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【關鍵詞】 COSO理論; 教育培訓機構; 內部控制體系
在現代科技和信息技術高度發達的新時期,知識更新換代的速度大幅度提高,促使大量的在職教育培訓機構應運而生,新的案例式、研討式、社會實踐式、情景體驗式教學已成為這些教育培訓機構的主要培訓模式,教育培訓機構對資源的占用和消耗方式發生了深刻變化。傳統的以資產保全和防范舞弊為主要目標的內部控制建設,已經不適應教育培訓機構的發展要求,急需通過制度創新,建立一個以應對各種挑戰,確保實現戰略目標,提高運營效率,化解財務及違規風險,使教育培訓機構在市場競爭中處于優勢地位而發揮有效作用的內部控制體系。
一、內部控制的理論基礎及政策指引
現代內部控制理論的研究和實踐經歷了內部牽制、會計與管理控制、內部控制要素結構、COSO理論和薩班斯法案五個階段。目前,我國理論和實務界多關注于對COSO理論的研究和實踐,尤其是我國政府頒布的內部控制規范,引入了COSO理論的主要成果。
(一)COSO整體框架理論
1992年美國COSO(The Committee of Sponsoring Organizations of The National Commission of Fraudulent Financial Reporting)的《內部控制——整體框架》(Internal Control-Integrated Framework)法案將內部控制定義為:由企業董事會、經理階層和其他員工實施的,為運營的效率、財務報告的可靠性、相關法令的遵循性等目標的達成而提供合理保證的過程。具體內容包括控制環境(control environmental)、風險管理(risk assessment)、控制活動(control activity)、信息溝通(information and communication)和監督(monitor)五個要素。強調全員參與的思想,重視內部控制的“責任”和“風險”,以及內部控制與管理過程的融合。
(二)我國內部控制規范引入了COSO理論
2008年我國企業內部控制標準委員會制定并印發的《企業內部控制規范》和2010年的《企業內部控制配套指引》提出內部控制是企業董事會、監管層、管理層及員工實施的旨在保證內部控制制度相關信息披露內容的真實、準確、完整以及戰略目標的實現,而對公司戰略制定和經營活動中存在的風險予以管理的相關制度安排,強調在實現控制目標的過程中,企業建立與實施有效的內部控制,應當包括環境、風險、控制過程、信息與溝通、監督等五要素。2011年,財政部在《行政事業單位內部控制規范》(征求意見稿)中稱:本規范所稱內部控制,是指單位為實現控制目標,通過制定一系列制度、實施相關措施和程序,對經濟活動的風險進行防范和管控的動態過程。目標包括:合理保證單位經濟活動合法合規、資產安全完整、財務信息真實準確,提高各項公共服務的效率和效果;要素包括:內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通以及內部監督。
顯然,我國的企業和行政事業單位兩個內部控制規范都引入了美國COSO的內部控制整體框架理論。
二、教育培訓機構傳統的內部控制建設
當前,教育培訓機構在內部控制建設方面,主要以防范舞弊和財產保全為目標,以財務收支控制、會計核算控制、資產保全控制為主要內容,多采用制度約束和流程規范、崗位牽制的方法。主要體現在:
(一)財務收支環節制度和流程的建設
大多數教育培訓機構通過建立收費管理制度和流程,加強了對學員培訓費收入環節的控制,防止收費人員對培訓收入的挪用、隱瞞,確保教育培訓機構的收入完整,也重視對日常培訓活動支出的管理和控制,為了加強經濟責任,建立了經費支出的審批制度,根據支出金額的大小,由各級管理層按相應權限審批后才能支付。在管理條件比較好的教育培訓機構,甚至實現了培訓項目組式管理制度,實現了權責利的統一,節約了培訓成本。這些制度和流程,都是針對財務收支環節的內部控制活動。
