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摘要：以計算機及網絡技術為樞紐，先進辦公技術設備設施為紐帶，實現快速準確處理各類信息的模式是辦公自動化的基本內涵，這是人類科技不斷進步的必經之路。電力企業的檔案管理工作是對電力企業在生產運營的所有環節所產生的各類信息，進行準確的搜集、整理、保存、編目以及后期的統計、編研、推廣。在辦公自動化時代背景下，電力企業各類管理信息系統產生了大量的電子文件，如何對這些電子文件進行有效的歸檔管理，成為辦公自動化背景下檔案管理部門的主要攻關內容。

關鍵詞：辦公自動化；電子文件；檔案管理；存在問題；解決措施

引言

近年來，隨著信息自動化技術的不斷發展和各類計算機系統的廣泛應用，大部分企業都購進了一種或多種計算機應用系統，火力發電企業也不例外。例如，某熱電有限公司根據企業生產發展需要，前后分別購進并應用了OA管理系統、ERP進度流程管理系統、用于廠級監視與分析的PI軟件系統、統計管理系統以及電廠鍋爐壓力容器安全管理系統等，這些不同的管理系統在應用過程中會累積產生龐大的電子文件，檔案管理人員如何科學有效地管理這些電子文件是非常棘手的問題，主要包括以下幾方面：自動化辦公的電子文件因信息與載體可以人為分離，換言之，電子文件很難保證其內容的真實性和初始來源，因為電子文件可以被人為不留痕跡地更改，且目前并沒有行之有效的方法可以很好地解決這個問題。電子文件運行離不開軟硬件環境，如果軟硬件環境遭到破壞或者軟硬件丟失，那么電子文件可永久性保存也成了一句空話。火力發電企業在生產運營過程中除了產生文本類型的電子文件，還有大量的現場施工和形象進度圖片、施工CAD圖、機械制圖以及不同類數據庫形式的電子類文件，這些非文本類型電子文件轉換成紙質文件難度較大，這與檔案管理規定的“雙軌制”要求是相違背的。以上所述檔案管理自動化推進過程中所遇到的三點棘手問題，并不代表電子檔案優勢要落后于紙質檔案，相反，更加證明了電子文件檔案已經逐步取代了紙質檔案原有的地位，檔案管理信息化已經成為發電企業檔案管理工作的必經之路。火力發電企業在檔案管理信息化發展過程中所面臨的問題，一方面是挑戰，另一方面也是檔案管理發展的一個機遇，更是火力發電企業檔案管理從業者的責任擔當。

