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基建檔案是基建工程的信息資源和知識載體，詳細(xì)記錄了基建工程的基本情況、項(xiàng)目申報(bào)評估情況、資金經(jīng)費(fèi)使用情況、工程驗(yàn)收審計(jì)情況等，是基建工程的重要憑證、文獻(xiàn)資料，對于后期工程項(xiàng)目評估驗(yàn)收以及基建項(xiàng)目后續(xù)管理具有重要的指導(dǎo)、借鑒和參考價(jià)值[1]。隨著中國科學(xué)研究事業(yè)的迅速發(fā)展，落后的科研基礎(chǔ)條件與支撐科技創(chuàng)新能力快速提升之間的矛盾日益明顯[2]。科研單位因自身快速發(fā)展，存在科研空間、條件和設(shè)施不足等問題，為配套科學(xué)研究發(fā)展新要求，加快完善國家野外臺站網(wǎng)布局、構(gòu)建國家科技創(chuàng)新體系等，科研單位需擴(kuò)建、改建、新建工作基地和觀測、監(jiān)測站點(diǎn)等一系列基礎(chǔ)設(shè)施。為此，國家、政府及科研單位逐步加大基本建設(shè)投入，加快了基本建設(shè)步伐，確保為科研事業(yè)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障[3]。基建檔案管理是基建工程順利開展的必要保障。良好的檔案管理直接關(guān)系工程資金安全利用率的高低、審計(jì)是否真實(shí)可靠、工程質(zhì)量的好壞等方面[4]。當(dāng)前，科研單位基建檔案管理工作中仍有諸多問題的存在，本文通過對科研單位基建檔案管理存在的主要問題及產(chǎn)生問題的原因深入分析，提出切實(shí)可行的解決方法，以期為提高科研單位基建檔案管理質(zhì)量，推動科研單位基建檔案工作健康有序發(fā)展提供參考。

一、基建檔案管理工作存在的問題及分析

1.對基建項(xiàng)目檔案重要性的認(rèn)識不夠，檔案意識薄弱。在科研單位檔案管理工作中，基建檔案管理相對處于邊緣地位，基建項(xiàng)目管理部門、檔案管理人員對于檔案的認(rèn)識停留在表面層次，對檔案的重要性缺乏有效的認(rèn)識。其一，存在對基建檔案管理部分重視程度不足，對于檔案標(biāo)準(zhǔn)把握不到位，基建檔案管理工作不規(guī)范、不系統(tǒng)。其二，在項(xiàng)目建設(shè)過程中檔案管理部門缺乏和基建部門的配合、協(xié)進(jìn)，監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度不足，基建檔案管理工作難以得到系統(tǒng)性的有效監(jiān)督。其三，基建檔案員身兼數(shù)職，由于缺乏對檔案工作重要性的認(rèn)識，且將大部分的時(shí)間精力投入在非檔案管理工作方面，加之檔案工作未與其績效考評掛鉤，導(dǎo)致大部分基建檔案員對項(xiàng)目檔案管理工作缺乏積極性和責(zé)任心，給基建檔案管理工作造成了較大的影響和損失。

2.工作制度不系統(tǒng)，缺乏規(guī)范管理制度。基建檔案管理工作貫穿于工程項(xiàng)目的全過程，從項(xiàng)目立項(xiàng)審批到竣工驗(yàn)收，涉及多個單位和部門的協(xié)同作戰(zhàn)。對于科研單位而言，大部分不涉及房地產(chǎn)、建筑行業(yè)，對于基建檔案沒有一套統(tǒng)一的、成熟的管理體制，檔案人員對檔案管理的主觀性較明顯，管理方式有較大差異。加之檔案信息資源管理進(jìn)入信息化時(shí)代，為滿足新時(shí)期、新形勢下的新需求，檔案工作一定要以具有相應(yīng)功能的軟、硬件設(shè)備為依托。但現(xiàn)今的科研單位，其檔案組織的軟、硬件設(shè)施及其利用技術(shù)、服務(wù)方式等落后于現(xiàn)今日常活動對檔案管理的需要。另外，隨著國家對大中型基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的全過程從嚴(yán)監(jiān)督檢查要求的提出以及科研單位基礎(chǔ)保障平臺建設(shè)需求的日益增長，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》要求各單位將檔案工作列入工作考核內(nèi)容，依法加強(qiáng)對基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，做到監(jiān)督檢查周期化、業(yè)務(wù)指導(dǎo)常態(tài)化。在新規(guī)定的磨合過程中，與之相適應(yīng)的制度不完善，時(shí)常出現(xiàn)節(jié)點(diǎn)把握不到位、安排不合理等問題，對基建檔案管理工作的高質(zhì)量、高效率工作也帶來了較大的影響。

3.工程與檔案責(zé)任分工不明。在項(xiàng)目建設(shè)中，檔案材料的形成不是一蹴而就，需要日積月累的過程，項(xiàng)目檔案的形成往往會歷經(jīng)多個部門、多個單位和多個人員。由于相關(guān)人員忽略項(xiàng)目檔案材料收集及時(shí)性，或未將檔案管理納入工程日常管理之中不是個例。為此，造成檔案管理人員處于工作被動狀態(tài)，不能及時(shí)、準(zhǔn)確掌握工程進(jìn)展情況，不能掌握檔案資料形成情況。在檔案利用、歸檔工作造成嚴(yán)重影響時(shí)相互推諉，也導(dǎo)致項(xiàng)目及檔案的整體管理效率低下。

4.基建檔案建設(shè)管理人員缺乏專業(yè)性，管理隊(duì)伍不強(qiáng)。基建檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、周期性長、頗為復(fù)雜的工作，目前科研單位對基本建設(shè)工程的專注力偏向于工程完成質(zhì)量，而基建檔案管理工作往往得不到足夠重視，所以擁有專業(yè)水平較高的基建檔案管理團(tuán)隊(duì)的科研單位寥寥無幾。科研單位對基建檔案工作看法的偏頗，也致使大多數(shù)基建檔案管理工作者的整體素質(zhì)不高，缺少系統(tǒng)性、長期性的專業(yè)培訓(xùn)；其檔案專業(yè)水平較低、掌握的專業(yè)知識薄弱；對檔案材料專業(yè)性、完整性、準(zhǔn)確性把控不到位，工作處于被動狀態(tài)；不能及時(shí)、準(zhǔn)確掌握工程進(jìn)展、檔案資料形成情況等一系列問題都在一定程度上影響了基建檔案工作的效率和質(zhì)量。

二、提高基建項(xiàng)目檔案管理工作水平的建議

1.提高基建項(xiàng)目檔案重要性的認(rèn)識。檔案作為基建工程的軟成果，是項(xiàng)目維修改造、維權(quán)舉證和審計(jì)監(jiān)察的真實(shí)依據(jù)，是全面、系統(tǒng)地反映項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容和全過程的歷史記錄，是項(xiàng)目建設(shè)單位檔案資源重要組成部分。提高基建項(xiàng)目檔案重要性的認(rèn)識是做好基建項(xiàng)目檔案管理工作的基礎(chǔ)和重要保障。科研單位在構(gòu)建檔案管理體系的同時(shí)應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺、移動終端技術(shù)、多元化自媒體等有效的宣傳、教育培訓(xùn)手段不斷增強(qiáng)相關(guān)人員有關(guān)檔案重要性的意識。項(xiàng)目立項(xiàng)后，設(shè)立項(xiàng)目管理工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，統(tǒng)籌規(guī)劃、指揮協(xié)調(diào)項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案管理工作，并配備相應(yīng)的基礎(chǔ)軟、硬件設(shè)施和檔案專業(yè)人員，為項(xiàng)目及檔案工作共同開展提供物質(zhì)基礎(chǔ)和條件保障。將檔案管理工作滲透到工程建設(shè)的各環(huán)節(jié)之中，運(yùn)行“三納入”“四同步”“五參加”模式，即把檔案工作納入工程建設(shè)的目標(biāo)管理和工作計(jì)劃、納入工程管理保證體系、納入有關(guān)管理人員的職責(zé)范圍，執(zhí)行相應(yīng)檢查、考核措施；實(shí)行檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步開始、同步進(jìn)行、同步檢查、同步驗(yàn)收；基建工程招標(biāo)、工程會議、資料收集、工程評價(jià)及驗(yàn)收過程中，要求基建檔案人員全程參加，滲透性管理。

