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結合疾控部門網絡辦公自動化局域網,實現了網上疾控檔案查閱和利用。另外也在國家實驗室計量認證、認可;房改及產權確定、土地使用權邊界劃分、編史立志、疾病控制監測及控制等方面發揮著疾控檔案的重要作用。根據本單位疾控檔案利用情況統計,2003~2005年利用檔案資料929人次、2150卷件;2006~2008年利用檔案資料1538人次、3486件;2009~2011年利用檔案資料1873人次、3939件;可以明顯看出檔案利用情況逐年上升。但市場經濟對疾控檔案工作的影響是全方位的。首先是對疾控檔案工作管理觀念的影響,檔案工作重心要以促進疾控事業發展為目地,這就要求檔案工作從坐等被動服務模式轉變為主動服務。例如,疾控科研檔案的收集跨越時間長,因檔案管理部門與科研課題負責人、科研部門之間缺乏溝通,資料保留在部門或個人手中,造成檔案收集不全,時間久了致使寶貴的科研資料散失,留下難以挽回的缺憾。這樣做非但不能獲得檔案工作經濟高效益,反而會從整體上降低了檔案工作效益,削弱了疾控檔案服務工作。另一種誤區中是人們有時表現出實惠主義態度,認為向檔案部門提供檔案得不到什么好處,不能正確地認識到檔案工作能發揮怎樣的經濟效益、社會效益[2]。在市場經濟條件下,人們追求切身利益的心理是完全可以理解的,但對檔案工作來說,這種認識直截會影響到了檔案工作的建設、發展。在市場經濟快速發展的今天,更應該加強疾控檔案的服務工作,加強疾控檔案的基礎建議,明確檔案工作在疾病控制中作用,在服務中體現疾控檔案的價值。
1以服務于疾病控制為目的,發揮疾控檔案的經濟效益
市場經濟體制的發展決定了疾控檔案工作的重心應以疾控事業發展為目地。長期以來,疾控檔案工作走的是計劃經濟模式,檔案工作形成了一種封閉被動的工作模式。要使疾控檔案適應市場經濟的需要,檔案人員必須破除舊思想,樹立適應市場經濟發展的新觀念,這就要求疾控檔案工作從“自我封閉”、“被動利用”的舊模式中解脫出來,樹立市場和服務觀念。檔案部門要緊緊圍繞疾控發展事業的需要,開展主動服務、跟蹤服務,在服務中求發展。積極開展定題服務、科研課題跟蹤服務。檔案作為一種信息資源,不僅要開發利用,還應建立相應的信息反饋機制,反映出利用者的需求、可行性建議及產生的效益等。檔案部門要根據信息反饋,隨時調整檔案工作的內容,修正和調整檔案管理工作中不科學、不合理的內容,以能更接近于服務目標。疾控檔案可通過舉辦兼職檔案人員培訓班、公眾咨詢服務方式,強化公眾對疾控檔案的認識,也可通過實物檔案、照片檔案舉辦榮譽展覽,編寫大事記、疾控重大事件匯編、榮譽表彰等編研資料,宣傳在疾控事業中取得的成績和作出的貢獻,擴大疾控檔案的影響。
2掌握疾控工作發展的方向,加大疾控檔案開發和利用
提高疾控檔案服務效益的一個重要前提,就是檔案部門了解疾控發展的需求。為此,疾控檔案部門必須廣泛開展檔案需求的調研和預測工作,其關鍵點就是要求檔案工作者善于捕捉疾控事業發展中的熱點信息,關注到不同時期疾控工作重點的變化。如抗洪救災中的疾病預防、非典及禽流感防控等工作。影響疾控檔案服務效益的關鍵是檔案服務中供求雙方的吻合程度,只有在疾控檔案部門所提供的檔案服務與利用者的業務需求相吻合的情況下,利用者的需求才能得到滿足,檔案服務效益才能實現,這就要求檔案工作人員要熟悉和了解疾控工作發展的方向和需求,預測其需求的變化發展趨勢,還要求檔案工作人員對館藏檔案如數家珍,并熟練地掌握提供檔案服務的各種工作技能。
3做好疾控檔案基礎工作,更好地發揮疾控檔案的作用
疾控檔案工作是一項多個業務環節相互聯系的工作,在強調疾控檔案工作為疾控事業發展服務的當前,人們過多地把注意力集中在檔案信息資源的開發利用上,輕視了檔案業務的基礎建設。收集、保管檔案是檔案工作的基本職責,利用檔案是檔案工作的根本目的。檔案基礎工作和利用工作是一種相互依存、相互促進的關系。在疾控事業發展中,檔案利用工作當然是直接或間接地體現出其所帶來的經濟效益,因而人們自然感到它的重要性。在市場經濟觀念的沖擊影響下,檔案部門容易出現片面強調為現實服務而忽視為長遠服務的傾向,其主要表現是服務工作向“短、平、快”項目傾斜。重視這些服務是應該的,但因此而忽視基礎建設,則是一種急功近利的行為。另外還有一種表現就是重開發利用而放松了疾控基礎業務建設,削弱了疾控管理,就會影響到將來的開發利用。因此,檔案工作在強調為現實服務的時候,必須堅持疾控檔案業務基礎建設與開發利用并重的方針。檔案部門應加大檔案信息化建設的力度,不斷完善功能需求,豐富全文數字信息資源以及紙質檔案、照片、錄音錄像等檔案的數字化進程,提高檔案信息服務的普及和影響。通過疾控檔案數字化技術、網絡技術瀏覽檔案信息資源進行查閱、檢索,成功地為利用者搭建了信息量化的服務平臺,有效實現了疾控信息資源數字化網絡共享[3]。
作者:田勇單位:山東省疾病預防控制中心