一、火力發電企業檔案信息自動化管理存在的問題

1.檔案信息化管理程度不及科研和生產管理信息化程度高

該熱電有限公司自2013年成立以來，除運行電子檔案管理系統以外，還同時運行諸如OA管理系統、ERP進度流程管理系統、用于廠級監視與分析的PI軟件系統、統計管理系統、電廠鍋爐壓力容器安全管理系統以及EHS環境健康安全管理系統等多種用途的計算機應用系統。但是，在企業的實際運行過程中，只有OA管理系統加入了檔案部門，其余所有運行的計算機管理系統在軟件設計和軟件實際運行過程中，并沒有考慮檔案管理部門的兼容情況，這就導致檔案管理工作中的電子文件歸檔環節無法在其余的管理系統中兼容運行，使得公司運行的各類管理系統信息彼此獨立，影響檔案歸檔工作效率。該熱電有限公司運行的各類生產管理系統，由于電廠生產作業性質較為緊張，再加上工程現場變更、采購信息調整等臨時工作的增加，導致各個管理系統數據備份情況出現了不同程度的缺失和備份不及時現象，電廠各類生產管理信息系統生成電子文件的元數據和電子文件的軟件背景信息，并沒有像電子文件一樣歸檔，這就增加了電子文件丟失或脫離軟件環境后無法顯示的風險。該熱電有限公司電子檔案的載體主要有光盤、U盤以及磁盤，電子檔案的格式包括電子文檔、現場圖片、視頻和音頻、CAD圖紙以及軟件程序等數字化電子數據，但是，由于數據庫和相關法律法規的限制，電廠大部分電子數據檔案只是按照國家規定做了防磁貯藏保管的基礎保管措施，并沒有進行云數據備份或者Internet網絡連接。像該熱電有限公司這種大型火力發電企業，企業性質決定了雖然企業在檔案管理網站建設方面會投入大量人力物力，也會取得一定的成效，但是最終和預期目標相差較遠，這主要是由于兩方面因素引起的。一方面是大部分企業員工還保留著借閱紙質檔案文件的傳統習慣，雖然電子檔案服務網站的借閱功能非常方便，但是由于思維慣性，還是有較大部分的員工保留借閱紙質檔案的習慣。另一方面是企業對檔案管理服務網站等現代化檔案管理模式的宣傳并不到位，沒有在員工內心形成一個固有概念。發電企業是關系到國計民生的基礎行業。基于此，無論是國家對發電企業信息自動化工作的高度重視，還是發電企業突破自身發展瓶頸，發電企業在電力科研生產、企業安全生產以及生產運營管理信息自動化方面都投入了大量資金，取得的效益也是有目共睹的。特別是最近幾年在硬件設施的發力，使得電廠硬件設備設施已初具規模，與之配套的軟件如ERP進度流程管理系統、資產管理信息系統BFS++等先進的世界級的管理軟件也均有引入，基本實現了辦公系統的自動化。但是與電力科研生產、企業安全生產以及生產運營管理信息自動化的大跨步前進相比，檔案信息自動化的步伐可以用蹣跚學步來形容。最直接的表現就是檔案信息自動化建設并未統一納入發電廠信息自動化建設的整體規劃方案內，甚至有的企業五年遠景規劃目標中也未提及。檔案部門在申請關于檔案信息自動化建設的資金、購買相關硬件設備設施方面被壓縮預算也是常有的事。電廠不同工種的管理系統中分布著大量未歸檔的電子文件，這些電子文件因檔案管理系統的自動化程度不足，無法及時準確歸檔，甚至部分電子文件還保留在個人的電腦中，給企業檔案管理增加了一定不可預見的風險因素。之所以出現這種局面是因為以下幾點原因：第一個原因就是舊的檔案管理思想在新的檔案管理思想前進的路上“橫刀立馬”。舊的檔案管理思想認為檔案管理部門不宜介入電力科研生產、企業安全生產以及生產運營管理信息自動化方面，直接從源頭扼制了檔案管理信息自動化的發展，這種守舊的檔案管理思想完全沒有深入理解新時代檔案管理工作的重要性。檔案管理應自始至終貫穿于電力科研生產、企業安全生產以及生產運營管理中，檔案管理是其系統構成的一分子，在科研生產和科研管理實現信息自動化的過程中，同樣離不開檔案管理的信息自動化。從前如此，現在如此，將來也是如此，如果沒有檔案管理部門的加入，那么，各個生產管理系統的數據就很難保證它的準確性和完整性。基于此，檔案管理工作必須堅持前期第一時間介入和全過程管理控制的兩項基本原則。第二個原因是檔案管理信息化的責任劃分不明確。很多電力企業默認各個部門的信息化管理應該是信息技術部門的主要責任，沒必要讓檔案部門介入。在發電企業信息自動化管理過程中，信息技術部門是對各個管理系統提供技術支持的部門，信息技術部門主要是對系統運行的軟件環境和硬件設施搭建進行維護管理、對網絡的運行維護或者升級全權負責，而對各個信息管理系統運行產生的數據進行搜集、整合、存儲以及后期調用等一系列的管理活動，都屬于檔案管理范疇，盡管信息技術部門與檔案管理部門在數據管理方面存在一些業務交叉，但二者的管轄范圍還是很明確的，即各類管理系統存儲電子信息的服務器設置在信息技術部門，但是數據管理權限和數據管理的責任在檔案管理部門，這一點不能混淆。第三個原因是電力企業引進的諸如ERP進度流程管理系統、資產管理信息系統BFS++等先進的管理系統軟件設計的初衷，是沒有考慮到檔案管理工作的節點設置的，導致檔案管理部門只能看著先進的管理軟件興嘆而無能為力，這主要是電力企業在設計科研管理方面的信息系統時沒有考慮檔案管理的重要性，或者是沒有對檔案信息化管理的發展進行全盤考慮。電廠建設初期，沒有對檔案信息化建設進行通盤考慮可以理解，但在檔案管理信息自動化成為必然趨勢的大環境下，應該盡快采取措施改變檔案信息自動化管理進度落后于科研生產和科研管理自動化的局面，不然帶給電力企業的不僅僅是檔案自動化管理進度滯后的問題，更是為企業長期穩定發展埋下了隱患。無論是發電企業科研信息管理系統，還是發電企業其他生產運行管理系統在設計時，都應該考慮將檔案信息自動化設計環節融入其中，將檔案管理的歸檔功能考慮進去，并嚴格根據不同管理信息系統特點劃分歸檔范圍。這也是檔案管理工作必須堅持第一時間介入的基本意義。檔案管理工作相比電廠其他職能部門的管理工作來說具有鮮明的特點，檔案管理工作的初期階段由于各類職能部門累計的數據并不多，顯得工作任務較為簡單，重要性沒有凸顯，但是隨著電力企業職能部門數據數量和數據類型的不斷增多，檔案部門的重要就逐漸凸顯出來了，所以在設計企業各類管理信息系統初期，管理者應該具有放眼未來的大統籌觀，將檔案信息化管理融入企業管理信息系統內。

