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高校學生檔案利用工作現狀的原因分析

社會原因。當前，社會上出現嚴重的棄檔現象，所謂棄檔，是指學生在畢業后，由于種種原因沒有按照檔案移交手續將在校期間形成并保存的檔案隨就業而轉移，對自己的檔案持漠視態度。[2]目前，非公企業發展迅速，這些企業多數沒有保管員工檔案的權利，對人事檔案管理又了解不多，對檔案查詢、檔案材料收集和用工手續辦理不夠及時和完善。有些小企業招聘看學生畢業證和相關資格證書以及實際工作能力就錄用了，并沒有較多地參考學生在校期間形成的檔案；有的企業收了學生檔案也只是放在人事部或者行政部門的辦公室，并不重視學生檔案的價值，進而導致年輕人對檔案產生錯誤認識，認為檔案里的記錄并不重要，也沒有利用的必要。

學校原因

1領導重視程度不高，檔案機構不健全，檔案利用宣傳不到位。一般而言，檔案機構主要為學校科研、教學等工作服務，而非主要的行政職能部門，領導重視不夠。鄭州地區的14所本科院校只有鄭州大學、河南工業大學、華北水利水電學院、鄭州輕工業學院、鄭州師范學院、黃河科技學院6所學校建立了獨立檔案館，其余學校一般都在黨政辦公室下面設立檔案科（室），也有未設置獨立檔案科（室），而是由黨政辦公室的副主任或者其他科（室）負責檔案工作的，具體情況見表1、表2。由于檔案科（室）不是獨立的管理機構，缺乏獨立的經費預算和系統的管理體制，工作人員的自主性不強，導致檔案利用宣傳力度不夠，宣傳方式單一。由于沒有把檔案的重要性和利用的相關政策宣傳出去，學生對檔案和相關規定了解甚少，甚至一無所知。如表3顯示，高達69%的同學認為檔案的價值只是參考價值，教育作用卻只有28%的同學選擇，可見，學生對檔案的價值和作用了解得不多；了解《高等學校檔案管理辦法》的同學僅占2%,98%的同學表示不太了解甚至不了解；對本院校檔案利用相關規定有所了解的也只占37%，均不足全部調查人數的二分之一；高達61%的人竟對本院校檔案館（室）館藏的基本情況一無所知。

2檔案機構門禁森嚴，工作人員服務意識淡薄，網上服務功能不完善。長期以來，檔案機構一直被視為機要部門，其神秘面紗始終難以揭開。加上檔案利用規定嚴格，造成學生對檔案機構的畏懼心理以及“無事不登三寶殿”的現象。此外，檔案管理人員“重藏輕用”的傳統觀念未得到根本性的改變，仍然將主要精力放在檔案的收集、整理和保管上，對于學生檔案的利用持被動態度，缺乏主動服務意識。調查顯示，在有檔案利用經歷的學生中，36%的人表示，檔案館（室）工作人員服務態度不夠友善，不理想的利用經歷嚴重影響學生本人及周邊人群對檔案的利用。在所調查的14所本科院校中，只有6所擁有獨立檔案館的學校建立了檔案網站，其他均無相關網上系統。在設有網站的6所學校中，只有河南工業大學和黃河科技學院有網上查詢服務功能，鄭州輕工業學院雖設有查詢端口，但鏈接出錯無法實現查詢，其他三所學校均無實際查詢功能。這造成學生個人以及用人單位網絡查詢困難，不能滿足網上查詢檔案信息的需求，必須到實地的檔案館（室）才能得以查證。

學生原因。學生，包括在校生和歷屆畢業生，都是學生檔案的主人，也是學生檔案利用的主要群體之一。在調查中發現，學生對檔案及檔案利用的意識極為薄弱。具體調查數據如表4所示。解，剩下80%的學生了解不多甚至不了解，對自己檔案的不知情進而導致63%的學生基本沒想過利用自己在校期間形成的最原始、最重要的記錄材料。在涉及具體問題時，如畢業后學籍檔案的查詢事宜，能正確選擇去檔案館（室）查詢的學生僅占所調查人數的19%。學生對檔案利用的不了解很大程度上源于本身對檔案信息的不關注，如調查所示，經常主動關注檔案相關信息的學生僅占4%，96%的學生不怎么關注。由此可見，學生的檔案意識淡薄、對檔案關注度不高是造成學生檔案利用率較低的另一個原因。

加強高校學生檔案利用工作的對策

重視學生檔案工作，完善基礎設施，注重檔案隊伍建設。

1檔案館（室）的基礎性建設是做好學生檔案管理及利用的最基本的條件。學校要加大資金投入，加快檔案館（室）的基建步伐，如現代化設備的添置與更新、學生檔案信息數據庫的建立與維護、檔案網站的開通與運行等。

