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［摘要］在市場經濟快速發展視域下，國民生活品質不斷提升，社會運轉結構發生深刻改變，為辦公室行政管理帶來新的挑戰。傳統辦公室管理模式已無法有效適應新的發展形勢，同時也暴露出諸多的弊端，對我國現代化進程產生不利影響。辦公室行政精細化，有利于辦公室行政工作質量及效率的提升，對我國企業、高校及政府辦公室行政管理具有重要意義。本文結合行政管理作用及現狀，探析辦公室精細化管理思路，提出行政精細化管理的有效措施。

［關鍵詞］辦公室;行政;精細化管理

引言

辦公室行政管理工作是企業、高校或政府部門行政工作重要組成部分，然而由于辦公室行政工作內容復雜、體量大、涉及部門數量眾多。在實際行政管理中難以面面俱到，往往存在諸多漏洞或問題，為企業或政府機構后續工作帶來嚴重的影響。因此實施精細化管理，有利于辦公室行政管理的有效推進。以其靈活性、創新性優勢能夠更加科學地將辦公室管理工作做到細節化、精細化，逐漸提高辦公室行政管理效率。

一、我國辦公室行政管理的作用

廣義行政管理是指我國政府運用權力對社會各領域內各項事務，實施針對性、合理性管理活動，以其協調社會經濟發展，達到促進國民生活水平提升的目的。狹義行政管理則廣泛指代現代企業、高校、國有企業、事業單位及民營企業的辦公室行政事務工作。然而無論行政管理主體屬性劃分如何，辦公室行政管理主要涵蓋辦公用品、日常事務、文書檔案、車輛、會議、涉外關系、人力資源、員工福利等管理工作，與行政主體機構管理運營及員工基本利益具有緊密聯系，擁有顯著的特殊性、敏感性及靈活性。因而辦公室行政管理在實際管理環節中具備以下作用:首先是管理，行政管理部門通過部門特性與其他相關部門建立直接或間接聯系，通過落實上級工作管理精神，實現各級部門相關管理工作，促進行政主體經營活動能夠正常有序地運轉。其次是協調。根據面向對象不同可分為兩個層面，其一是內部協調，通常由于行政主體管理內容發生重大改變，部門與部門間工作對接、聯系等環節易存在較大問題，因此需要行政管理部門進行有效調節，從而充分貫穿上級指示，落實具體工作環節，推進各部門發揮職能作用。其二是對外協調。尤其是政府、企事業單位及高校行政管理部門，在實際運營中作為行政主體對外的窗口、紐帶及溝通橋梁，負責協調外部對行政主體機構的需求及意愿，進而發揮行政管理工作最大效用。

二、我國辦公室行政管理的現狀

在我國現代辦公室管理體系中，一直沿用傳統經驗式管理模式，管理內容、形式及方法一成不變，難以有效推進行政主體對適應新形勢下的行政管理工作的進程，不利于行政主體的健康發展，極大降低行政管理質量及效用，分化各部門間的權利及責任，為未來管理工作埋下諸多隱患。以管理內容及形式層面上進行分析，當代辦公室行政管理主要有以下三個方面的問題:首先是制度不完善。管理制度是行政管理關鍵組成部分，是通過行政化手段，以利用靜態措施規范人員行為及言談。管理制度不完善將對行政主體日常管理工作帶來不利因素，特別在職責劃分層面、績效評估層面，無法構建完善的管理制度，將導致部門職責劃分模糊，處理關鍵事務時，部門間或人員間會存在相互推諉拖沓的問題，不利于上級任務及指示的有效落實，為行政主體管理工作帶來沉重負擔。而面臨重大問題時，又無法有效追責部門或人員，對行政主體威信產生嚴重影響。甚至促使其他相關管理制度流為形式，增加辦公室行政管理負擔。其次是經驗為主、上者為大、老者為尊，具有明顯官僚氣息。在我國目前辦公室行政管理中，經驗為主問題尤為嚴重，在處理具體事務時，難以結合實際情況及需求，往往以行政管理者經驗為導向，進行相關事項的行政管理，導致辦公室行政管理計劃性缺失、目標不明確、員工或辦公室人員積極性不足、凝聚力缺位。在新時代背景下，我國社會經濟體系、國民生活觀念發生巨大改變，如仍舊依托傳統經驗思想，將難以適應當代的社會發展，嚴重影響行政主體的業務發展及對外行政力度。最后是辦公室行政管理員工或人員專業化水平低下、管理意識匱乏、職業素養不高、行政管理質量及效率有限等。辦公室人員是辦公室行政管理的主體，相關工作人員不能擁有良好的職業意識及能力，將限制行政管理工作推進行政主體機構發展的步伐。

三、辦公室行政精細化管理思路

(一)細化考核指標

傳統辦公室行政管理內容及方法落后，無法促進新形勢下行政主體發展的要求。促進辦公室行政管理精細化進程。首先應細化行政管理的考核指標。針對辦公室管理責任劃分不清、管理事項模糊、給行政主體運行帶來諸多問題。實施辦公室行政精細化管理，能有效杜絕此類問題發生，維護企業合法權益。行政精細化管理主要指將辦公室管理事項進行有序拆分，明確每項事務工作目標、工作體系及具體環節，以便從全局視角進行把控，控制并理清各工作環節進度，從而通過建立科學合理的辦公室工作流程體系，提升行政管理的質量及效率。其次通過量化各工作環節完成質量及完成情況，落實行政主體各項績效制度，從而通過提升整體工作質量及效率，推動行政主體機構工作的全面發展。

(二)深化制度管理

辦公室制度體系是辦公室行政精細化管理落實的基礎，需要辦公室主管人員以嚴格的規章制度形式構建出詳細的工作流程，從而指明各工作環節的具體要求，明確辦公室相關人員責任及義務、從而規范工作流程、提升辦公室行政管理的效率及質量。在構建合理科學的工作流程的前提下，需根據辦公室實際需求，制定相關工作環節完成標準，包括工作質量標準、完成時間標準、具體操作方法標準等。相關主管人員應落實規則制度，嚴格依據工作標準進行相關辦公室人員日常工作的監督及評價，從而保障相關工作的有序進行。由此可見，辦公室行政精細化管理需以制度為依托，實施各工作環節細分化、標準化，進而從全局視角對各項工作完成情況及質量進行嚴格把控，促使辦公室行政管理質量及效率的提升。

(三)強化內部溝通

行政精細化管理需要協調行政主體各部門間的工作流程及環節，只有強化部門間溝通，建立有機的聯系，才能有效推進行政精細化管理進程。特別在相關規章制度層面上，辦公室行政管理不應局限于單一層面上，應將視角置于公司、高校或企事業機構各部門整體運行中，結合各部門實際工作情況及需求，科學而合理地構建出符合各部門實際狀況的規章制度。而強化部門間內部溝通，能有效促使行政管理部門深化對各部門間的運作、業務、管理等諸多事項的認知，進而能夠有效地將行政管理工作滲透到各部門日常工作體系中，最終通過各部門間通力合作，形成行政管理系統化、協調化、時效化及有序化。此外，在進行各部門工作協調及溝通時，應有效控制相關運作成本，以行政主體利益為核心，降低不必要的費用支出，從而將辦公室行政精細化管理工作做到位，提升各部門及各項工作質量。

四、辦公室行政精細化管理措施

(一)加強文化建設

針對以經驗主義為主導的傳統辦公室行政管理模式，應以政府機關文化或企業文化建設為前提，通過營造良好的文化環境，潛移默化中轉變辦公人員辦公思想及觀念，特別是處于辦公室主管層次及資歷較老的工作人員，以引導其改觀傳統思維模式，轉變當前辦公室行政管理內容及方法，接受當代先進的管理理念，從而落實辦公室行政精細化管理進程。首先在構建企業或政府機關文化時，應注重行政主體機構核心思想，理清行政管理的主體方向，從而結合當前管理狀況及人本管理思想，營建出以推進辦公室行政管理核心的文化氛圍。其次，應選取精細化管理模式，落實到辦公室行政管理各個環節，將精細化思維貫徹到各部門工作當中，提升其對精細化管理理念的認識，深化部門日常管理、業務及行政等各項工作。

(二)構建制度體系

首先，辦公室行政精細化管理應以深化制度管理理念為前提，制定符合當代社會發展、科學合理的管理制度，對監督、考勤、評估、調研及財務等相關工作環節進行詳細了解，使辦公室行政管理劃清職責歸屬，明確各環節工作內容及具體風險，從而實現員工工作的有責可循、有據可依。其次，營建辦公室行政管理制度的前提，不僅要將各部門工作精細化、標準化，更應明確個部門之間的工作重心及工作目標。通過合理的監督制度制定，有效督促各部門發揮相應的職能作用，以便為行政主體機構可持續發展提供充分的驅動力量。進而提升辦公室行政管理凝聚力，激發辦公人員工作的積極性及主動性。

(三)加強人員培訓

辦公室行政管理人員是行政主體機構管理的核心，行政人員職業素養、辦公觀念及處事風格對辦公室行政管理工作具有極大的影響。因此行政機構應強化對辦公室行政管理人員培訓力度。首先應以思想理念培養為主，提升相關人員工作態度，思想覺悟，促成相關行政管理工作責任感及使命感的形成，以身作則，以個人修養及修為營造出良好的環境氛圍。其次，應加強辦公室主管人員管理能力、管理方法及相關行政能力的培訓。可結合西方先進行政管理理論，從營建文化環境入手，以精細化思想為導向，促進辦公室主管人員各項業務能力及行政能力的提升。

五、結語

在新形勢視域下，我國傳統辦公室行政管理理念已無法適應社會市場經濟發展的需求，更難以促進行政主體機構提升相關行政管理工作的質量及效率。辦公室行政精細化管理旨在將辦公室工作目標精細化、環節具體化、制度目標化，進而提升辦公室工作人員工作效率，促進政府、高校、企業及事業單位辦公室行政管理的發展。

參考文獻:

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作者:劉倩倩 單位:東莞職業技術學院