(二)會計核算和資金資產保全的監督及控制
會計核算尤其是培訓成本的核算,是教育培訓機構高度重視的關鍵環節,加強對學員餐飲、住宿以及日常培訓活動支出的核算,及時、準確地反映培訓活動中各類支出的變動情況,使教育培訓機構管理層能夠精確掌握培訓活動的成本信息,以加強對成本的控制。同時,也為了防止在日常管理和培訓項目開發等活動中資金浪費和損失,加強對資金的核算和監督,及時、準確地反映管理和培訓項目開發活動中的資金使用情況,確保資金的安全完整,建立了對保障教育培訓活動正常開展的教育培訓設施、設備以及各類實物資產的保全性制度,如固定資產賬務和實物管理相分離制度,定期清查盤點、領用和報廢審批等制度,確保實物資產的安全完整。
三、教育培訓機構傳統的內部控制建設存在的問題
教育培訓機構傳統的內部控制建設已經越來越不適應競爭和發展的需要,主要體現在目標單一,要素不完善。單一目標的內部控制建設難以推動教育培訓機構的長遠快速發展,要素不完善的內部控制活動難以產生良好的效果,這是教育培訓機構內部控制建設當前存在的主要問題。
(一)內部控制目標單一
教育培訓機構傳統的內部控制建設主要以財產保全和防范舞弊為目的,集中于財務領域和資產管理方面,針對的是財務人員及財物資金的保管人員,目標過于單一,難以同企業及公益性非營利組織一樣,完成戰略目標、運營效率目標、財務目標及樹立良好的社會公眾形象,實現經濟及社會效益。
1.缺乏總體戰略目標的控制
教育培訓機構發展的終極目標是什么,培訓的價值體現在哪里,要通過總體戰略和一系列的運營目標來實現。大多數教育培訓機構雖然從管理的角度制定了戰略目標,但缺乏確保戰略目標實現的內部控制體系,從而導致教育培訓活動不能緊緊圍繞戰略目標,實現終極使命。體現在部分教育培訓機構在教育培訓活動中缺乏計劃和目標,不能科學規劃教學培訓項目,在培訓對象的選擇上僅僅考慮當前的經濟利益,缺乏分層次培養各類優秀人才的目標計劃,更忽視了打造高素質優秀人才的終極使命,從而不能夠合理分配教學培訓資源,也不能將核心和優勢培訓資源集中于高端人才的教育和培訓上,難以產出具有品牌影響力的培訓成果。
2.缺乏運營效率目標的控制
在許多教育培訓機構中,缺乏對教育培訓質量和效果的考核和控制,尤其是新的研討式、案例式、情景體驗式、社會實踐式教學存在方法不成熟、質量和效果有待提高的問題。也有一些教育培訓機構,缺乏對運營成果的控制,在日常培訓活動中,對新型的培訓模式,如現場體驗、社會實踐式教學成本的核算和控制,缺乏成熟的方法,使教育培訓資源的使用缺乏效率,培訓成本的增長相比培訓收入較快,運營成果不斷降低。
3.缺乏財務信息及合規性目標的控制
部分教育培訓機構存在財務信息失真和違反法律法規的情況,如利用教育培訓機構的設施和資源,從事旅游、休閑和度假等超出教育培訓范圍的活動,主要的財務收支業務發生在非教育培訓方面。此外,還有一些委托培訓的單位,通過教育培訓機構為參加培訓人員提供額外福利,并從教育培訓經費中開支。這些情況的存在,使教育培訓機構為委托培訓單位提供違規服務,并違規進行財務處理。
(二)內部控制要素存在缺陷
長期以來,教育培訓機構在內部控制要素方面也存在著缺陷。主要體現在以下幾個方面:
1.忽視內部環境的建設
大多數教育培訓機構著眼于培訓項目開發、培訓活動開展等日常運營方面的工作,缺乏對內部環境的建設,體現在管理層缺乏創造培訓價值的意識,也缺乏對培訓從業人員職業素質和操守的培養,使教育培訓師的素質和道德難以持續提高,難以滿足培養優秀行業人才的需求,使部分教育培訓機構難以承擔社會責任。這是當前缺乏高端的、具有廣泛影響力的優質教育培訓機構的主要原因。也有許多教育培訓機構在教育培訓內容的設計和開發上比較片面,注重對學員技能的培訓,缺乏對學員行業道德和職業操守的教育培訓,難以培養出行業高端的優秀人才。這些問題,都要教育培訓機構通過內部環境和文化建設,來提高自身素質和內涵予以解決。
2.缺乏風險控制機制
許多教育培訓機構素質參差不齊,在市場競爭中難以生存,主要原因是在制定長遠的發展目標、形成具有核心競爭能力的培訓內容體系、培養能力素質過硬的培訓師隊伍、提高教育培訓質量和效果、創造教育培訓價值、遵循教育培訓行業法律法規、形成良好的教育培訓品牌影響力方面,缺乏必要的機制。這些是導致教育培訓機構難以生存發展的主要風險,應通過風險控制機制予以重點防范。
3.內部控制活動不完善
教育培訓機構只局限于對財務活動、資金和資產管理活動進行以制度約束和流程規范、崗位牽制為主要方法的內部控制,不能解決教育培訓機構軟硬件建設、教育培訓內容體系開發、教育培訓項目組織管理等方面工作績效目標和重大經濟業務的內部控制問題。在教育培訓設施設備的建設和采購上,存在制度不完善、流程不規范的問題,使部分管理人員有機會利用漏洞謀求不正當利益;教育培訓機構在培訓內容的開發上,缺乏有力措施確保不偏離既定的內容和方向;在培訓組織管理中,出現職責不清、責任不明的情況,一些工作中出現了扯皮、推諉和摩擦的現象,造成學員滿意度的降低;在培訓后勤服務保障中,出現了資源浪費甚至個別舞弊的情況,使培訓服務保障成本上升。
4.缺乏信息反饋和監督機制
目前許多教育培訓機構對行業發展的最新情況缺乏有效的信息反饋機制,致使在參與外部市場競爭過程中難以取得優勢。在發展過程中,缺乏信息反饋機制,使保障教育培訓活動按照既定的使命和戰略目標進行的控制措施產生的效果不能得到及時反饋。在教育培訓活動中,缺乏信息反饋機制,無法通過學員了解教學質量和效果。在教育培訓機構建設和教育培訓組織管理、服務保障方面,缺乏信息反饋機制,對各項活動是否規范、有序開展無法及時了解。因此,難以監督內部控制活動是否正常持續進行,對教育培訓活動中出現的新情況、新問題難以識別,也就不能及時發現問題,堵塞漏洞,修訂和完善內部控制措施。
四、基于COSO理論的教育培訓機構內部控制體系創新
教育培訓機構內部控制體系創新以目標設定為導向,要素完善為抓手,將戰略、運營、財務和合規性目標作為教育培訓機構內部控制體系建設的目標,通過完善教育培訓機構的控制環境、風險管理、控制活動、信息反饋及監督五要素來實現。
(一)教育培訓機構內部控制目標設定的創新
教育培訓機構內部控制體系構建的目標設定,以確保實現戰略和業務目標、提高運營效率、確保財務信息真實可靠、遵循法律法規及政策為主要內容。
1.設定實現戰略的內部控制目標
教育培訓機構戰略目標的實現,是關系到教育培訓創造行業價值,實現使命的首要目標。主要通過三方面目標的設定來實現:(1)建立戰略目標管理體系。從科研開發、培訓實施、服務保障、人才支持等各個方面,對教育培訓機構實現核心培訓理念的目標進行詳細描述,并分解到管理和實施的各個模塊。(2)建立階段性教育培訓規劃目標。針對階段目標,建立分層次、分重點的行業優秀人才培養計劃和目標。(3)制定各個教育培訓業務方面的工作目標,提高工作的規劃性、創造性和主動性,促使日常培訓工作緊緊圍繞創造培訓價值,培養行業優秀人才展開。
2.設定提高運營效率的內部控制目標
教育培訓機構不斷提高運營效率,以優質的培訓內容、精細化的學員服務保障體系、較低的培訓成本,吸引更多具有發展潛力的高端人才參加在職培訓,對教育培訓機構本身的發展也具有推動作用。運營效率目標的設定包含以下方面:(1)設定培訓質量考核目標體系,不斷加強對研討式、案例式等教學質量和效果的評估,提高培訓效果和質量。(2)設定成本管理目標,制定對培訓項目組織管理、服務保障的成本考核目標,尤其是對情景體驗式、實踐式等新型教學模式的成本考核,降低培訓成本。
3.設定確保財務和業務活動遵循法律法規的內部控制目標
良好的財務秩序和遵循法律法規,可以有效地保障財務信息真實可靠,也可以確保培訓組織管理、服務保障等業務活動規范、健康開展。主要有以下內容:(1)制定遵循行業法規及政策的目標。遵循教育培訓管理部門的行業規范和監管要求,按照管理部門許可的從業范圍從事日常業務活動,按照許可的收支項目進行財務收支。(2)建立財務及合規性控制目標。在培訓內容體系開發、培訓機構建設、培訓組織管理和服務保障等活動中,依照法律法規進行財務收支,并規范招投標、重點項目采購及合同簽訂的程序,完善相關管理制度,確保經濟業務和財務信息真實可靠、合規合法。
(二)教育培訓機構內部控制體系各要素的構建和完善
教育培訓機構內部控制缺陷的完善,以控制環境、風險管理、控制活動、信息反饋與監督五個要素為主要內容,對促進內部控制體系有效運行、確保內部控制目標實現的五個方面進行優化。
1.控制環境的構建和完善
控制環境的構建和完善,主要由以下幾方面完成:(1)抓培訓理念的建設,樹立教育培訓創造價值的觀念,樹立打造行業優秀人才的意識。通過不斷對內部教育培訓師的職業道德、操守進行培養,使教育培訓師擁有行業最優秀的技能、最先進的理念,并通過教育培訓活動將這些技能和理念傳輸給學員,實現教育培訓機構成為推動行業發展“加油站”的功能。(2)重視對管理員工職業能力素質和道德操守的培訓、考核及獎懲,提高員工勝任能力和道德及誠信意識,在培訓對象的選擇上堅持標準,在培訓組織管理、服務保障活動中堅持制度和規定。(3)通過優化培訓內容結構,做到技能培訓和職業操守、道德的培訓并重,以先進的培訓文化,在改善和重塑職業行為及行業風氣中發揮重要作用。
2.建立風險管理機制
教育培訓機構在建立風險管理機制方面,主要通過以下幾個方面來實現:(1)提高風險意識,尤其是對支撐長遠發展的核心理念和文化缺乏的風險要高度重視。(2)加強風險管理,建立培訓項目風險管理機制。在對各類風險進行研究和分析的基礎上,列出所有影響教育培訓機構核心競爭能力的形成、教育培訓質量和運營成果的提高、財務信息真實可靠及遵循法律法規的潛在風險,對這些風險進行動態監測。(3)建立教育培訓機構風險追溯機制。將上述風險,從產生的后果、條件、特征及征兆倒推到產生的根源,采取補救措施消除隱患和堵塞漏洞,將產生風險的根源和誘因消除在萌芽狀態。
3.健全控制活動和措施
通過對教育培訓機構軟硬件建設,教育培訓內容體系開發,教育培訓項目組織管理等活動中采購及合同、項目預算及財務、工程建設、后勤服務等具體業務進行詳細描述和分析,列舉存在的漏洞和關鍵控制點,制定系統、詳盡的控制方法和流程。主要有:(1)教育培訓設施設備建設和采購的內部控制活動。通過制度和程序控制措施,規范建設項目的申報、決策、實施等環節,尤其是重大采購項目,需要建立以制度規范、程序控制、崗位分離為主要措施的內部控制規范,確保在重大項目的招投標、重大合同的簽訂中有嚴格的制度、程序,并由不同的崗位實施。(2)教育培訓內容開發上的內部控制活動。通過目標責任控制、檢查分析控制等措施,加強培訓內容體系開發活動的目標責任考核和檢查分析,確保教育培訓內容體系的開發緊緊圍繞實現教育培訓機構核心培訓理念的目標進行,對偏離目標的活動及時進行糾正。(3)培訓組織管理中的內部控制活動。通過組織控制、授權審批等控制活動,使教育培訓機構內部職能完善,在培訓組織管理的日常事項中,責任清楚、權利明確,在非日常事項中也有合理的授權機制。
4.構建信息反饋和監督機制
建立信息管理機制,對外部行業發展的最新動態和內部運行的最新情況進行密切關注,并通過信息管理職能部門及時收集和反饋給教育培訓機構的管理層。主要有以下幾方面:(1)外部信息反饋機制。收集、整理行業最新成果,反饋給教育培訓研究部門,作為教育培訓內容改革和更新的素材,及時將最新成果運用到教育培訓內容中。(2)內部運行信息的反饋機制。通過建立戰略目標信息管理系統、運營信息管理系統、財務信息系統、違反法律法規及政策信息管理系統,將教育培訓活動是否按照既定的使命和戰略目標進行,教育培訓的質量和效果是否提高,教育培訓組織管理、服務保障是否高效、規范、有序開展等信息反饋給管理層。(3)內部控制活動的監督機制。通過對內外部信息的準確掌握,及時有效地監督內部控制活動是否正常持續進行,對教育培訓活動中出現的新情況、新問題及時識別,發現問題,堵塞漏洞,不斷修訂和完善內部控制措施。
五、結束語
通過對教育培訓機構內部控制體系建設創新的研究,使各類在職教育培訓機構從文化和制度安排上,擺脫傳統內部控制意識的影響,不斷與COSO所倡導的全員參與、過程融合的理念相趨近,推動教育培訓機構更好發展,更快地與國際接軌。
【參考文獻】
[1] COSO.Internal Control-Integrated Framework[S].1992.
