一、檔案管理體制分類

檔案管理體制主要分為集中式檔案管理體制和分散式檔案管理體制，集中式檔案管理體制是中央檔案機構對地方各級檔案機構進行直接監督和領導。國家通過采用行政手段或法制手段設立各級檔案機構，其中作為全國檔案工作的指揮中心，檔案行政管理機關對檔案工作進行指導和監管。集中式檔案管理體制的優點在于使檔案管理工作有序化和組織化。而分散式檔案管理體制是國家采取各負其責的原則，實行中央和地方分權管理檔案工作的形式，各檔案館之間既無橫向聯系也無從屬關系。目前我國采用的是集中式檔案管理體制。

二、我國檔案管理體制存在的問題

（一）檔案資源利用率低

我國在建設綜合性檔案館的同時建立了大量的專業性檔案館、企業檔案館，雖然豐富了我國檔案館的數量和種類，但是其中存在的部分專業性檔案館并不是按照國家統一規劃建立的，只得到了當地政府的批準，甚至許多企業檔案館是由企事業單位的檔案室改建的。另外，部分專業檔案館的出現，破壞了國家檔案館的綜合性，讓國家檔案館逐漸淪為文書檔案館。正是這種各類檔案館之間的信息封閉，導致檔案信息資源無法得到充分利用。

（二）非公有制企業檔案管理問題

摘要：隨著互聯網和信息技術的迅速發展，互聯網信息數據處理成為檔案文件管理業務中最常見的應用技術，現代文件管理方法不僅邏輯清晰，而且比傳統的紙質文件管理方法更高效。目前國內多數高校的檔案文件管理業務相對薄弱，歸檔文件管理復雜性相對高、管理業務人員需求相對大，文件存檔業務也存在較多問題。為創新和改革檔案文件管理方式，本文通過對高校檔案管理信息化方面存在問題進行分析，找出各單位文件管理業務高效率的組合狀況，提出管理對策，以適應新時代高校檔案管理需求、提高管理業務效率。

關鍵詞：檔案管理；高校；信息化；建設研究

一、緒論

傳統的高校檔案管理和審核方式都是線下完成的——即檔案管理員線下通知相關老師和部門整理、準備好檔案信息，將整理好的檔案打印出來上交給檔案管理員，檔案管理員再對檔案進行審核。審核結束后，管理員將檔案入庫保存。這種線下提交和審批的方式已經維持了很久，而且管理員已經習慣于這樣的檔案管理和審批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的傳播，基本上所有的學校都延時開學。一切的活動都轉到線上進行，檔案的提交和審核作為高校管理工作的一個環節自然也必須通過線上完成。經過一年的嘗試和使用，人們越來越感覺到線上將檔案管理提交和審核進行數字化后的好處[1]。在信息化的時代下，存儲文檔要求能夠快速、準確地找到，要可以極大地提高業務單元的業務效率[2]。然而，在檔案管理的過程中，有許多問題，高校必須面對問題并加以解決。如果這些問題沒有及時發現和解決，可能會對高校管理產生非常負面的影響，因此對高校檔案管理的研究發展有著非常大的必要性，進而使得各高校適應新時代管理系統的變化趨勢[3]。

二、高校檔案管理信息化的意義

（一）減輕工作人員工作強度

企業現行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且反映著企業經營管理和產品開發信息化的進程。根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

