公司二屆三次職代會已經(jīng)勝利閉幕。今年的職代會報告,公司非常重視,報告對年的工作進(jìn)行了認(rèn)真總結(jié),對年工作進(jìn)行了認(rèn)真分析,提出了年的各項指標(biāo),提出了六個方面的措施,都非常有針對性,每一句話都有豐富的內(nèi)涵,希望大家結(jié)合實際,認(rèn)真解讀,并根據(jù)自身存在問題,制定相應(yīng)措施,切實落實到位。去年,公司的企業(yè)營業(yè)額、新簽合同額、企業(yè)利潤、員工收入再創(chuàng)歷史新高,主要經(jīng)濟指標(biāo)在股份公司系統(tǒng)名列前茅;"宏圖項目"目標(biāo)順利完成;產(chǎn)品結(jié)構(gòu)取得進(jìn)一步完善和突破;各項管理工作穩(wěn)步推進(jìn),尤其是公司全面開展"標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行年"主題活動,項目管理水平有了進(jìn)一步提高。可以負(fù)責(zé)任地講,一局的項目管理水平在股份公司系統(tǒng)內(nèi)處于前列,公司繼續(xù)保持快速健康發(fā)展良好態(tài)勢。

新一年的形勢已經(jīng)明晰,任務(wù)也已確定。今天,我們緊接著召開工作會議,就是要全面貫徹職代會確定的"流程管理年"的管理主題,進(jìn)一步安排部署各項工作,統(tǒng)一思想、凝聚力量,構(gòu)建全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展的優(yōu)秀企業(yè)。

今年工作總體上講就是開展好一個主題活動,拓展兩端市場、加強三個建設(shè),抓好四項管理。具體地講就是以全面開展"流程管理年"這一主題活動為中心,激活生產(chǎn)經(jīng)營鏈條,推進(jìn)精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理;以鞏固傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)、拓展上游和下游兩端市場為重點,提升市場開發(fā)層次;以人力資本建設(shè)、作業(yè)層建設(shè)、責(zé)任文化建設(shè)三個建設(shè)為抓手,挖掘內(nèi)外部資源潛力;以目標(biāo)管理、收入管理、財務(wù)管理、科研管理,四個方面的管理工作為重點,進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)管理行為,提升企業(yè)管理水平,切實提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

一、強勢推進(jìn)流程管理,夯實管理基礎(chǔ),提高盈利能力

近幾年,公司永續(xù)經(jīng)營、持續(xù)發(fā)展為目標(biāo)的思路,是基于前幾年我們?nèi)肆Y源和規(guī)模之間的矛盾提出的判斷,也就是理性控制規(guī)模、提高發(fā)展質(zhì)量的總體要求,隨之在年開展了制度建設(shè)年、年執(zhí)行力建設(shè)年、去年的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行年到今年,我們確定的主題活動為流程管理年。應(yīng)該說從年到年這四年來,這幾項活動的開展,就是一個循序漸進(jìn)的過程,是一種上升遞進(jìn)關(guān)系,這幾個主題年活動既有內(nèi)在的必然聯(lián)系,又有外延的形式統(tǒng)一,緊密關(guān)聯(lián)、不可分割。如果說制度建設(shè)年是為提高企業(yè)發(fā)展質(zhì)量,梳理構(gòu)架生產(chǎn)經(jīng)營活動過程體系,形成企業(yè)管理的"基本法";執(zhí)行力建設(shè)年確定了團(tuán)隊的執(zhí)行能力要求,構(gòu)建了執(zhí)行責(zé)任體系,標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行年為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理打下基礎(chǔ),二者構(gòu)成了企業(yè)管理的"實體法";流程管理年則是前面所有主題活動的延續(xù),是對企業(yè)管理鏈條持續(xù)優(yōu)化、系統(tǒng)化,并形成企業(yè)管理"程序法"的過程,也是促進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化管理,實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展質(zhì)量的不斷提升的必然要求。