一、上半年主要開展的內控工作
以《內部控制管理手冊》為參照,積極動員全面組織。半年來,積極組織機關各部門以及各基層配送中心充分利用軟視頻方式,共同參與公司組織開展《手冊》相關內容的業務培訓學習4次,按照公司培訓周的安排在分公司周四組織內控相關業務培訓8次,網上系統培訓1次。通過不斷地培訓學習幫助大家完成了從最初的認識到深層次的了解過程。
按照公司要求全面開展內部控制體系跟單核查工作2次。各個部門以及配送中心結合自己的生產經營情況全面開展跟單核查,并將核查結果簽字及時反饋,匯總后統一上報給公司內控處。在跟單核查過程中,內控各部門人員都能夠結合實際,仔細查找相關業務流程實施和風險控制在操作中存在的問題。
二、下一步內控工作
1、繼續認真開展業務流程梳理
針對公司內部控制工作相關要求,繼續認真開展分公司業務流程梳理工作。由于分公司經營范圍廣部分業務層面依然存在著風險,將繼續加強與有關部門溝通采取有效措施進行規避。
2、進一步開展內控理論及業務流程操作的培訓學習工作。
內控涉及分公司生產經營方方面面,關鍵在于執行,要確保內部控制在分公司更有效執行,還應繼續加強培訓,通過培訓不但使全體人員在思想上認識到內部控制和風險管理工作的重要性;還要讓“搞好內控與風險防范是每一位員工的責任”的理念深入人心并融入到企業文化中去,做到人人講內控,人人懂內控,人人執行內控,以保證內控工作在全分公司有效執行。
3、結合《手冊》完成部分規章制度的修訂工作。
本文以天津天保基建股份有限公司(以下簡稱“公司”)內部控制建設作為案例,研究如何切實做好內控建設工作,有效防范風險。
一、開展內控建設的意義
企業內控體系建設是一項持續性的長效工作。在此過程中,企業內控需求與外部監管形成的合力能夠促進工作更快更好的發展。開展內控建設的意義有以下幾方面:
第一,優化管控流程,提升公司內部管理能力。此次內控建設公司從梳理內部管理流程著手,過程中通過完善現有管理制度對關鍵業務加以監管,同時進一步明確了部門職責,尤其是進一步細分了接口部門的職責,通過上述工作的開展,優化了管控流程,提升了公司內部管理能力。
第二,健全內控體系,提升公司治理水平。公司通過積極開展內控建設工作,已經建立起一套比較完整且運行有效的內部控制體系,從公司治理層面到各業務流程層面均建立了系統的內部控制制度及必要的內部監督機制,為公司經營管理的合法、合規、資產安全、財務報告及信息的真實完整、經營效率和效果的提高提供了合理保障,提升了公司的治理水平。
第三,更好地滿足外部監管的要求。建立健全內控體系,是公司合規經營的保障,也是為滿足外部監管要求所必須的。公司作為國有控股的上市公司面臨多重監督,出資人和不同的資本市場均有嚴格的監管規定。
第四,更好地理解公司面對的風險,適應環境的變化。環境的變化使公司自身不進則退,有效的內控使公司能更好地理解自身面對的風險,盡可能的防范風險。同時有效的內控還能保證業務規范有序地進行,有效的內控還能激發管理人員和員工的創新性,促進企業適應環境變化。
二、開展內控建設的思路
本著全體成員才是內控建設的主角。公司采取董事會、監事會和管理層帶隊,以發動全員開展內控建設為主,以專家指導為輔的內控工作方法。同時內控體系建設堅持圍繞主線、加強認識、立足實際、注重效果、積極推進的建設思路。
第一,加強認識。公司正處于發展的關鍵時期,對公司內部管理、風險防范有較高的要求,內控建設對提升管理水平,防范風險有重要作用,是實現可持續發展的重要保證,要有常抓不懈的思想準備,加強認識,統一思想,把公司內控建設抓好、抓實。
第二,立足實際。要從公司的實際情況出發,把實現公司戰略目標、提高公司運營效率和效益作為長遠目標,有針對性地探索建立符合公司發展特點的內控管理體系。針對當前工作重點及經營管理中的薄弱環節有的放矢地建立內控體系。
第三,明確方法。內控建設初期公司就明確了內控建設工作方法,即從梳理內部管理流程著手,明確流程中的各業務關鍵控制點,通過新增、完善管理制度對業務關鍵控制點加以監管,同時進一步明確部門分工,細化接口部門的職責,編制各部門主要業務流程圖。
第四,注重效果。內控體系的建設要著重在完善制度體系、強化制度銜接和監督控制等方面做工作,使現有制度體系得到優化、提高、改善,為具體操作執行提供科學嚴謹的保障,切實提高公司各層面的執行力,同時要注重效率與規范的統一,創新與控制風險的結合,提升公司整體管理水平。
第五,積極推進。按照內部控制的規范要求,扎實做好內控體系建設工作,按照公司建設實施方案的要求和時間進度,結合實際情況制定切實可行的實施方案,成立內控工作組,明確具體的工作機構和工作人員,落實工作任務和責任人,確保內控體系建設的進度和質量。
三、公司內控建設的特點
公司于2011年3月開展內控建設工作。內控建設主要特點如下:
第一,領導帶隊,貫徹落實。公司董事會、監事會、管理層均對內控建設工作高度重視。公司自開展內控建設工作的伊始,便組建了領導班子帶隊,重點員工作為成員的內控規范實施工作小組。領導班子帶隊,增強了內控實施的執行力,也達到了內控建設要求貫徹落實的良好效果。
第二,制定計劃,認真執行。公司于2011年3月底制定完成《內部控制規范實施工作方案》,方案確定了內控實施過程中的工作小組成員、實施試點、實施工作計劃等重要內容,同時按房地產開發重要環節梳理了主要業務流程,明確了內控文件體系。后期內控規范實施工作小組按照公司制定的內控實施方案,認真執行,不斷推動內控工作的開展。
第三,發動群眾,全員參與。內控工作小組在工作開展過程中多次組織專題會,對內控實施具體問題進行討論,根據內控指引總結形成《指引對應的重大風險點表》,下發各部門作為內控建設的參考。
第四,加強學習,注重培訓。為了提高內控規范實施的工作效率,公司經過多方尋找、考察和篩選,聘請了具有豐富的內控實踐經驗、教學經驗和房地產行業經驗的講師對全體員工進行了《房地產企業內部控制專題培訓》,公司全體高管、部門經理、高級專業經理、下屬公司總經理、下屬公司副總經理、各部門員工均參加了培訓。同時針對內控工作開展情況組織了多次內控專項培訓。
第五,群力群策,注重總結。內控建設過程中,公司非常注意調動每一位員工的積極性,細心聽取各部門的意見和建議。
四、公司內控建設經驗總結
公司在一年多的內控建設過程中,遇到了很多實際問題,也總結了不少實踐經驗,具體如下:
第一,建立暢通的溝通機制。為了便于內控工作的順利開展,內控工作小組經常組織會議研究探討內控建設工作中存在的問題,同時在公司各部門及試點公司均設立了內控對接人,內控工作小組與公司各部門內控對接人每周召開內控建設工作進度會議,匯報內控工作進展情況、解決內控工作中遇到的問題、進行內控工作經驗交流,確保按計劃、有效率開展內控工作,為內控工作的開展提供全過程的保障。
第二,組織專業培訓,增強全員內控意識。內控建設初期,為了增強全員內控意識,公司聘請了具有豐富的內控實踐經驗、教學經驗和房地產行業經驗的講師對全體員工進行了《房地產企業內部控制專題培訓》,公司全體高管、部門經理、高級專業經理、下屬公司總經理、下屬公司副總經理、各部門員工均參加了培訓。培訓不僅增強了全員內控意識,還為與會人員創造了一個交流如何更好地開展內控工作的平臺。
摘 要 當前,我國電力企業體制不斷加大改革力度,促進了企業間的競爭。電力企業的利潤空間越來越小,管理難度也不斷加大。就我國電力企業當前的內部控制而言,還存在著很多缺點和不足,形成了管理上的漏洞。隨著信息技術的發展,管理信息系統在電力企業的廣泛應用已成為必然的趨勢。因此,完善內部控制體系,利用現代化的管理信息系統對我國當前電力企業的內部控制管理具有十分重要的意義。本文主要闡述了我國電力企業內部控制存在的缺陷和弊端以及管理信息系統在電力企業中的應用。
關鍵詞 內部管理信息系統 內部控制 電力企業
一、電力企業內部管理信息系統的使用效益
1.有效規范內部控制管理
完善的內控管理信息系統可以為電力企業的日常管理和生產進行實時監控提供了平臺。企業領導及授權的相關人員可以通過系統查詢隨時掌握企業所屬各單位內部控制的工作進度、出現的問題以及整改情況。內控管理信息系統建立的獎懲機制,定期對其運行情況進行檢查與考核,評價企業內部控制制度的執行情況,從而達到內部控制的目的。
2.促進電力企業信息化管理水平的快速發展
一個完善的內部控制管理信息系統,可以有效促進電力企業信息化管理的發展以及管理制度的進一步完善和系統化。將網絡管理、數據管理、計算機運行情況等等各項考核工作都提升到管理制度的高度。內控管理信息系統可以幫助并引導電力企業管理層執行各項規章制度,規避了傳統內控對管理者疏于管理的弊端。同時更加有利于更新管理層的管理理念,提高管理人員的綜合素質。
3.有效提高工作效率
實際工作中的數據材料都是一些報表和憑證單據等等,這就需要耗費大量的人力,有時還會出現重復性的操作或者導致數據的失真。一旦發生錯誤就會造成管理層面的混亂現象。建立內控管理信息系統,大大滿足了電力企業當前信息管理工作方面的需要,大大提高了工作效率。
4.充分滿足電力企業的監管要求
內部控制管理信息系統的建立完善了當代電力企業的現代化企業制度,通過系統化的信息技術管理,更有效的規避傳統內控風險,加強了基礎管理工作,滿足電力企業的監管要求。促進企業各項工作規范有序的進行,理保證財務報告和相關信息的真實完整。
5.內部控制點與管理信息系統互通
內部控制管理信息系統的建立,實現了電子化代替手工化。內部控制點與管理信息系統的互通,實現了對實際操作中的業務數據以及業務流程進行實時監控,有利于及時發現并解決問題,減少了事后修改歷史數據的問題。質量監督人員可以實時查看內部控制點的情況,并對其考核,實時掌握內控質量。內部控制管理系統的有效運行,充分滿足電力企業內控管理工作的需要,實現了內控工作的信息化、現代化,提高了內控的工作質量和工作效率。
6.管理人員可以隨時對內控自檢自查
內部控制信息系統的建立和完善,電力企業管理人員能夠根據權限隨時查閱內控的執行情況,相關的業務數據和內控的詳細執行過程在內控管理信息系統中都可以清晰的反映出來。管理人員在系統中就可以做出相關的審核。隨時查看內控結果,匯總出現的各類問題,改變了原有的工作模式,使結果一目了然。在自檢自查的同時,能夠把電力企業的內控制度日常化、規范化、系統化。內控管理信息系統對角色和權限的合理設置,促進了內控在權責分離方面的合理性和有效性。
二、內部控制管理信息系統在電力企業中應用的瓶頸
1.基層操作人員方面
在內控管理信息系統建立的初期階段,員工對其的認識是模糊不清的,不明白為什么要改變原有的管理方式應用這個系統。員工在心理上的接受程度直接影響著內部控制管理信息系統的有效運行。由于管理流程的精細化,很多原本簡單的系統運行起來變得繁瑣。并且,系統之間的連續性和傳遞性給員工的工作都帶來了很大的挑戰。另外,對員工的信息化技術培訓力度不夠,新的系統運行之后,員工需要的信息化知識增多,一時難以接受和運行。這些都需要一個慢慢適應的過程。
2.管理人員方面
在實施內控管理信息系統的過程中,管理者缺乏信息化的管理理念,對其重視程度不夠,沒有從觀念上認知和接受這一新的管理系統。造成了只是一個信息化系統代替了原有的手工操作,沒有充分發揮內控管理信息系統在電力企業中的管理功能。
三、如何規避運行瓶頸
1.加強電力企業員工的培訓力度
在對內控管理信息系統的管理過程中,加強對員工的培訓教育。通過培訓,使員工接受這種新的管理理念、管理方法,統一員工對內部控制管理信息系統的認知。明確在系統運行過程中自己的職責和作用,從而規避系統運行的瓶頸。
2.充分發揮宣傳的作用
電力企業可以在自己的門戶網站上對內部控制管理信息系統進行詳細的說明,對其應用理念和管理觀念、流程等方面做系統的闡述。并提供相應的系統操作資料和視頻,以方便員工對這一新系統的學習和了解。
3.對員工進行系統化的培訓
對員工進行系統化的培訓,是內部控制管理信息系統運行的先決條件。通過對員工的培訓,使員工充分認識到新系統運行的各個流程,重復訓練,逐步到熟練操作。
4.促使電力企業管理者轉變思想觀念
對電力企業管理者進行思想觀念教育,使管理者徹底從心理上接受這一新系統。加強企業的內控管理,明確自身的崗位職責,建立完善的內控管理流程,以保證各系統提供完整、及時、準確的數據,保證內控管理信息系統運行在真實的數據環境當中。
總之,內部控制管理信息系統的應用是當代電力企業發展的必然趨勢,是提高電力企業內部監管、內控工作效率和執行效力的強有力手段。內部控制管理信息系統作為一個發展的理念和開放的體系,融合了各種先進管理思想、方法和技術,當代電力企業應持續改進,進一步整合電力企業內控管理工作。
參考文獻:
[1]丁世龍.對建立和完善電力企業內部控制制度的探討.電力技術經濟.2009(6).