2.檔案信息化管理的技術研究和業務指導缺乏層次性

發電企業檔案信息自動化管理工作具有很強的技術性，檔案管理信息自動化建設過程中需要根據企業實際情況，對每一個環節拿出若干種切實可行的解決方案，在經過層層篩選，拿出最佳的解決方案，這個最佳的解決方案要能行之有效地解決檔案管理過程中各類可預見問題，能經得起深層次技術推敲，只有這樣才能保證電廠企業檔案管理信息自動化建設的質量，如果檔案管理信息自動化建設的前期做不到這一點，很可能在建設過程中的某一個節點無法進行下去，繼而需要返工重新設計，這不僅影響檔案管理工作的進度，還會給企業造成巨大的資金浪費。現階段，我國發電企業特別是火力發電企業檔案信息自動化建設并沒有形成統一的可參照的執行標準，不同的發電企業對檔案信息化管理工作的指導依據也僅僅是以國家頒布的總綱領來制定，更多的是依據企業自身實際情況制定，相當于發電企業在檔案信息自動化建設方面是各自為戰的，很難打破百密一疏的局面。火力發電企業涉及的信息管理系統眾多，如電廠基建管理系統、發電運營管理系統、物資采購系統等，這些系統產生的異構數據信息量非常龐大，僅僅依靠企業自身實力去解決這些問題難免有些捉襟見肘。不同電力企業的檔案信息化水平發展程度不一樣、需求也不一樣。火力發電企業對檔案信息化需求肯定與風力發電企業對檔案信息化需求不同，新建電廠首先解決的是廠區基建配套、發電設備設施配置、各類管理軟件的選擇、建設各類數據庫以及對部分紙質檔案進行數字化加工等一系列的問題。而電廠運營一段時間后，管理者開始考慮企業未來的發展方向，需要的管理軟件也較之前大不相同。由此可見，電廠處在不同的發展階段，對管理系統的需求也各不相同。讓處于不同需求的電廠企業都可以非常清晰明確地知道自身的發展任務和發展方向，是發電企業檔案信息自動化建設領域需要盡快解決的問題，因為只有檔案管理部門才能給予企業發展提出一系列的建設性建議。

二、自動化辦公環境下火力發電企業檔案管理工作策略

1.檔案信息化建設與電廠信息化建設齊頭并進

針對電廠發展規劃有針對性地建設檔案管理的信息自動化，讓檔案信息化建設與電廠信息化建設齊頭并進。之前沒有實現自動歸檔功能的信息系統，要盡快開發出與之配套的模塊，實現自動歸檔功能，新立項的信息系統要設計檔案管理相關功能的接口，確保各信息管理系統與檔案管理實現信息無縫對接，為電廠現代化管理打下夯實基礎。

2.檔案基礎數據的整合和深度開發

將電廠各類管理系統的元數據作為檔案資源的基礎，依照某一特定專題，系統性的整理該特定專題內的所有數據，建立切實可行的專題數據庫，為電廠生產運營提供行之有效的便捷服務。在專題數據庫建立的基礎上，加大電子檔案管理系統應用知識的普及宣傳力度，提高電廠職工對電子檔案的認知度，充分提升電子檔案網絡查詢利用率，為電子檔案的發展奠定基礎。

3.建立辦公自動化背景下歸檔管理新理念

電廠企業檔案管理工作要解放思想，大膽引進國內外先進的管理理念，歸檔管理作為檔案管理的核心模塊，更應該隨著管理技術條件的提升升級、完善歸檔管理功能。在辦公自動化背景下，電廠檔案管理部門應尋求具有網絡化、標準化以及定量化功能的歸檔管理新舉措。歸檔管理的網絡化即指檔案管理部門的員工在上級領導授權的情況下直接進入數據搜集整編庫進行數據歸檔的初步整理，檔案管理部門負責人再對上述初步整理的檔案進行檢查、修改以及最終的編目歸檔。歸檔管理的標準化即根據電廠制定的歸檔規范要求，建設適用于網絡操作系統的歸檔質量標準。歸檔管理的定量化即采用先進科學有效的管理方法來量化歸檔管理的標準，使得量化后的歸檔標準適應檔案管理自動化的基本要求。利用辦公自動化背景下獲得的檔案管理信息化成果，行之有效的提升歸檔管理質量。

三、結語

電廠企業檔案管理信息自動化要與企業信息化發展同步，才能適應現代管理的新局面，并更好地為企業生產經營發展提供可靠的服務，提升檔案管理應有的價值。

參考文獻：

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作者:藺晶