大數據在城建檔案管理中應用
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摘要：本文分析了目前城建檔案管理工作中應用大數據時規劃不足，提出應創設數據云平臺，利用大數據提供公共服務，并構建適應大數據時代的人才隊伍。
在信息技術不斷升級的背景下，大數據在各種實踐領域中的應用程度不斷加深。城建檔案管理是對數據的保管和利用，更應積極運用大數據，以促進管理的現代化和科學化，更加高效地服務社會各界。
一、大數據對城建檔案管理工作的價值分析
大數據（big data），是指總量極為龐大且快速增長，需要以最新信息處理技術才能夠匯總、儲存和管理的數據。大數據具有四個顯著特征，可表示為“4V”，分別為容量大（Volume）、種類多（Variety）、時效快（Velocity）以及價值高（Value）。近年來，許多城市的面貌都發生了巨大變化，同時城建資料也急劇增長。而且，在工程建設與管理的過程中普遍使用了信息技術，許多數據、圖紙、合同都以信息化的形式表現和存檔。在城建檔案中，信息化資料的占比不斷提高。實踐對象的改變讓城建檔案工作進入大數據時代，傳統管理方式也要予以更新。可以利用大數據技術對城建檔案進行規范化的保存和管理，同時可以創設基于大數據的信息挖掘與加工機制，進而從原始數據中提取出有價值的內容，分析數據代表的意義。總之，大數據為開展城建檔案管理提供了有效的工具，具備重要的應用價值。
二、大數據應用于城建檔案管理工作面臨的挑戰
伴隨著互聯網技術的發展，城建檔案管理工作中越來越多地應用了數據分析與整理技術，無紙化管理不斷普及，但是距離對大數據的深度應用還有一定差距。城建檔案管理在應用大數據方面仍面臨著挑戰，存在一些亟待解決的問題。
(一)缺少有關數據開發的規劃
將大數據應用于檔案管理是實踐范式的重要轉型，需要以統一規劃為基礎。然而，雖然應用大數據勢在必行，卻缺少技術標準、制度規章等層面的規劃。在《城市建設檔案管理規定》和《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》中對有價值檔案的保存和移交的方式做出具體規定，但是關于數據開發的內容很少。指導性文件的缺位，造成實踐工作難以開展，并且缺少向大數據方向進行改革與創新的動力。與此同時，對檔案局與其他部門的合作關系缺少頂層設計。近年來國家創設電子文件管理部際聯席會議和促進大數據發展部際聯席會議，下容多個成員單位，是協調大數據管理與開發工作的重要平臺。然而國家檔案局并不屬于成員單位，造成檔案部門難以與其他部門協同，在信息共享等數據治理工作中面臨障礙。對大數據時代下檔案管理角色的界定不足，會影響到實踐工作中的主動性。
(二)數據共享互通存在障礙
各地依據法律法規建立數據庫，城建檔案的信息化管理整體較高，許多紙質檔案也以掃描的方式被轉化為信息化檔案，但是數據庫的存在呈現出明顯的條塊化分割傾向，造成了“信息孤島”現象的出現。各單位自行其是，在自身責權范圍內收集和儲存材料，創設信息利用機制，但是各個數據庫之間交互性低。有些區的城建檔案同屬一市，但由各個不同的單位管理，不能合并管理。許多檔案具備內容相關性，卻分別存放。城建檔案的建立、分類、儲存缺少獨立的標準體系，在操作檔案信息化管理系統時各設權限，信息利用的范圍受到限制，缺少向其他層級、部門、區域擴散的機制設計。數據不能夠匯總起來，就無法對數據進行綜合分析與價值挖掘。
(三)對數據價值的利用不足
在傳統的檔案管理模式下，檔案的管用關系十分單一。從大數據檔案服務社會的角度看，對社會提供服務的內容和途徑都無法滿足民眾需求。市民在申請利用時只能查到少量數據，對于歷史性信息，以及小區規劃、房屋結構設計等內容則無法獲取，而且通常要經過冗繁的手續，前往實體單位才能夠辦理，缺少便捷獲取途徑。從上一級單位讀取和利用城建檔案的角度看，因為對整體結構系統缺少設計，很難支持上級單位分析數據之間的聯系，從中獲取發現。許多數據的價值實現路徑以展示、儲存和簡單的檢索為主，缺少對數據的整合、解讀和二次挖掘。
(四)信息化建設人才資源短缺
應用大數據要求以先進的信息技術為支撐，但是城建檔案管理部門缺少這類專業化的優秀人才。而且各層級的檔案管理部門通常存在人才老齡化的問題，工作隊伍活力不足。檔案管理部門通常被視為養老部門，員工積累的工作技能與大數據時代下的技能要求脫節。而且年齡較長的員工通常學習能力和學習意愿較弱，缺少自主成長的動力，存在結構性的知識和技能斷層，對各種信息化的應用不熟悉，難以適應大數據時代下整個工作模式的調整。人才資源的短缺直接導致城建檔案管理工作因循守舊的傾向，影響大數據在檔案管理實踐中的全面應用。