對于企業來說,管理制度是該企業內部運轉的行為準則以及參考依據,是企業能否完善自身管理制度和管理工作的重要保證。先進合理完善的管理制度,對工作流程以及行為規范的詳細說明,是企業的各項工作能夠良好銜接與整個生產過程效率的保證。可見,國有企業的管理制度及其執行力對其發展是具有重要意義的,在傳統的管理制度已經不能適應當前經濟發展形勢的情況下,企業需要對其管理制度進行改革,并不斷提升執行力,才能保持企業的競爭地位,保障企業生產工作的順利開展。
二、現階段國有企業管理制度與執行力存在的主要問題
(一)企業管理模式陳舊,配置失衡
受到傳統計劃經濟思想的制約,在企業中,還存在著一些政企不分的狀況,并且管理人員沾染很多機關習氣,從而使得實際的管理工作缺乏與實際的聯系,管理還沿襲以往的模式和手段,尤其是形式主義和表面文章的情況嚴重,這樣的管理工作,是無法真正落到實處的。就是因為在我國很多企業中還存在著這樣的問題,其管理工作才無法發揮效果,久而久之,管理的各項規章制度就會變成一紙空文,毫無意義,除此之外,管理工作中存在的這些問題,還非常容易引起企業內部配置失衡,從而導致企業的管理體制出現問題。
(二)企業執行力度不夠,責任不明
在我國一部分企業中,一些管理人員還存在著以往的機關習氣,企業缺乏必要的管理制度,從而導致上、下級工作分工不明,工作無規矩可循,無章法可依,工作人員對于領導的依賴性太大,做事完全依靠領導的指示,缺乏實際工作經驗,這樣非常容易導致領導獨斷專行,工作存在片面性,缺乏科學性。下級各部門以及工作人員的作用,并不能得到完全發揮,職位形同虛設,上級對下級的干預太多,這樣混亂的管理,會導致問題多,責任難落實,上級對下級不滿,下級也會存在怨氣。這樣的毫無規章制度、責任不明的管理環境,不但會造成工作效率低下,員工工作積極性差,還會導致人力與物力的大量流失。
(三)內控制度管理效率低
部分企業缺少科學的管理制度,依賴經驗辦事,內控制度不夠全面或者過于復雜,在一定程度上影響了企業員工工作效率,造成這種現象的原因是內控制度的起草者的管理知識不足。建立完善的內控制度是運行有效的內控機制的前提,企業在建立和實施內控過程中須貫徹全面性、重要性、制衡性、適應性和成本效益原則,依據企業自身的發展需要,針對存在的缺陷進行改進,建立健全有效的內控系統。
三、提升國有企業內控制度執行力的措施
(一)加快建設現代化企業制度
加快產權改革。產權問題是國企內控執行力的關鍵因素,盡管國企產權改革己經取得一定的成果,但還需要做出更多根本性的改變。可以借鑒成功的管理機制和方法,進行公司制和股份制改革。明確責權利體系。杜絕企業領導職務重疊,明確區分經理層、董事會和監事會的職責,并有針對性的設計各機構績效考核指標,使權利機構、決策機構、經營機構、監督機構相互分離,相互制衡,促使各機構發揮應盡的作用。
(二)增強國有企業內部內控培訓力度
培訓是組織傳遞觀念、傳遞知識、傳遞技能的重要方式,精髓在于組織文化的滲透。內控執行力的提升歸根到底還是內控文化的形成,培訓可以提供良好的軟環境來提升內控的執行力。培訓能夠提升員工關于內控方面的知識和技能,也增加了員工的執行信心。而管理者要以身作則,先樹立良好的榜樣作用。同時要積極地與下級溝通,做到逐級滲透,在一個輕松良好的氛圍下提升內控執行力。這樣內部每個層級、每個部門執行起來才會順暢,也不會產生應付及壓抑的心理。
(三)建立科學合理、可執行性高的內控體系
內控執行力如何,始于內控體系的設計,如果一個企業從設計內控制度開始就沒做到細致嚴謹,那么執行起來問題重重也不足為奇。大多數國有企業缺乏內控方面的人才,導致內控設計不盡合理。但是,由于內控在復雜的市場經濟中變得越來越重要,國有企業對內控人才的聘請也顯得尤為重要。聘請時,也要考慮一定的成本效益理論,盡量將資金利用到最能解決問題的地方,避免出現高薪聘請偽專家的現象發生。
(四)各部分各環節配備專業內控協管人員
在各部門配備內控協管員,并加大對包括協管員在內的員工培訓力度,從提高員工素質和技能來提高內控管理的專業化程度,并將內控切實嵌入到各項經營管理工作中。內控協管員的主要職責包括配合內控管理部門完成對本部門相關業務事項內控流程的編寫、監督本部門各業務事項是否符合內控規定、定期匯報本部門內控管理進展情況以及配合內控處進行內控專項檢查和落實本部門內控管理問題整改情況等。各部門內控協管員應熟悉相應部門的各項業務流程并熟練掌握各項專業技能,由其直接參與到事前、事中、事后的內控管理工作中,使企業對各環節風險節點的把握更加準確,內控管理責任更加明晰,企業制定的內控管理制度及規定更具有可操作性和高效性。