(一)要深刻理解、正確把握流程管理

1科技項目管理釋義

科技項目管理是對以項目形式進(jìn)行的科學(xué)研究活動的全過程管理，相對于企業(yè)內(nèi)部項目管理來講，它是一種層次更高的管理活動。它是利用目前現(xiàn)有的有限資源，在盡量減少項目失敗的前提下，為保證科研項目的各項指標(biāo)達(dá)到最優(yōu)而采取的各種管理措施。科研項目管理是一個需要各部門統(tǒng)籌規(guī)劃的系統(tǒng)工程，它是企業(yè)技術(shù)管理與具體科研技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，它不但強調(diào)項目管理技術(shù)的靈活性，同時必須將管理與相應(yīng)的科技研發(fā)有機結(jié)合才能產(chǎn)生巨大的社會、經(jīng)濟效益。項目管理的意義在于項目管理者將自己的理論知識、技能、工具和技巧運用到項目實施的各個環(huán)節(jié)，以滿足項目設(shè)計人員對項目的需求和期望，且對不同的利害關(guān)系者在項目運行活動中所提出的要求進(jìn)行分析，并通過管理手段予以滿足，以創(chuàng)造出令各部門均滿意的產(chǎn)品或服務(wù)。

2科技項目管理的難點

（1）科技項目涉及部門較多、協(xié)調(diào)工作量大、信息共享困難，需要管理者對各部門的人員進(jìn)行明確分工、通力協(xié)作；

（2）一個項目最終目標(biāo)只有一個，但期間會出現(xiàn)不同的短期目標(biāo)，如階段性目標(biāo)、知識產(chǎn)權(quán)目標(biāo)、人才培養(yǎng)目標(biāo)等。這就需要管理者兼顧不同目標(biāo)，有計劃地各個完成；

（3）一個項目從項目申請到最終驗收推廣，有多達(dá)9個流程，加大了對進(jìn)度把控的難度；

隨著社會的發(fā)展，高校改革的需要，高校物業(yè)管理也應(yīng)運而生，它有別于以往的總務(wù)后勤管理和社會物業(yè)管理企業(yè)，有其特定的教育屬性。物業(yè)管理屬服務(wù)性行業(yè)，服務(wù)性行業(yè)的特點往往是技術(shù)含量不高的勞動密集型，初始的物業(yè)管理也大致如此，但隨著科技的發(fā)展，人們生活水平的提高，對各項物業(yè)服務(wù)和管理的要求也越來越高，所謂規(guī)范化管理也就是要求物業(yè)管理的每一項工作如清潔綠化、設(shè)備維護(hù)、投訴處理都有章可循，有法可依，避免因人為因素造成工作操作的隨意性。規(guī)范化管理不但可以保證工作質(zhì)量，也可以提高工作效率，同時也使服務(wù)者與服務(wù)對象的責(zé)權(quán)利關(guān)系更加明確。高校物業(yè)管理企業(yè)只有做到規(guī)范化管理，達(dá)到企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)才能成為具備教育特征的社會新型服務(wù)企業(yè)。

目前各高校物業(yè)管理普遍水平不高，管理手段原始，不利于企業(yè)今后發(fā)展。管理員大都憑經(jīng)驗辦事，隨意性大，工作程序規(guī)范不完善，一遇人員變動或緊急情況，容易發(fā)生問題，所以采用規(guī)范化管理才是解決的手段。規(guī)范化管理在物業(yè)管理中有以下意義和作用：1、建立科學(xué)有效的質(zhì)量體系；2、分工明確，各負(fù)其責(zé)；3、給公司帶來良好的市場信譽；4、提供規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)；5、以法制代替人治，以規(guī)范管理經(jīng)驗管理；6、提高公司在市場競爭力和生存能力；7、提高員工的自身素質(zhì)和質(zhì)量意識；8、疏通管理渠道，減少管理成本提高企業(yè)經(jīng)濟效益；9、開發(fā)市場引導(dǎo)業(yè)主選擇優(yōu)秀的物業(yè)企業(yè)。作為高校物業(yè)管理企業(yè)，如何規(guī)范化管理，提高服務(wù)關(guān)鍵要做好以下幾方面工作。

一、建立物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量體系

質(zhì)量體系定義是：為實施質(zhì)量管理所需的組織結(jié)構(gòu)、程序、過程和資源，實施質(zhì)量管理是質(zhì)量體系的核心，質(zhì)量體系應(yīng)當(dāng)是組織結(jié)構(gòu)、程序過程和資源的集合體，四者缺一不可。物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量可細(xì)分為技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量，技術(shù)質(zhì)量是指提供給業(yè)主什么服務(wù)，功能質(zhì)量是指如何提供服務(wù)。物業(yè)企業(yè)引進(jìn)實施質(zhì)量體系，可以提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平，改善企業(yè)內(nèi)部管理使企業(yè)全部管理活動做到有章可行，有章必行，使服務(wù)質(zhì)量有更可靠的保證，以確保企業(yè)方針目標(biāo)的實現(xiàn)和經(jīng)營成效的提高。高校物業(yè)管理公司制定自己的質(zhì)量體系時，要從自身實際情況出發(fā)，根據(jù)公司的規(guī)模，特點和服務(wù)對象等具體情況，以及自己的發(fā)展方向和戰(zhàn)略來制定而不是盲從別人的質(zhì)量管理體系。目前廣州，上海等地不少物業(yè)管理企業(yè)都通過了ISO9000管理體系認(rèn)證，ISO9000管理體系提供的是一個企業(yè)如何通過質(zhì)量體系因素控制，達(dá)到既定的管理方針和目標(biāo)，以及持續(xù)改進(jìn)產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的方法。雖然高校物業(yè)管理有其特殊性，但I(xiàn)SO管理體系對其服務(wù)質(zhì)量管理工作具有指導(dǎo)性作用。ISO標(biāo)準(zhǔn)是一系統(tǒng)性的標(biāo)準(zhǔn)，涉及的范圍、內(nèi)容廣泛，且強調(diào)對各部門的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行明確劃分、計劃和協(xié)調(diào)，使企業(yè)能有效地、有秩序地開展各項活動，保證工作順利進(jìn)行。高校物業(yè)管理企業(yè)在根據(jù)自身特征情況制定各項規(guī)范之外，導(dǎo)入ISO質(zhì)量體系，必將提高員工素質(zhì)，提高企業(yè)聲譽，增強競爭能力。

二、建立流程管理

流程的定義：業(yè)務(wù)流程是一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動流程。其特點包括：1、目標(biāo)性；2、內(nèi)在性；3、整體性；4、動態(tài)性；5、層次性；6、結(jié)構(gòu)性。流程管理不等于管理的全部，它和質(zhì)量管理，瓶頸管理等等都是管理中的一部分，各有不同又有其共性，優(yōu)異的流程管理能夠有力推動企業(yè)取得成功，流程和質(zhì)量體系目標(biāo)是統(tǒng)一的。它們相互融合促進(jìn)發(fā)展。質(zhì)量體系強調(diào)“做了的一定要寫，寫了的一定要做”，能夠起到一種很好的管理規(guī)范作用。在建立流程或優(yōu)化流程以后，需要將流程落實下去進(jìn)行規(guī)范的運作，同時管理規(guī)范平穩(wěn)運作了一段時間以后，可能已經(jīng)不再適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境發(fā)展的需要，又需要系統(tǒng)地來梳理一下流程，看看是否有一些盲區(qū)或者管理的空白，需要建立流程，還有哪些流程需要進(jìn)行繼續(xù)的改進(jìn)。質(zhì)量體質(zhì)與流程管理相互穿插，持續(xù)進(jìn)行，從而實現(xiàn)企業(yè)管理的臺階式提升。

隨著社會的發(fā)展，高校改革的需要，高校物業(yè)管理也應(yīng)運而生，它有別于以往的總務(wù)后勤管理和社會物業(yè)管理企業(yè)，有其特定的教育屬性。物業(yè)管理屬服務(wù)性行業(yè)，服務(wù)性行業(yè)的特點往往是技術(shù)含量不高的勞動密集型，初始的物業(yè)管理也大致如此，但隨著科技的發(fā)展，人們生活水平的提高，對各項物業(yè)服務(wù)和管理的要求也越來越高，所謂規(guī)范化管理也就是要求物業(yè)管理的每一項工作如清潔綠化、設(shè)備維護(hù)、投訴處理都有章可循，有法可依，避免因人為因素造成工作操作的隨意性。規(guī)范化管理不但可以保證工作質(zhì)量，也可以提高工作效率，同時也使服務(wù)者與服務(wù)對象的責(zé)權(quán)利關(guān)系更加明確。高校物業(yè)管理企業(yè)只有做到規(guī)范化管理，達(dá)到企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)才能成為具備教育特征的社會新型服務(wù)企業(yè)。

