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關鍵詞:電力企業;會計檔案;分析
中圖分類號:G271 文獻標識碼:A
我國電力企業對國家經濟發展起著支柱的重要作用,電力企業的會計事業可以說關系到國計民生。因此,加強電力企業會計檔案管理迫在眉睫。在強化電力企業會計檔案管理的工作中可以根據過去的會計檔案管理方法進行對比分析,并根據問題采取針對性措施,從而提高會計檔案管理工作的質量。但是,由于我國大部分電力企業在會計檔案管理工作上投入不足,導致我國電力企業會計案管理質量和效率都不高。
1電力企業會計檔案管理的現狀
受傳統計劃經濟體制的影響,多數企業只重視對事業收入、經費支出、資金的管理利用,而對會計檔案資源利用卻沒有引起足夠重視,很少利用會計檔案來分析經濟管理過程中的各項活動,在一定程度造成了會計檔案資源的浪費。同時,由于電力企業會計檔案管理制度中或多或少地存在過分強調保密的問題,對利用會計檔案人員的身份和利用目的作了嚴格的限制,導致一批現實的會計檔案用戶被拒之門外,潛在的會計檔案用戶得不到轉化,會計檔案的史料和參考作用難以最大限度地發揮。
2電力企業會計檔案利用的意義
2.1掌握整個企業的整體資金狀況。企業管理者隨時都能方便地對會計檔案目錄、數據進行查詢,實時、動態、完整地掌握整個企業范圍內的整體資金狀況,包括賬戶基本情況、交易記錄、余額信息,提高分析和駕馭市場的能力。
2.2監控資金動態。防范風險、堵塞漏洞。利用會計檔案可方便地隨時監測異動,加強對投資、融資、擔保和匯率等方面的風險管理,為企業減少風險;同時,可方便隨時摸“家底”,查問題,找原因;對癥下藥,堵塞漏洞,完善各項管理制度和內控制度,提高管理水平,為企業的改革和發展奠定堅實的基礎。
2.3提高資金的使用效益。利用會計檔案,實時掌握企業可支配的資金總量,可以向商業銀行爭取較高的協議存款利率,可以在公司內部調劑余缺,可以盡量利用自有資金、減少財務費用,向資金要效益,提升企業價值。
3加強電力企業會計檔案管理工作的措施
3.1進一步完善企業會計檔案管理制度實施細則。制度是保障公司和單位穩定和高效運行的根本,當然電力企業的會計檔案管理機構也不例外,只有明確檔案管理各方的具體職責,并建立健全相關制度,使得檔案管理得到細化和明確,才能從更大程度上提高電力企業會計檔案管理的管理水平。在會計檔案管理的管理制度中要明確檔案保護和檔案管理的重要性,尤其是相關會計數據檔案的保護和儲存也是極為重要的,它對會計檔案管理的業務水平提高有重要影響,因此,對會計檔案的保護與管理應該受到電力企業高層的重視,有關的工作人員應該自覺、主動地增強自身的檔案管理意識與理念,對檔案進行定期的、仔細全面的檢查與核對,一旦發現不合理的地方應該立即報告相關處理機構,進行快速有效的處理。另外,在當前日新月異的社會發展中,會計檔案管理制度的完善必須要有對檔案管理工作充足的認識,這不僅包括管理人員和工作人員,更包括領導和上層部門。加強對檔案管理的計劃方案設計和未來發展規劃的制定,這對檔案管理工作的未來發展方向有著極為重要的指示作用。
3.2加強會計檔案管理的硬件投入。會計檔案管理工作具有很強的系統性、綜合性,管理起來是相當復雜的,在管理過程中極容易受到眾多不確定性因素的影響和制約,除了對檔案保管人員的個人能力與素養有較為嚴格的要求外,相應的硬件設備也是比不可少的。電力企業應該增加對會計檔案管理工作的支持力度,包括人力、物力和財力三個方面,積極購進先進的硬件檔案管理設備,淘汰舊有的檔案管理設施,購進的硬件管理設備應當具有防塵、防電磁干擾以及防潮等特點,而且還需要進行相應的計算機硬件病毒防火墻的設置,防止病毒入侵造成的檔案信息泄露和丟失,只有這樣才能從硬件上保證會計檔案管理工作的順利進行。