2.健全完善檔案管理制度和規(guī)范，推進(jìn)檔案管理體系建設(shè)。“制度如渠，行為如水”，制度是最基本的管理手段，一個優(yōu)秀的單位一定擁有完善的制度、健全的管理體系。在科研單位中對基本建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)施規(guī)范化管理，不僅能夠有效地提升檔案質(zhì)量，還可提高工作人員的效率。為此，科研單位應(yīng)結(jié)合科研單位和項(xiàng)目實(shí)際，制定系統(tǒng)、全面的管理體系，明確歸檔工作流程和歸檔要求、細(xì)化項(xiàng)目歸檔范圍、編制項(xiàng)目檔案分類表等。建立檔案交底制度、檔案工作的監(jiān)督檢查制度、檔案管理例會制度、電子檔案備份信息制度等制度體系，制定重要的控制措施和工作計(jì)劃等，實(shí)現(xiàn)制度化和標(biāo)準(zhǔn)化有機(jī)結(jié)合的管理模式，以形成“制度管人、流程管事”的良好工作局面。

3.明確職責(zé)分工，落實(shí)檔案工作責(zé)任人。為提高檔案管理工作質(zhì)量及效率，在基建項(xiàng)目中，項(xiàng)目工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)應(yīng)下設(shè)檔案工作機(jī)構(gòu)，主要人員由基建項(xiàng)目檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室、工程技術(shù)人員、檔案人員共同組成，建立任務(wù)明確、層級清晰、相互承接、到崗到人的責(zé)任體系，做到各級管理人員在工作任務(wù)執(zhí)行過程中“心如明鏡”。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作正常開展；綜合檔案室職責(zé)是在基建檔案形成過程中對其指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；工程技術(shù)人員是歸檔工作的直接責(zé)任人，對施工、監(jiān)理資料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性把關(guān)審核，注重各階段和環(huán)節(jié)基建檔案形成與收集，及時(shí)歸檔；基建檔案員是檔案工作的具體實(shí)施者，依法建章立制，編制檔案收集目錄、檔案分類表，對項(xiàng)目檔案材料編目，及時(shí)跟蹤、督促、移交檔案。在項(xiàng)目的建設(shè)過程中，檔案管理工作機(jī)構(gòu)應(yīng)緊隨項(xiàng)目開展情況同各參建單位加強(qiáng)溝通，與項(xiàng)目人員加強(qiáng)合作，積極發(fā)揮自身正能量，創(chuàng)建良性的合作氛圍，為基建檔案的高效、高質(zhì)量完成提供有效保障。

4.提升基建檔案建設(shè)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，完善隊(duì)伍建設(shè)。基建檔案管理工作涉及建筑工程、水利水電工程、機(jī)械工程、園林工程、財(cái)務(wù)管理等多個專業(yè)和領(lǐng)域，具有較強(qiáng)的專業(yè)性和復(fù)雜性。科研單位在基建檔案管理人員選配上要考慮基建檔案管理隊(duì)伍專業(yè)型人才的培養(yǎng)、儲備工作。應(yīng)挑選會管、敢管、善管，熟悉工程建設(shè)且具有較強(qiáng)的邏輯性、組織協(xié)調(diào)能力的復(fù)合型人才。在這個日新月異的信息化時(shí)代，基建檔案管理工作要緊跟時(shí)代步伐，逐步朝著電子化、信息化、科學(xué)化的方向發(fā)展。科研單位作為科技創(chuàng)新的領(lǐng)頭羊，一定要主動發(fā)揮積極作用，要“同時(shí)代同步伐”，推進(jìn)基建檔案管理科學(xué)化、信息化、數(shù)字化建設(shè)，充分利用“基建信息系統(tǒng)”“BIM軟件”“物聯(lián)網(wǎng)云平臺”等相關(guān)專業(yè)軟件系統(tǒng)對檔案的高效管理。逐步實(shí)現(xiàn)檔案的高水平、高專業(yè)、高效率管理。其次，基建檔案管理工作是一項(xiàng)動態(tài)工作，科研單位在基建檔案隊(duì)伍建設(shè)中要注重“傳承”和“創(chuàng)新”，傳承檔案文化，創(chuàng)新思維拓展、加強(qiáng)檔案人員新技術(shù)運(yùn)用能力、注重壯大隊(duì)伍規(guī)模，促進(jìn)科研單位基建檔案隊(duì)伍建設(shè)優(yōu)化發(fā)展，從而建設(shè)成一支有責(zé)任心、專業(yè)能力強(qiáng)的隊(duì)伍。

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作者:蔣靖 沈程程 單位:中國科學(xué)院新疆天文臺