目前各高校物業(yè)管理普遍水平不高，管理手段原始，不利于企業(yè)今后發(fā)展。管理員大都憑經(jīng)驗辦事，隨意性大，工作程序規(guī)范不完善，一遇人員變動或緊急情況，容易發(fā)生問題，所以采用規(guī)范化管理才是解決的手段。規(guī)范化管理在物業(yè)管理中有以下意義和作用：1、建立科學(xué)有效的質(zhì)量體系；2、分工明確，各負(fù)其責(zé)；3、給公司帶來良好的市場信譽；4、提供規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)；5、以法制代替人治，以規(guī)范管理經(jīng)驗管理；6、提高公司在市場競爭力和生存能力；7、提高員工的自身素質(zhì)和質(zhì)量意識；8、疏通管理渠道，減少管理成本提高企業(yè)經(jīng)濟效益；9、開發(fā)市場引導(dǎo)業(yè)主選擇優(yōu)秀的物業(yè)企業(yè)。作為高校物業(yè)管理企業(yè)，如何規(guī)范化管理，提高服務(wù)關(guān)鍵要做好以下幾方面工作。

一、建立物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量體系

質(zhì)量體系定義是：為實施質(zhì)量管理所需的組織結(jié)構(gòu)、程序、過程和資源，實施質(zhì)量管理是質(zhì)量體系的核心，質(zhì)量體系應(yīng)當(dāng)是組織結(jié)構(gòu)、程序過程和資源的集合體，四者缺一不可。物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量可細(xì)分為技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量，技術(shù)質(zhì)量是指提供給業(yè)主什么服務(wù)，功能質(zhì)量是指如何提供服務(wù)。物業(yè)企業(yè)引進(jìn)實施質(zhì)量體系，可以提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平，改善企業(yè)內(nèi)部管理使企業(yè)全部管理活動做到有章可行，有章必行，使服務(wù)質(zhì)量有更可靠的保證，以確保企業(yè)方針目標(biāo)的實現(xiàn)和經(jīng)營成效的提高。高校物業(yè)管理公司制定自己的質(zhì)量體系時，要從自身實際情況出發(fā)，根據(jù)公司的規(guī)模，特點和服務(wù)對象等具體情況，以及自己的發(fā)展方向和戰(zhàn)略來制定而不是盲從別人的質(zhì)量管理體系。目前廣州，上海等地不少物業(yè)管理企業(yè)都通過了ISO9000管理體系認(rèn)證，ISO9000管理體系提供的是一個企業(yè)如何通過質(zhì)量體系因素控制，達(dá)到既定的管理方針和目標(biāo)，以及持續(xù)改進(jìn)產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的方法。雖然高校物業(yè)管理有其特殊性，但I(xiàn)SO管理體系對其服務(wù)質(zhì)量管理工作具有指導(dǎo)性作用。ISO標(biāo)準(zhǔn)是一系統(tǒng)性的標(biāo)準(zhǔn)，涉及的范圍、內(nèi)容廣泛，且強調(diào)對各部門的職責(zé)權(quán)限進(jìn)行明確劃分、計劃和協(xié)調(diào)，使企業(yè)能有效地、有秩序地開展各項活動，保證工作順利進(jìn)行。高校物業(yè)管理企業(yè)在根據(jù)自身特征情況制定各項規(guī)范之外，導(dǎo)入ISO質(zhì)量體系，必將提高員工素質(zhì)，提高企業(yè)聲譽，增強競爭能力。