3.3加強組織領導,提高會計檔案管理水平。要想從根本上提高檔案管理的水平就必須提高管理人員的管理意識,因為意識是行動的基礎和先導,若想提高事業單位檔案資料的管理質量,首先要加大對檔案管理知識的宣傳力度,只有讓事業單位的內部人員都對檔案管理有了正確、充分的認識,才能用心做好檔案管理工作,才能增強檔案管理意識,明確自己在檔案管理方面應盡的責任和義務,為提高檔案管理水平和質量貢獻出自己的力量。另外,要想加強會計檔案管理的水平,就必須加強對會計檔案管理人員培訓,提高能力。對檔案管理人員的培訓是必備工作。檔案管理人員要著重增強其專業知識、專業技能,提高業務素質,既要精通檔案管理工作,又能熟知技術領域,保證檔案管理工作的規范化。除了提高相關人員的自身素質之外,還要提高檔案管理從業人員的資格準入標準與門檻,保證引進的管理人員具有很高的工作能力和技術水平。其次,就是要加強相應制度和規范的建立,健全制度,落實責任。
3.4加強會計檔案利用工作。伴隨著我國社會和經濟環境的不斷變化和發展,我國電力企業會計檔案管理將會更加信息化和科技化,并且對會計檔案的利用也將更加便捷化、人性化和自由服務化,在進行電力企業會計檔案的利用時要注意保證利用的信息化、高效化和聯合化,而且利用時應該注重利用形式的制度化、利用的合理化以及檔案信息的保護等。在進行會計檔案利用時,要轉變傳統的觀念,建立超前意識、加強自我觀念、創新利用服務形式以及加強信息資源共享等,這些都是提高會計檔案利用質量的關鍵所在。另外,對會計檔案的利用要圍繞整個電力企業的發展目標、方案、生產經營形式等,這樣能夠保證會計檔案利用的根本目的是企業的未來發展,而且,利用時要對企業內部人員進行分職權性的信息開放共享,從而加強會計檔案信息的保護。
結語
總而言之,電力企業會計檔案管理工作不論對于電力企業而言還是社會而言都是一項重要的工作,而且會計檔案管理工作對于電力企業的未來健康發展起著極為關鍵的作用,所以,會計檔案管理的形式應該力求適應社會和公司的發展,不斷創新會計檔案管理的管理形式,采取針對性的措施進行管理缺陷和問題的解決,并注入符合時代潮流的新的元素,最終實現會計檔案管理的經濟效益和社會效益。
【關鍵詞】企事業單位 會計電算化 檔案管理 問題 方略
會計是以貨幣為主要計量單位,應用數學方法,圍繞以創造價值為主要目標的企事業單位(以下簡稱單位)內部所開展的重要管理活動,而會計電算化檔案則是反映和儲存會計資料的一種載體,即將所有與會計有關的信息通過檔案的形式反映出來。當前,會計電算化檔案以其高效、自動、方便、準確、及時等優點正日益受到廣大企業單位的關注,然而,由于這種檔案形式的會計電算化在我國起步較晚,在普及的過程中產生了許多問題。基于此,本文就會計電算檔案在企事業單位普及和應用中存在的問題進行了探討,并針對問題的癥結制定了解決方案,以期為提升我國企事業單位的會計管理效能和提升會計工作質量而獻計獻策[1]。
一、企事業單位在會計電算化檔案管理方面存在的問題
開展會計電算化檔案管理是一項系統工程,其中包含了多個項目的開發與應用,以及一定的成本投入。如硬件平臺的建設、財務軟件的選擇與開發、會計電算化相關人員的素質配置與分工、運行規程以及相關機制的建設與完善,等等。普及會計電算化檔案管理過程中的障礙一部分來自這些項目,同時也受到了人力因素的影響,綜合來說,其主要體現在了以下三個方面。
(一)管理理念問題
我國的企事業單位大都經過了數年乃至數十年的發展歷程,經過企業決策者的艱苦奮斗,才開創了今天的局面。這些優秀的企業家有著豐富的市場經驗,以及獨特的戰略眼光,然而老一輩企業家在當代都不同程度的表現出與時代脫軌的跡象,他們的管理理念是會計電算化檔案管理普及的主要障礙。
(二)形式化問題
受會計電算化檔案管理的成功個案影響,有些企事業單位不結合實際情況,不進行現狀剖析,盲目的投入資本實施會計電算化檔案管理,而在引進項目之后卻受多種因素影響無法發揮其最大功效,最終使得會計電算化檔案管理流于形式。此外,財務軟件被當作打字機、儲存器的現象也較為普遍,會計電算化檔案管理軟件無法為單位提供財務信息方面的數據支撐,造成企事業單位領導班子錯誤的認為其不能為單位發展服務,最終使會計信息化檔案管理逐漸的荒廢,會計管理工作又回到了原始的起點[2]。
(三)財務軟件問題
當前大多數單位應用的會計電算化管理軟件通用性能差,集成化程度低,財務軟件廠商基本是一套軟件使用于不同類型、不同規模的用戶,對行業特征和單位的核算特點考慮不夠,導致不少施行會計電算化檔案管理的會計人員仍要做大部分輔助工作。此外,各核算管理模塊缺乏銜接,總賬固定資產、工資等模塊問數據不能順利地相互傳遞,以實現自動轉賬,相關查詢等功能,不能做到“無縫連接”,因此也就無法充分發揮計算機在數據處理和儲存上的先進性。
二、強化會計電算化檔案管理效能的有效對策
(一)加強對會計電算化檔案管理的認識
作為企事業單位的領導班子要讓單位適應瞬息萬變的市場經濟形勢,就必須借助會計電算化檔案管理,以便為及時與準確提供相關信息作出相應的決策。而開展會計電算化檔案管理工作不僅要對會計人員進行宣傳,更重要的是對各級主管部門及單位領導宣傳,使他們正確認識會計電算化檔案管理是一項系統工程,各單位負責人應親自組織領導會計電算化工作,統一規劃,開展會計電算化檔案管理工作,促進其快速發展。
(二)解決形式化問題
各單位在應用會計電算化檔案管理的過程中要結合單位的實際狀況,對單位當前的規模、經濟條件以及發展前景做出正確的分析,避免盲目跟風,重視會計電算化檔案建設的實際效益。基于這樣一個前提開展電算化檔案建設工作,是單位發展戰略中的重要決策。要在手工會計歸檔與電算化檔案管理之間擇取適合當前單位發展狀況的管理模式,正視會計工作對單位發展所起到的促進作用,避免會計電算化檔案管理形式化,使其能夠更好的為單位發展服務[3]。
(三)解決會計人員素質問題
會計電算化檔案管理普及必須要有專業的人員保障,因此,在培養會計電算化人才時,應注重培養“會計――計算機――檔案――管理”的復合型人才,以期提高會計從業人員的綜合素質水平。在對工作人員進行需求調查的基礎上合理的安排會計電算化檔案管理培訓的內容,普及會計電算化檔案管理基礎知識水平和整個理論結構體系,既要使管理人員熟練掌握會計電算化的相關理論知識及實際操作,又要隨時更新其知識儲備,以期跟上時代的發展和要求。其中尤其是作為會計電算化檔案管理實施不可缺少的重要部分――計算機的操作及財務軟件的使用技術以及保養和維護是培訓內容的重中之重。
(四)加強基礎設施建設,強化會計電算化檔案管理效能
傳統的會計電算化數據檔案管理模式具有具有耗時、耗力的缺點,因此,在落實網上預立卷歸檔工作的前提下開展檔案管理,需要首先將有價值的紙質檔案信息轉化為數字信息,采用檔案管理軟件實現檔案歸檔,并在此基礎上加強軟、硬件建設。首先,在硬件建設方面,企事業單位應全面更新現有設施,建立一個以計算機為載體的檔案管理平臺;其次,在軟件建設方面,企事業單位應建立內部局域網計算機組,利用局域網中的文件管理、應用軟件共享、打印機共享等功能,實現檔案管理工作的“機械化”。此外,在管理軟件方面,目前我國應用最為廣泛的檔案管理軟件有易度和金銳,而企事業單位會計部門也可以利用Excel、Foxtable等系統自主制作檔案管理軟件[4]。
三、結語
綜上所述,筆者認為在我國企事業單位普及會計電算化檔案管理要著重依靠人才,對人才的培養尤其重要;其次,單位要健全管理制度,為開展會計電算化檔案管理營造一個良好的環境;最后,單位內部都應該增強對會計軟件的使用意識,加大會計電算化的普及力度。只有這樣,才能切實提升企事業單位的會計工作效能和質量,并讓良好的會計工作推動企業的健康發展。
參考文獻
[1]劉其中,田婧.我國企事業會計電算化檔案管理之方略[J].產業與科技論壇,2011(3):231-232.