三、大數據在城建檔案管理工作中的應用路徑
（一）強化和完善整體規劃
2019年，《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，提出：“各地區各部門各單位要把數字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規劃。”開展城建檔案管理要轉變以往各地區依據自由裁量權與慣例開展工作的方法，在國家層面展開整體規劃，完成頂層設計，將檔案管理工作納入制度化軌道，是促進城建檔案大數據有效利用的有力保障。首先，要了解屬地城建檔案管理中開發利用大數據的進度與方法，予以統籌規劃，督促和引導各地區和各單位跟上大數據時代的步伐。其次，設立工作標準，對開發利用大數據的方式提出基本要求，制定統一規范，設立檔案數據跨區域、跨部門調動的制度，以促成城建檔案管理范式的轉變。再次，在行政上予以調整和優化。過去許多檔案管理部門屬于不同的層級，工作方法存在很大差異。有必要理順各種流程與規章，將數據的開發利用與行政管理體系相整合。加強對信息化城建檔案管理的協同方式設計，明確國家檔案局的工作方式，并對地方檔案局與其他單位的溝通方式進行界定，形成有據可循的條文，支持檔案管理與利用工作的自動化運行。
（二）創設集成數據的云平臺
建設單位向檔案管理部門移交了豐富的結構化、半結構化以及非結構化數據，可以基于這些數據創設集成式的云平臺。云平臺不同于過去單一化的數據庫，不是對數據的簡單存放，而是具備豐富交互功能和應用價值的大數據平臺。云平臺的形成依托于云計算技術，云計算的運用是大數據時代下的重要特征，是實現數據價值的技術基礎。基于云計算技術形成的云平臺集成各種信息化城建檔案數據，數據的展示、挖掘和計算都可以在分布式計算機中運行，進而形成全國聯網式的城建檔案管理網絡，不再依賴由本地計算機提供的權限。檔案管理人員要對數據進行鑒別與篩選，去除其中重復的部分。可以根據單位、項目、工程、時間、文件類型等維度對數據特征進行描述，以科學的方式對數據顆粒進行劃分，然后依據不同維度在數據之間建立聯結，支持以多種方式檢索數據。通過這種方式可以明確數據所在位置，形成穩定有序的數據收集與存放慣例，便于對數據的取用。在數據整合的同時，城建檔案管理工作的實踐方式也要從分散化走向集成化。基于整體規劃的思維，集成數據的云平臺應可以支持多個部門和單位接入，以促成數據共享。
（三）利用數據強化服務職能
大數據時代拓寬了城建檔案管理工作的服務職能，城建檔案管理中的服務工作要從單一化的模式向多元化方向轉型，努力挖掘數據的應用功能。可以利用分布式數據庫和云計算技術，創設集中化的檔案查閱平臺。對于符合政策的應開放材料，支持公眾登錄訪問和查閱，以簡化利用手續，創設便民服務通道。可以利用云計算深度解析云平臺中儲存的檔案，圍繞單位和社會的需要，對檔案中的數據進行再整理，以數字化和實體化等多種形式，為社會提供檔案信息服務。可為檔案數據管理建立智能化的檢索模型，以優化檢索信息的輸出內容。在收集檢索詞的基礎上，利用大數據技術解讀訪問偏好，推介相關的檔案信息，實現個性化的檔案讀取服務。對于影響民生的大事，可以整合各方面的數據來源，構建編研專題，通過發行音像制品和網絡視頻等方式，履行城建檔案管理的公共服務職能。
（四）組建應用大數據技術的專業隊伍
為促進大數據在檔案管理中的全面利用，要創設一支高素質、高效能的人才隊伍。首先，應當突出城建檔案管理的重要性，吸引更多青年人才，提升人才隊伍的活力。要創設條件提升城建檔案管理人員工作待遇，改革職稱評審方式，鼓勵員工扎根檔案管理工作實踐，持續提升能力。其次，可以通過聘任、項目合作等多種形式引入具有信息技術專業背景的人才，為聯網數據庫和云平臺的建設與維護提供支撐。再次，對人才梯隊展開系統性培訓，提升各級人才的技術能力和學習能力，引導高年資的員工職后充電，補齊知識和技能短板。總之，在城建檔案管理中應用大數據符合時展的必然方向，可以提升工作效率，并產生良好的社會效益。在應用大數據技術時要注重開展整體規劃，基于大數據管理和利用檔案，創新公共服務模式，以營造更具效能的大數據服務模式，讓城建檔案管理在城市化建設的進程中發揮更為積極的作用。
[參考文獻]
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作者:丁平 單位:貴陽市城市建設檔案館