2檔案工作人員是檔案工作的主體，是做好學生檔案利用工作的關鍵所在。領導的重視很大程度上能提高檔案工作人員的積極性、主動性和創造性，學校主管領導可不定期召開檔案工作會議，加強檔案工作人員對學生檔案管理及利用重要性的認識，努力培養其愛崗敬業的精神，增強其責任感。同時，創造條件，增加檔案工作人員在職培訓、進修和與其他高校交流的機會，一則提高其競爭意識和檔案利用服務意識，二則提高其業務素質、工作能力，尤其是現代化管理知識和技能。總之，檔案工作人員要在理論學習和實際操作中，不斷發現新問題、探索新方法，變被動服務為主動服務，擴大學生檔案服務范圍，深化學生檔案服務內容，切實提高學生檔案利用的數量和質量，充分發揮學生檔案在其生活、就業等方面的作用。

擴大學生檔案宣傳面，加強學生檔案宣傳力度。檔案機構可結合本校實際情況，開展形式多樣、內容豐富的檔案利用宣傳活動，注意傳統方式與現代方式的有效結合，并注重實際效果。傳統宣傳方式一般是通過條幅、宣傳窗等校內媒體進行檔案相關法律法規、學校檔案利用的相關規定的宣傳。網絡信息時代，在做好傳統宣傳的基礎上，還要注重現代方式，在調查中，有64%的同學希望通過網絡及其他電子信息來了解檔案館（室）及相關信息，可見利用網絡手段進行宣傳備受歡迎。

1充分利用學生訪問較多的網站。將有關學生檔案的新聞和通知掛到學生處、校團委網頁上，而不僅僅公布在檔案館（室）主頁上。也可在這些網站上添加有效鏈接，以滿足用戶對檔案館（室）網站的訪問需求，尤其是校外用戶。另外，尚未建立獨立檔案館（室）網的高校可以在當前熱門的網站，如人人網、騰訊網等開通檔案相關頁面。用戶與之成為好友后便可隨時了解并獲取學生檔案利用的最新動態。

2嘗試高校通和QQ等新的交流工具。學校檔案部門工作人員可將院系檔案工作人員導入高校通和QQ好友中，院系檔案工作人員可將所在院系的學生導入好友中，形成學校-院系-學生三級溝通鏈，便可將最新檔案消息直接發送給學生，也能在用戶利用檔案遇到疑問之際進行實時在線咨詢。如此，既有利于在校生檔案意識的培養，也有利于歷屆畢業生對學生檔案信息的及時獲取。

加強學生檔案教育工作，培養和提高學生檔案意識。做好學生檔案教育工作是培養和提高學生檔案意識的重要途徑，但并不是通常意義上的檔案專業教育，而是指做好非檔案專業學生的通識教育，使學生能夠系統、全面地學習檔案知識，接受檔案教育，并基本掌握運用檔案信息的方法，[3]以此增強檔案利用意識。調查顯示，高達79%的學生有接受檔案教育的意愿，這表明多數學生認為檔案教育具有一定意義。如何開展學生檔案教育工作，可從多方面采取措施。

1要選擇理論基礎扎實、實踐經驗豐富的老師作為檔案通識教育的引導者。因為學生檔案工作相對比較枯燥，涉及內容比較單一，日常學習生活所牽涉的又比較少，所以要培養學生對該課程的興趣，必須選擇一位合適的老師。

2要注重講授的內容和方法。檔案教育不僅要傳授一定的理論知識，包括相關的法律法規、學校的有關規定、學生檔案包括的內容與重要作用，而且要注重實際操作能力的培養，尤其是學生檔案檢索的方法和技能的傳授。老師可在課堂上模擬檔案檢索的過程，并讓學生參與其中。形式多樣的教育方式既可提高學生上課的積極性，又能增強學生實際操作的能力，為今后的檔案利用打下良好基礎。

3要分階段進行檔案教育。根據學生所處的階段特點分別開展內容、形式不同的教育，包括入學教育、常規教育、強化教育三個階段。入學教育是為了初步樹立學生的檔案意識；常規教育目的在于鞏固和深化檔案知識，增強檔案意識；強化教育則是在學生離校前將今后可能涉及的檔案問題進行分析，如檔案的傳遞、保管形式、在校的最長保管期限以及期滿后的去向等，幫助學生了解檔案的實際用處。[4]

本文作者：毛靈芳楊永鋼郭靜作者單位：鄭州大學信息管理系