[2]陳新.對事業單位電算化會計檔案管理的思考[J].行政事業資產與財務:下,2014(1):174-175.
[3]吳琴.如何加強會計電算化條件下的檔案管理工作[J].祖國:建設版,2013(8):336-337.
關鍵詞:房屋;管理員;電子檔案;檔案管理
中圖分類號:G271文獻標識碼:A文章編號:
引言:隨著城鎮化進程的加速發展,城市建設規模的不斷擴大,道路、市政配套、房屋建設較之前有了巨大變化。住宅及商業用地不斷推出,商品房及商業辦公用房的建設工作已經成為城鎮化發展的主要表現。在此建設過程中,房地產企業作為投資建設的業主方,有著重要的地位。房地產企業作為業主方,在工程竣工后交付使用前,有兩大驗收需要通過,一是工程實體驗收,二是工程檔案驗收。由此可見,工程檔案與工程實體同等重要,兩者密不可分。房地產企業作為一個企業來說,不單單只有工程檔案,在運行過程中還會形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營銷檔案、財務檔案等。本文以項目公司為例,就如何做好這些專業檔案的管理工作來進行探討。
1、房地產企業項目公司檔案管理現狀
1.1制度執行力度不夠,領導重視不夠,各部門檔案未能集中統一管理。集團檔案管理制度下發已經較長時間,制度培訓也已開展幾次,但僅憑檔案管理員個人能力,無法完成集中統一管理,公司領導對檔案管理工作沒有切實的重視,對集中統一管理沒有要求,對一些財務檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮,致使各部門檔案沒有集中統一管理。其實說白了,就是專職檔案管理員,只有責任,沒有權利。公司賦予專職檔案管理員有對接集團及外部相關單位一切檢查及制度執行的責任,但對下,卻沒有管理各部門兼職檔案管理員的權利,致使制度執行不下去。
1.2由于辦公條件的限制,要實現檔案的集中統一管理難度較大。檔案室過小,辦公地點不固定。往往很多項目公司,辦公地點根據項目地點來定,無法長期固定在一個辦公場所,經常搬遷,導致檔案資料在搬遷過程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環境限制,公司無法給專職檔案管理員較大的檔案室,檔案室面積較小,無法容納公司所有專業檔案的入庫保管工作。分配給各部門僅是較小的一個個的檔案室,各部門自行保管部門檔案。
1.3兼職檔案管理員專業知識不夠,人員變動較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負責本部門檔案業務工作,都還有一份主要的本職工作,檔案收集整理僅作為副業,招聘時也未注明需有檔案管理業務知識。因僅是兼職的檔案管理員,主管工作并不在此,故工作變動機率較大,移交工作較頻繁,導致移交不細致,有檔案遺漏現象。
1.4資料繁多,歸檔不及時,尤其工程施工過程資料。房地產企業檔案,包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財務檔案、成本檔案、營銷檔案等,這些檔案分別由責任部門負責收集整理歸檔,經辦部門由于考慮到資料的后續利用問題,往往不會移交到專職檔案管理員處保存。施工過程中形成的施工資料,往往是現場施工完成后補,等工程竣工后才能完整移交。
1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來講,大家對電子檔案的歸檔意識不強,電子檔案都放在經辦人電腦里,兼職檔案管理員對電子檔案的內容及數量并不清楚,造成收集不及時,不完善,從而導致公司電子檔案歸檔工作的嚴重缺失。更有一些對電子文件隨意進行增加、刪除、修改等操作,不把電子文件作為檔案來源對待,因而是原始的電子稿件面目全非,影響電子檔案的保存價值。
2、就目前檔案管理的現狀,解決辦法
2.1加強制度學習,嚴格貫徹落實制度要求集中統一管理。確定檔案收集整理歸檔的統一標準,建立公司檔案管理制度,組織全體員工,認真學習檔案管理制度,加大各部門負責人對部門檔案歸檔的重視程度,從上而下的引導大家嚴格按制度執行。建立獎懲措施,對檔案整理較好移交及時的個人予以獎勵,對未按照規定整理移交的予以處罰。
2.2克服辦公地點不固定的弊端,搬遷過程中切實做好檔案的打包裝箱工作;搬遷后及時拆箱整理。不定期對各部門檔案歸檔工作進行檢查,督促及時整改,對各部門檔案室進行定期檢查,對檔案整理不規范情況進行整改復查,對檔案庫房里設備不合要求情況進行整改。每年定期對各部門檔案室檔案歸檔情況進行統計,切實掌握各部門檔案狀況。
2.3定期組織兼職檔案管理員進行檔案管理制度培訓,加強業務知識學習。公司定期組織兼職檔案管理員進行集中培訓學習,相互溝通,對資料收集過程中產生的問題進行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩定性,兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認可,所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。
2.4針對各專業檔案內容繁多,歸檔不及時現象,制定統一的標準,明確歸檔的時間節點和歸檔范圍。公司專門設置兼職檔案管理員,負責各部門歸檔資料的收集整理工作,對經辦人員進行催收,及時整理歸檔入庫。施工過程中的資料,需由施工單位資料員進行收集整理,過程中督促施工單位資料員,不定期對施工過程資料進行現場檢查,發現問題及時整改落實,對資料不及時現象進行嚴肅處理,杜絕事后補資料。
2.5電子檔案的收集主要靠經辦人自覺移交,為此,制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求,經常組織全員培訓,讓大家養成電子檔案自覺移交檔案管理員的習慣。電子檔案的保存方面,刻錄只讀光盤,使用可保存50年以上無障礙使用的優質只讀光盤,索尼、三菱等進口光盤。使用專門的光盤檔案盒,并對每份光盤檔案進行說明。
3、總結
針對目前大多數房地產項目公司來說,要徹底解決檔案管理方面的問題,歸根結底是制度的制定和貫徹落實。房地產企業根據自身情況及條件,制定一套切實可行的檔案管理制度及獎懲措施,根據企業發展的程度不斷完善各項檔案管理制度,堅持走依法治檔的道路。引導企業領導重視檔案管理工作,明確領導的職責要求,形成企業領導主管,各部門協同,檔案部門檔案管理員具體負責的管理模式,才能確保檔案管理制度的最終落到實處,才能保證房地產企業檔案的完整性、準確性。企業保存檔案的最終目的是為了檔案的利用,只有檔案保管做到的完整性、準確性,才可能對最終的利用起到作用,否則,檔案管理工作就是虛的,無意義的。
參考文獻:
[1]郭美孝:建設項目檔案收集歸檔存在的問題與對策[J].機電兵船檔案,2008(1).
[2]高峰:淺談房地產建設項目檔案管理[J].浙江檔案.2000.6.
[3]董桂英:房地產企業的檔案管理[J].蘭臺世界,2006.4.
[關鍵詞]房地產;企業工程;檔案管理
中華人民共和國原建設部的《建設工程文件檔案整理規范》從2002年5月1日起施行,其編號為GB/T50328-2001。近幾年,我在檔案整理過程中,依據檔案法律法規,重點對房地產企業的工程類文件檔案的管理歸檔工作進行了一些探索和研究。
一、房地產企業工程類檔案的內涵、管理現狀和存在風險
(一)房地產企業工程類檔案的內涵
指與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件,并依據國家對建設工程歸檔的一系列要求,歸檔形成的實體檔案。
(二)當前房地產企業工程類檔案的管理現狀
沒有專門的檔案進行專業化的管理。出現此類問題一是大部分房地產企業的管理層或決策者對檔案不夠重視。為了節約成本,都是讓工程內業崗位或行政人員兼任。二是檔案學專業的畢業生從事私營(民營)企業檔案管理工作的非常少。一些大學檔案專業的學生在大三左右就已經基本上被國有大中型企業相中了,所以真正進入人才市場進行流通的檔案學人才就微乎其微了。檔案實體管理混亂,查找利用率低。大部分房地產企業產生的大量檔案沒有進行鑒定、分類、歸檔、組卷、編目,沒有形成整套的檔案管理流程,都是堆放或亂放。沒有編制檔案檢索目錄或借助于管理載體(專業的檔案管理軟件),導致檔案的查找率非常低,存在查找麻煩,利用困難的問題。檔案載體的信息化建設還有待提高。當前,大部分房地產企業的檔案管理還停留在“一個盒子、一個柜子、一把鎖子、一個房子”的階段,即用案卷盒裝好,放在文件柜中,然后放在辦公室內鎖起來,檔案載體的信息化建設還有待提高,同時也是一個很漫長的過程。檔案管理的經費得不到保障,檔案管理工作沒有列入年度工作計劃當中。在企業的運營中,老板可以為聚一次餐或請一次客花去上萬元的經費,但是對于檔案管理的經費(購買檔案軟件、改善硬件設施、人員在職培訓等)卻是一省再省,一壓再壓,總是以經費緊張或沒有預算等借口,減少檔案管理經費,有的甚至在年度的工作計劃和經費開支中就根本沒有檔案業務費用這一欄,導致大部分企業的檔案管理工作一直處于很低的水平,發揮不了所存檔案的作用。
(三)當前房地產企業檔案管理現狀存在的風險
檔案信息的不安全性。沒有一個系統的檔案管理框架、沒有一個檔案專業人員、沒有一個檔案管理的整體思路,那么在檔案的保管過程中出現信息失泄密就不可避免;同時,一些關乎企業生死存亡的重要檔案信息也是岌岌可危。在法律糾紛中走麥城。法律一直是講究以事實說話,以證據定論的。由于我們在日常的企業經營中沒有認識到檔案的作用,那么在關鍵時刻也只能是無據可爭,敗走麥城了,這方面的實例真是舉不勝舉。在遭遇重大自然災害時,檔案資料損毀不可避免。中國是世界上自然災害頻發的國家之一,如何在重大或特大的自然災害過程中更好地搶救和保護檔案信息載體,維護檔案信息的安全性和完整性,是每個企業管理者都應該考慮的問題。此次5.12大地震,其檔案資料的損失是毀滅性的,也是無法用金錢來衡量的。
二、房地產企業工程類檔案管理要點
(一)工程類檔案的歸檔范圍
根據GB/T50328-2001《建設工程文件檔案整理規范》和各地區關于建設工程檔案的整理規范,其歸檔范圍如下:綜合性文件。包括項目建議書批復及項目建議書(立項報告)、建設用地系列材料、征地拆遷安置、用地申請報告、國有土地使用權出讓合同等有關協議、工程地質、水文地質勘察報告等等。土建、安裝質量保證資料。包括開工報告、竣工工程申請驗收報告、鋼材質量證明單、單位工程質量竣工驗收記錄、主體結構分部工程質量驗收報告、安裝材料、設備合格證、試驗單匯總表等等。土建工程竣工文字材料。包括圖紙會審記錄、工程定位測量資料、地基處理記錄、鋼材、水泥等材料的出廠證明文件及檢測報告、土壤各種試驗報告、商品混凝土出廠合格證、隱蔽工程檢查記錄等等。給排水、電氣(強、弱電)、消防、通風、空調、電梯、裝修(裝飾、幕墻)工程文字材料。包括開工報告、竣工工程申請驗收報告、設備、產品質量合格證、各專業隱蔽工程檢查記錄、工程質量事故處理記錄等等。竣工圖。包括綜合圖(建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等平面布置)、各專業(建筑、結構、給排水、電氣[強、弱電]、消防、通風、裝修[裝飾、幕墻])竣工圖。建設工程聲像檔案。包括照片、電子文檔、光盤等特殊載體的檔案資料。
(二)工程類檔案的歸檔質量要求
一是歸檔的工程檔案應為原件;二是工程檔案的內容及其濃度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程;三是工程檔案的內容必須真實、準確,與工程實際相符合;四是工程檔案應字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續完備;五是工程檔案的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖,竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰,不得使用計算機出圖的復印件;六是工程檔案中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面(297mmX210mm)。圖紙宜采用國家標準圖幅。七是工程檔案應采用耐久性強的書寫材料,如碳素墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。八是所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。
(三)工程檔案整理中的重點環節
重點環節為工程圖紙的疊存,其具體疊法依據GB10609.3-89的《技術制圖復制圖的折疊方法》進行,統一折疊成A4幅面,圖標欄露在外面。
(四)工程檔案的立卷原則、方法及遵循要求
一是立卷原則。應遵循工程文件的自然形成規律,保持卷內文件的有機聯系,便于檔案的保管和利用。一個建設工程由多個單位工程組成時,工程文件應按單位工程組卷。二是立卷方法。工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分。工程準備階段文件可按建設程序、專業、形成單位等組卷。監理文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷。施工文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷。竣工圖可按單位工程、專業等組卷。竣工驗收文件按單位工程、專業等組卷。
(五)立卷過程中宜遵循的要求
案卷不宜過厚,一般不超過40mm;案卷內不應有重份文件;不同載體的文件一般應分別組卷。卷內檔案的排列順序:文字材料按事項、專業順序排列;同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開,并按批復在前、請示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的順序排列;圖紙按專業排列,同專業圖紙按圖號順序排列;既有文字材料又有圖紙的案卷,文字材料排前,圖紙排后。
(六)案卷編目的要求
編目的要求為:每卷單獨編號,依流水號,不得有重號、空號等情況出現。
三、工程類檔案分析
檔案分析,有點類似于檔案統計和檔案年報工作,是對所屬檔案整體情況的一個分析。
(一)檔案分析的作用
就是通過對所存檔案進行系統分析,掌握檔案數質量情況(館藏情況、利用情況等),為決策者和利用者提供第一手的資料。對于建設工程類來講,檔案分析工作尤為重要。它可以全面了解一項工程運營的全部情況,通過比對,規避項目中重復出現的一些問題,更好地節約開支,優化工作進程。
(二)檔案分析的種類
一是文字式。主要以文字總結的形式對所屬檔案的數質量情況進行全面總結分析。如:檔案情況匯報提綱、檔案利用情況匯總等等。二是列表式。主要以列表的形式全面直觀地表述所屬檔案的數質量情況。如:檔案情況分析表等。三是文字——列表式。將以上兩種方式合為一起,既有文字又有列表,詳細、直觀、全面、系統。
四、結語
【關鍵詞】企業檔案管理;體制改革;方法與對策
一、企業現在面臨的嚴峻形勢
隨著科學技術的進步,現代社會的發展,市場經濟不斷變化,各類企業也紛紛涌現,企業之間面臨著不斷的競爭,而有些優質企業因為沒有良好的管理體制,使企業本身面臨著破產和被吞并。在當今世界經濟中,中國企業很難在外國市場立足。管理者若想使企業得到不斷的發展與提高,在經濟全球化以及本國的市場經濟的競爭中處于立足不敗的地位,最主要的策略應該是要優化自己企業檔案管理體制,從中找出方法與對策,使企業得到最大化的發展。
二、企業檔案管理體制改革方法與對策
1.企業檔案管理最主要的是工作人員具備的素質。管理是企業經營有效的一部分,同樣,企業的生存與發展離不開企業的信譽以及它所經營的產品質量,而工作人員需要具備良好的工作素質才能使企業管理有著良好的發展,企業發展體現了企業管理的水平,而企業管理水平的提高,同時會隨之出現大量的檔案資料。這些檔案資料為企業管理與發展起到了至關重要的作用,將對企業的管理還有經營提供技術、經驗等方面的有利建議。企業的檔案資料則是由企業的檔案管理人員來操作,所以企業可以對這些管理人員進行培訓。(1)企業檔案管理人員要認識到自己本身工作的重要性,要不斷學習,努力進步,提高自己所具備的理論知識和專業技能,同時也能夠很好的將理論知識與專業技能結合起來。緊跟社會發展潮流和經濟市場的進步,提高自己所掌握的現代化信息技術,進行創新,適應現代化建設。(2)檔案管理需要管理人員掌握大量的專業知識,隨著現代社會的進步,大量知識分子不斷出現,而管理人員若不想被淘汰,將要面臨著新的嚴峻形勢。管理人員要聽取優秀的管理建議,吸收別人好的管理經驗,同時自照本身的缺點而進行改正,能夠經常參與檔案管理的學術討論,與其他人員相互學習,相互促進,同時進步。(3)檔案管理人員也應該對自己企業有著全面的認知,要隨時注意自己企業的發展方向與企業經營內容,積極提高有利于企業發展的信息服務,以企業的經營與活動為核心,最大限度的發揮檔案信息的有利功能。
2.科技檔案是企業檔案管理水平的關鍵。現代社會越來越離不開科學技術的發展,而一個企業若想得到更好的發展,同時滿足市場需求,人民大眾的需求,從而生產出具備有較大競爭力的商品,這樣就要具備一定的科技水平,企業經營生產研發出來的圖紙與資料將是實際生產中與企業新技術發揮著關鍵的作用。(1)檔案管理人員應該提高自己的科學技術水平,加強對企業科技檔案的管理與經營。(2)檔案管理人員要仔細將自己所管理的企業檔案加以管理,進行分類,有力加強科技檔案,以電子信息方式對企業檔案資料進行管理分類。(3)科技檔案將會提高企業的生產經營水平,因此需要提高企業的科學技術水平,要對企業的科技進行創新與研發,以增強企業的市場競爭力。(4)實現企業的可持續發展道路需要對企業的檔案資料進行保密管理,所以要提高管理人員的保密措施,嚴禁外界蓄意干擾,妥善管理與利用檔案信息。
3.檔案信息的全面開發與最大利用是企業檔案管理的最終目的。企業檔案管理資料最基礎的工作就是收集與分類,從而對企業檔案有著合理的利用。檔案信息開放資源能夠使企業收獲最大的經濟效益。優化信息服務,提高檔案管理水平,不斷完善檔案信息資源,合理利用開發企業檔案。實現企業的可持續發展道路與創新道路,全面發揮企業檔案信息的作用。(1)各個企業都有不同的經營內容與方式,要根據企業本身的經營方式與內容來進行對企業檔案管理建立咨詢網絡,認真聽取市場以及相關人員對企業經營管理的經驗與建議,則其優者而從之;同時將有利于企業的信息與數據建立檔案信息庫。(2)企業應該要良好的利用現代社會科學技術,互聯網的進步對企業也有著最為方便快捷的作用,可以將企業形象進行網站設計,充分利用網絡技術,建立企業檔案網絡系統,能夠完善建設電子檔案,便于企業所在的行業范圍中的所用用戶能夠方便的享用與利用企業的檔案信息資源。(3)信息技術的進步,使企業能夠快速掌握及時、完善、準確的企業信息數據資源。在嚴峻的市場經濟情況下,企業要努力快速發展,壯大本身的企業優勢,不斷適應變幻的現代社會。同時,若想在同一行業的企業中,能夠很好的發展自己,占據一定的市場地位,需要準確全面獲取與自己同一行業的信息資料。積極吸取對于他人的優勢,彌補本身之不足,做出相應的改變與改善。
參考文獻
[1]金華.優化企業檔案管理體制改革的方法與對策思考[J].企業檔案管理,2012,11(3):0268-1.