二、建立流程管理

流程的定義：業(yè)務(wù)流程是一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的活動流程。其特點包括：1、目標(biāo)性；2、內(nèi)在性；3、整體性；4、動態(tài)性；5、層次性；6、結(jié)構(gòu)性。流程管理不等于管理的全部，它和質(zhì)量管理，瓶頸管理等等都是管理中的一部分，各有不同又有其共性，優(yōu)異的流程管理能夠有力推動企業(yè)取得成功，流程和質(zhì)量體系目標(biāo)是統(tǒng)一的。它們相互融合促進(jìn)發(fā)展。質(zhì)量體系強調(diào)“做了的一定要寫，寫了的一定要做”，能夠起到一種很好的管理規(guī)范作用。在建立流程或優(yōu)化流程以后，需要將流程落實下去進(jìn)行規(guī)范的運作，同時管理規(guī)范平穩(wěn)運作了一段時間以后，可能已經(jīng)不再適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境發(fā)展的需要，又需要系統(tǒng)地來梳理一下流程，看看是否有一些盲區(qū)或者管理的空白，需要建立流程，還有哪些流程需要進(jìn)行繼續(xù)的改進(jìn)。質(zhì)量體質(zhì)與流程管理相互穿插，持續(xù)進(jìn)行，從而實現(xiàn)企業(yè)管理的臺階式提升。

摘要：以計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為樞紐，先進(jìn)辦公技術(shù)設(shè)備設(shè)施為紐帶，實現(xiàn)快速準(zhǔn)確處理各類信息的模式是辦公自動化的基本內(nèi)涵，這是人類科技不斷進(jìn)步的必經(jīng)之路。電力企業(yè)的檔案管理工作是對電力企業(yè)在生產(chǎn)運營的所有環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類信息，進(jìn)行準(zhǔn)確的搜集、整理、保存、編目以及后期的統(tǒng)計、編研、推廣。在辦公自動化時代背景下，電力企業(yè)各類管理信息系統(tǒng)產(chǎn)生了大量的電子文件，如何對這些電子文件進(jìn)行有效的歸檔管理，成為辦公自動化背景下檔案管理部門的主要攻關(guān)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；電子文件；檔案管理；存在問題；解決措施

引言

近年來，隨著信息自動化技術(shù)的不斷發(fā)展和各類計算機系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，大部分企業(yè)都購進(jìn)了一種或多種計算機應(yīng)用系統(tǒng)，火力發(fā)電企業(yè)也不例外。例如，某熱電有限公司根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展需要，前后分別購進(jìn)并應(yīng)用了OA管理系統(tǒng)、ERP進(jìn)度流程管理系統(tǒng)、用于廠級監(jiān)視與分析的PI軟件系統(tǒng)、統(tǒng)計管理系統(tǒng)以及電廠鍋爐壓力容器安全管理系統(tǒng)等，這些不同的管理系統(tǒng)在應(yīng)用過程中會累積產(chǎn)生龐大的電子文件，檔案管理人員如何科學(xué)有效地管理這些電子文件是非常棘手的問題，主要包括以下幾方面：自動化辦公的電子文件因信息與載體可以人為分離，換言之，電子文件很難保證其內(nèi)容的真實性和初始來源，因為電子文件可以被人為不留痕跡地更改，且目前并沒有行之有效的方法可以很好地解決這個問題。電子文件運行離不開軟硬件環(huán)境，如果軟硬件環(huán)境遭到破壞或者軟硬件丟失，那么電子文件可永久性保存也成了一句空話。火力發(fā)電企業(yè)在生產(chǎn)運營過程中除了產(chǎn)生文本類型的電子文件，還有大量的現(xiàn)場施工和形象進(jìn)度圖片、施工CAD圖、機械制圖以及不同類數(shù)據(jù)庫形式的電子類文件，這些非文本類型電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件難度較大，這與檔案管理規(guī)定的“雙軌制”要求是相違背的。以上所述檔案管理自動化推進(jìn)過程中所遇到的三點棘手問題，并不代表電子檔案優(yōu)勢要落后于紙質(zhì)檔案，相反，更加證明了電子文件檔案已經(jīng)逐步取代了紙質(zhì)檔案原有的地位，檔案管理信息化已經(jīng)成為發(fā)電企業(yè)檔案管理工作的必經(jīng)之路。火力發(fā)電企業(yè)在檔案管理信息化發(fā)展過程中所面臨的問題，一方面是挑戰(zhàn)，另一方面也是檔案管理發(fā)展的一個機遇，更是火力發(fā)電企業(yè)檔案管理從業(yè)者的責(zé)任擔(dān)當(dāng)。

一、火力發(fā)電企業(yè)檔案信息自動化管理存在的問題

1.檔案信息化管理程度不及科研和生產(chǎn)管理信息化程度高