一、電子文件管理的的主要目標保證

電子文件的真實性、完整性、可讀性和可用性是電子文件管理的主要目標。在電子文件管理系統運行下的一份電子文件包含內容、結構和背景三個要素。內容是指文件中所包含的表達作者意圖的信息。結構是指文件內容信息的組織表達方式，分為物理結構和邏輯結構。物理結構是文件信息存儲于載體上的位置及分布情況，如正文、批示、附件等各部分信息在載體上的存儲位置。邏輯結構是文件信息的內在關系，如文字排列、章節構成、頁碼順序等信息。背景是指能夠證明文件形成環境、形成過程、存在狀態以及文件之間相互關系的信息。其中，保證文件的內容、邏輯結構和背景信息經過傳輸、轉移等處理工作后仍然保持不變，和形成時的原始狀態一致，就保證了電子文件的真實性和相當程度的完整性。以上描述文件的內容、結構、背景及其整個管理過程的數據稱作元數據，在文件形成時產生，它全面描述文件的本來面貌和生命歷程，文件管理系統在源頭一次性捕獲元數據，就可為不同的管理活動所調用，每一項管理活動都是記錄、調用相關元數據的過程。根據完整的元數據記錄，可以回溯電子文件的原貌和變化過程，從而確認電子文件的真實性；利用元數據可以維護文件內容、結構和背景之間以及文件之間的關聯，從而保護文件的完整性。保證電子文件的真實性和完整性，也就要求維護元數據的真實完整不丟失并始終與文件保持關聯。保持電子文件的可讀性，是指文件經存儲、傳輸、壓縮/解壓、加密/解密、系統遷移等處理后，仍然能夠以人可以識讀的方式輸出，這就要求電子文件以開放的格式保存。可用性主要體現在對檢索系統的要求上。

二、做好電子文件管理的策略

（一）統籌安排合理規劃

電子文件管理是一個系統工程，最終是為數字檔案信息資源建設服務，以達到便于開發利用、造福社會的目的。具體實施起來涉及面廣，投資可觀，因此必須注重效益，在領導層面對各階段的目標、任務、措施進行科學、合理地規劃部署，如：在工作實施之前展開深入調研、廣泛論證、集中討論，投資大的項目要形成可研報告；形成科學合理的電子文件利用體制機制，優化軟硬件系統配置，處理好軟件系統服務器的兼容關系，建立方便高效的查詢體系等。

（二）嚴格制度統一標準

一、檔案管理的國際學術研究熱點問題及其未來發展方向

(一)國際檔案界共同關注的幾個熱點問題

國際檔案界共同關注的熱點問題可以從分析以下一些信息得出:英國、澳大利亞、加拿大和美國等國家檔案工作者協會2(X刃、2001、2002、2003年已經舉辦或將要舉辦的檔案學術年會議題;歐洲國家2002年5月在西班牙召開的“電子信息的保護與利用:最優化管理的實踐和解決辦法”國際會議的議題;20(X〕年已經舉辦的第十四界國際檔案大會的主要議題及與會者發言;20(抖年8月23一29日將在奧地利首都維也納舉辦的第十五界國際檔案大會的主題“檔案、記憶與知識”;代表性檔案國際學術刊物1999年以來發表的學術論文主題。分析表明，近年來國際檔案界對檔案管理的研究涉及面很廣，幾乎包括了檔案管理的方方面面以及各種門類的檔案，就共同關注的問題而言，可以歸納為以下5個方面:

1.數字檔案的保護:研究數字環境下檔案的形成、維護及利用，數字檔案保護的程序，實踐經驗，安全與質量保證，長久可獲取性，數字檔案保護的檔案觀，數字簽字的使用及問題等;

2.電子文件的管理:研究電子文件的捕獲、鑒定、保管、保護與利用，檔案化電子文件系統的建立，真實性電子文件長久保存的方案，電子文件管理的教育與培訓，電子文件管理的責任，元數據標準、模式及要求的使用和實施等;

3.檔案的著錄:研究檔案著錄的國際標準與國家標準，與電子著錄信息標準和圖書著錄標準的關系，檔案著錄的數據結構標準如MARC和EAD，XML，檔案著錄的數據內容標準如國際檔案理事會的《檔案著錄通用標準ISAD(G)》和《機構、個人和家庭檔案規范文件的著錄ISAAR(CPF)》，美國的《檔案、個人信件和手稿的著錄APPM》，英國的《檔案著錄指南MAD》，加拿大的《檔案著錄規程RAD》等: