，領導和主管干部應該從思想上加強基建檔案的管理工作意識，定期組織學習輔導班，開展相關人員專業培訓工作，提高項目建設管理人員的檔案管理意識，形成人人參與項目管理，重視檔案留存的良好建設秩序。同時，在日常辦公中，嚴格執行管理制度，做好監督和管理兩方面的工作。2.建立完善管理制度，提高歸檔效率。工程建設項目應結合項目特點及國家對檔案規定的相應法律法規制定完善的檔案管理制度，明確管理職責，領導組織人員，以及明確各工作人員職責內容，確保各環節工作銜接到位。制度中要求的工作內容，應當嚴格執行。對于各類文件應當在保存完好的前提下，進行科學的分類歸檔，使檔案管理與各項標準相一致，確保各項工程檔案資料齊全、完整、系統。同時，保證檔案收集與工程進度相一致，結合施工合同，通過制度與合同雙重手段建立工程和檔案同步實施的管理機制[13]。3.加強專業培訓。檔案管理具有專業性高，綜合性強等特點，因此，應定期組織檔案管理人員的培訓教育，明確檔案管理要求，增強檔案管理人員工作意識，使人員熟知國家、行業對檔案的各項要求。近年來，隨著檔案管理方法逐漸走向科學化、系統化，作為管理檔案的工作人員應當時刻把握檔案學習的前沿知識，接觸先進的管理思想，注重新技術、新方法的學習與積累。4.落實檔案資料管理責任制。檔案管理工作是一項細致認真、科學務實、分類嚴謹的工作。因此，要求檔案管理人員具有強烈的責任意識、科學的管理能力、甘于寂寞的奉獻精神，通過不斷實踐探索，重視過程管理，從而落實檔案管理工作中各環節的管理責任。此外，管理辦法也應對工作環節中包括資料收集、分發、查閱等明確責任制，做到專人專管，責任到人。一旦出現問題，能夠迅速找到源頭，解決問題。5.提升硬件管理標準，探索先進管理技術。對于檔案管理方面，應適當加大投入，優化管理模式，提高工作的質量與效率。具體到配備必要的辦公用品，包括檔案盒、光盤、錄音筆、信封等。引進先進的辦公設施，尤其對于涉密文件應配備相應的保密柜，并由專人專門負責。一方面，重視檔案工作的收集環節，力求覆蓋整個工程項目的立項、施工、監理、變更洽商、竣工驗收以至交付使用維護管理層面的資料的收集，確保檔案的完整性。一方面，提升對于檔案的整理、保存、歸檔等方面的工作水平，不斷學習和探索更加有效、科學的管理技術。現如今，檔案管理不再僅限于紙質材料的保存，電子版檔案管理占比也日益提高。結合信息檢索功能，探索對電子歸檔管理系統的建立，使包括文字、聲像等資料傳輸網絡化，建立數字基建檔案，實現動態化管理，樹立檔案的保障體系，使檔案管理工作變得更加高效、便捷，做到雙重保管機制，安全可靠。基建檔案作為工程項目規劃和管理的重要組成部分，記錄著一個項目從開始到結束的所有資料，對于項目的建設速度、成本以至未來的維護管理起到至關重要的作用。同時，對于其他項目也具有較大的借鑒價值和參考意義。因此，不論是項目領導還是檔案管理人員都應當給予充分重視，認真履行各項職責，不斷接觸新思想，學習新技術，將更好的方法應用到檔案管理當中，在收集、整理、歸檔資料的環節中充分發揮工作的積極性和主動性。做好檔案的管理工作，力求檔案資料的完整、真實，在實踐中不斷探索基建資料管理的新模式，新方法，努力使檔案資料管理工作更科學化、規范化。

作者:王涵 張軍歌 廣浩 單位:中國計量科學研究院