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一、高校教學檔案管理之現(xiàn)狀

1.1教學檔案管理制度不健全

目前，各高校都有健全的教學管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少。隨著一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了一些進步。但從目前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題。如關(guān)于教學工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理，缺乏有效的監(jiān)督、指導和協(xié)調(diào)，出現(xiàn)了文件的形成與歸檔脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，導致檔案管理混亂。檔案的保護、借閱制度也不夠健全。教師借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向，造成重要文件時有流失。由于管理制度不健全，有價值的文件材料得不到足夠的重視，檔案管理工作處于松散的狀態(tài)。

1.2檔案意識不強，檔案管理人員的工作不受重視

在工作中，一些教師，甚至是領(lǐng)導干部，對檔案重視程度不夠，對高校檔案管理工作在學院管理中的重要性和必要性認識不足。與此同時，檔案管理人員的工作不受重視，人員配備隨意，流動性大。檔案管理人員大多是非檔案專業(yè)，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應(yīng)有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性。有些院系的檔案工作是由行政人員兼任，平時工作繁雜，也沒有機會接受專門的檔案管理業(yè)務(wù)培訓，無法實現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理。

1.3缺乏交流溝通，檔案利用率低

目前，許多高校中存在檔案信息開發(fā)不足、缺乏交流的問題。各二級院之間教學檔案的管理大多都是閉門造車，互相封閉，無法相互借鑒和溝通。盡管高校加大了一些檔案管理改革的力度，但力度不夠。從整體上看，各學院沒有找到甚至是沒有意識到問題在哪里，不知道怎么解決，不去研究怎么解決。教學檔案管理工作對各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為學院教學帶來很多的參考和借鑒。但是許多學院長期以來重“藏”輕“用”，一般資料歸檔后就束之高閣。缺乏交流溝通，檔案利用率不高。

二、加強高校教學檔案管理工作的對策

2.1規(guī)范和完善教學檔案管理制度，強化工作責任

建立科學的教學檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學的檔案管理體系。明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與學院其它工作統(tǒng)一部署、統(tǒng)一檢查、統(tǒng)一考核。高校要進一步制定、完善教學檔案管理的規(guī)章制度，并確定教學檔案管理人員的職責范圍，使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心，調(diào)動其積極性。使一切工作做到有章可循，通過相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行，以規(guī)范教學檔案工作行為，使教學檔案管理工作步入制度化、正規(guī)化的軌道。

2.2增強檔案管理意識，提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案是歷史的軌跡，是一筆無形資產(chǎn)。如何重視它，管理好它，更好地開發(fā)和利用它，為學院的大發(fā)展出力、獻策，是我們?nèi)簬熒鷨T工的責任。在實際工作中，要把一年一度的檔案歸檔工作變?yōu)槿粘９ぷ鳎苊饽杲K突擊整理檔案的被動局面，有效提升教學檔案管理的責任意識。由于歷史和現(xiàn)實等方面的原因，在部分檔案管理人員中呈現(xiàn)出專業(yè)水平不強的特點，這就給檔案管理工作造成一定的困難。因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)尤為重要。檔案管理人員要熱愛檔案事業(yè)，認真負責。教學檔案不得隨意改動，如學生成績、教師考評結(jié)果等。作為教學檔案管理人員一定要有強烈的責任感和事業(yè)心，要愛崗敬業(yè)，無私奉獻。針對教學檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強的問題，各單位要做好他們的再教育工作。組織學院檔案人員集中學習《檔案法》等法律法規(guī)，按規(guī)定選派檔案員，參加市檔案局舉辦的檔案知識講座。同時注重加強對檔案員的日常學習和教育培訓，為檔案工作人員征訂《檔案時空》《、檔案知識博覽》等專業(yè)知識導刊，邀請檔案局專業(yè)人員來學院進行工作指導，使之盡快適應(yīng)高校建設(shè)和發(fā)展的需要。

2.3全方位、多方式，提高教學檔案利用率

由于檔案室長期處于封閉狀態(tài)，檔案室服務(wù)教師、學生的功能不為大家所知，利用檔案意識淡薄。自從高等學院開展本科教學水平評估，教學評估工作所需的評建材料很多涉及到院，學院形成的文件材料多是教學檔案，我們這才認識到教學檔案的重要性。但這還不夠，我們應(yīng)明確檔案管理的最終目——利用。高校檔案管理人員在收集、整理、分類、保存教學檔案的過程中，應(yīng)時刻牢記教學檔案管理的目的就是為學校的教學、科研提供服務(wù)的。不斷總結(jié)經(jīng)驗，做到分類科學、排列有序、查找方便，為師生利用檔案資料提供有效的信息服務(wù)。同時，高校的檔案管理工作者必須加大宣傳力度，加強各二級院、各高校教學檔案信息的交流或橫向溝通，使檔案室由封閉型轉(zhuǎn)向開放型，廣泛地開發(fā)檔案信息資源。加強教學檔案數(shù)字化建設(shè)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案可被多人在不同地域同時訪問、瀏覽、下載，同一份電子檔案可同時為不同的用戶服務(wù)，大大提高檔案的利用率。真正使教學檔案為教學服務(wù)、為教師服務(wù)、為學生服務(wù)。

三、小結(jié)

總之，高校教學檔案管理工作是學校教學管理工作的重要組成部分，加強教學檔案管理建設(shè)是強化教學管理的需要，是深化教學改革的需要，也是提高教學質(zhì)量的需要。高校教學檔案管理水平的提高，需要我們不斷地從思想上和行動上去追求、去創(chuàng)新，這是一項任重而道遠的工作。但只要我們對現(xiàn)在存在的問題有一個清醒的認識，并堅持不懈地去追求改進之途徑，完善教學檔案制度、增強檔案管理意識、提高教學檔案利用率，我相信，通過各位教職工的共同努力，高校教學檔案管理水平必將有一個質(zhì)的飛躍。

作者：張瑜單位：陜西國際商貿(mào)學院