一、傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案材料尺寸標(biāo)準(zhǔn)不同，造成干部檔案與工人檔案管理尺寸不同供電企業(yè)檔案管理工作依據(jù)國家的《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的要求，一直選用的規(guī)格均為16開材料。隨著國家公文由16開變?yōu)锳4尺寸。企業(yè)的文件以及申報(bào)材料等使用的尺寸逐漸變成了A4紙。近年來，收集的入檔材料需要大量裁剪，加大了工作人員對材料處理的難度。2012年7月，根據(jù)中組部的相關(guān)要求，干部人事檔案材料尺寸調(diào)整為A4，又給目前檔案整理工作帶來其它問題，干部檔案同一本內(nèi)存在兩個(gè)尺寸標(biāo)準(zhǔn)。

（二）人事檔案材料重結(jié)論，輕事實(shí)，造成檔案材料不能完整體現(xiàn)員工的能力與技術(shù)水平人事檔案一直存在重視結(jié)論性材料，缺少員工成長性能力、技術(shù)特長與業(yè)績材料，這種人事檔案不能為選人、用人提供參考,進(jìn)而影響到員工的正常晉升與輪換,挫傷了員工的創(chuàng)新熱情,失去了真正意義的參考價(jià)值。隨著人力資源管理信息化的推進(jìn)與深入，人力資源管理專業(yè)中的績效管理、人才開發(fā)管理工作進(jìn)一步提升，對檔案管理工作提出了更多的要求。員工個(gè)人檔案中沒有年度績效考核材料，沒有重要的培訓(xùn)材料及員工業(yè)績論文材料，缺乏翔實(shí)的崗位變更材料，這些材料的不完整對人力資源管理工作存在較大的影響。如供電企業(yè)的職稱申報(bào)已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)名及網(wǎng)上審核，在網(wǎng)上審核時(shí)，對員工的資歷材料好審核，但對員工的成果、業(yè)績、貢獻(xiàn)較難審核與評價(jià)，完全依據(jù)的是員工自己提交的部分材料，真實(shí)性的審核難度加強(qiáng)，明顯暴露出組織保管的人事檔案材料不能完整體現(xiàn)員工的能力與業(yè)績。中層干部的檔案內(nèi)無分管工作的業(yè)務(wù)記錄，檔案不能為用人選人提供足夠的依據(jù)。

（三）人事紙質(zhì)檔案與現(xiàn)存的電子檔案不匹配在人力資源管理工作中大部分業(yè)務(wù)已在ERP系統(tǒng)與人力資源管控系統(tǒng)運(yùn)作。軟件系統(tǒng)在一定程度上幫助人力資源管理工作者處理人事信息及檔案資料，但是在實(shí)際中，常存在電子檔案與紙質(zhì)檔案不相符的情況發(fā)生。比如，紙質(zhì)檔案資料而電子檔案管理還沒有及時(shí)更新，或是電子檔案存在，而缺乏相應(yīng)的紙質(zhì)檔案。

（四）檔案管理缺少計(jì)算機(jī)處理支撐人事檔案工作信息管理基本沒有形成完整的全面的系統(tǒng)。唯一使用計(jì)算機(jī)管理的就是人事檔案目錄管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)只能實(shí)現(xiàn)材料的目錄統(tǒng)計(jì)，目錄對應(yīng)的原始材料無法查閱。現(xiàn)有的人力資源管控系統(tǒng)與ERP信息系統(tǒng)記錄的是員工完整的人事信息，卻沒有人事電子檔案掃描件。ERP系統(tǒng)沒有建立員工的人事檔案原始材料，造成關(guān)鍵時(shí)期還是需查閱紙質(zhì)案原始件。

（五）人事檔案的利用率低，領(lǐng)導(dǎo)及員工對檔案工作認(rèn)識嚴(yán)重不足目前人事檔案的利用主要表現(xiàn)在以下方面：退休手續(xù)的辦理、調(diào)動(dòng)調(diào)檔查閱兩個(gè)方面，檔案利用率極低，企業(yè)內(nèi)部的檔案利用與選人用人基本搭不上關(guān)系。這就造成領(lǐng)導(dǎo)與員工的對檔案的知曉程度低，重視程度更低。由于領(lǐng)導(dǎo)及員工重視程度低，同時(shí)又造成別的問題。近兩年，隨地方電力企業(yè)的改制工作加快，在檔案的接管工作中，存在著一些普遍問題。一是檔案材料不完整，長期不收集案材料，大部分員工基本信息都不準(zhǔn)確；二檔案材料檔案長期不整理，檔案雜亂無章；三是地方人事檔案管理部門人手不夠，要盡到檔案管理工作的職責(zé)有難度，只能保證檔案在，起到保管員作用，保證退休有依據(jù)就行了。這些問題的形成與企業(yè)內(nèi)部對檔案工作的重視程度息息相關(guān)。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案材料重結(jié)論，輕事實(shí)

造成檔案材料不能完整體現(xiàn)員工的能力與技術(shù)水平人事檔案一直存在重視結(jié)論性材料，缺少員工成長性能力、技術(shù)特長與業(yè)績材料，這種人事檔案不能為選人、用人提供參考,進(jìn)而影響到員工的正常晉升與輪換,挫傷了員工的創(chuàng)新熱情,失去了真正意義的參考價(jià)值。隨著人力資源管理信息化的推進(jìn)與深入，人力資源管理專業(yè)中的績效管理、人才開發(fā)管理工作進(jìn)一步提升，對檔案管理工作提出了更多的要求。員工個(gè)人檔案中沒有年度績效考核材料，沒有重要的培訓(xùn)材料及員工業(yè)績論文材料，缺乏翔實(shí)的崗位變更材料，這些材料的不完整對人力資源管理工作存在較大的影響。如供電企業(yè)的職稱申報(bào)已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)名及網(wǎng)上審核，在網(wǎng)上審核時(shí)，對員工的資歷材料好審核，但對員工的成果、業(yè)績、貢獻(xiàn)較難審核與評價(jià)，完全依據(jù)的是員工自己提交的部分材料，真實(shí)性的審核難度加強(qiáng)，明顯暴露出組織保管的人事檔案材料不能完整體現(xiàn)員工的能力與業(yè)績。中層干部的檔案內(nèi)無分管工作的業(yè)務(wù)記錄，檔案不能為用人選人提供足夠的依據(jù)。

（二）人事紙質(zhì)檔案與現(xiàn)存的電子檔案不匹配

在人力資源管理工作中大部分業(yè)務(wù)已在ERP系統(tǒng)與人力資源管控系統(tǒng)運(yùn)作。軟件系統(tǒng)在一定程度上幫助人力資源管理工作者處理人事信息及檔案資料，但是在實(shí)際中，常存在電子檔案與紙質(zhì)檔案不相符的情況發(fā)生。比如，紙質(zhì)檔案資料而電子檔案管理還沒有及時(shí)更新，或是電子檔案存在，而缺乏相應(yīng)的紙質(zhì)檔案。

（三）檔案管理缺少計(jì)算機(jī)處理支撐

論文關(guān)鍵詞：電子文件檔案學(xué)校

論文摘要：本文將從學(xué)校的角度分析電子文件的整理、歸檔和保護(hù)。

隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及學(xué)校運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決管理問題的迫切需要，將使得學(xué)校利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類工作過程成為必然與可能。如今，絕大多數(shù)學(xué)校都是采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來管理本校的各類信息資源，因此產(chǎn)生的大量的電子文件。在對待電子檔案的管理上我們還需要進(jìn)一步的加強(qiáng)學(xué)習(xí)和探討，如何對這些電子文件進(jìn)行整理、歸檔和保護(hù)？我將在本文中談?wù)勛约旱囊恍┙?jīng)驗(yàn)和看法。

一、電子文件的整理

1、基建、設(shè)備等電子文件的事理。

基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設(shè)備檔案的管理，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。

論文關(guān)鍵詞：電子文件檔案學(xué)校

論文摘要：本文將從學(xué)校的角度分析電子文件的整理、歸檔和保護(hù)。

隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及學(xué)校運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決管理問題的迫切需要，將使得學(xué)校利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類工作過程成為必然與可能。如今，絕大多數(shù)學(xué)校都是采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來管理本校的各類信息資源，因此產(chǎn)生的大量的電子文件。在對待電子檔案的管理上我們還需要進(jìn)一步的加強(qiáng)學(xué)習(xí)和探討，如何對這些電子文件進(jìn)行整理、歸檔和保護(hù)？我將在本文中談?wù)勛约旱囊恍┙?jīng)驗(yàn)和看法。

一、電子文件的整理

1、基建、設(shè)備等電子文件的事理。

基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設(shè)備檔案的管理，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。

編者按：本論文主要從電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)；當(dāng)前企業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題；改善電算化會(huì)計(jì)檔案管理的方法等進(jìn)行講述，包括了載體的變化、電子會(huì)計(jì)檔案載體性質(zhì)的特點(diǎn)、電算化會(huì)計(jì)檔案在工作中的特點(diǎn)、電算化會(huì)計(jì)工作對工作人員素質(zhì)的要求、會(huì)計(jì)檔案載體的雙重性等，具體資料請見：

論文摘要：計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的普遍應(yīng)用，使得企業(yè)單位的會(huì)計(jì)核算工作越來越多地被計(jì)算機(jī)所取代。會(huì)計(jì)計(jì)算機(jī)化成為促進(jìn)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段和會(huì)計(jì)工作發(fā)展的一個(gè)新的研究課題。

論文關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理企業(yè)單位會(huì)計(jì)工作規(guī)范化電算化會(huì)計(jì)核算工作計(jì)算機(jī)化會(huì)計(jì)領(lǐng)域現(xiàn)代化

一電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)電算化就是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子枝術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、報(bào)賬，以及部分替代人腦完成對會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策的過程。其特點(diǎn)如下：

1、載體的變化。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，不僅要保存電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。這就使得電算化會(huì)計(jì)檔案擁有了雙重的載體，即傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案與包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會(huì)計(jì)檔案。